29Jun
Microsoft je menil, da je koristno, ko nastavijo obvestila za novo e-pošto. Vendar pa lahko stalni pregon obvestil tudi moti vaš vlak misli. Obvestila lahko popolnoma izklopite ali pa še bolje - nastavite Outlook, da vas obvestijo le o pomembnih e-poštnih sporočilih.
Kako ustvariti preprosto pravilo
Če se morate odzivati na določene ljudi, kot so stranke, vaš šef ali vaši družinski člani, lahko v programu Outlook uporabljate pravila za prejemanje obvestil samo o določenih sporočilih. Nastavite pravilo, ki prikaže samo obvestila po e-pošti od določenega pošiljatelja.
Najlažji način za to pravilo je najti e-poštno sporočilo te osebe. V tem primeru bom določil pravilo, da me obvesti, ko prejme e-poštno sporočilo mojega šefa, ker so e-poštna sporočila od vašega šefa vedno pomembna, kajne? Torej, z desno tipko miške kliknite e-poštno sporočilo urednika How-To Geek Whitsona Gordona in izberite "Pravila" in nato "Ustvari pravilo" iz pojavnega menija.
V pogovornem oknu »Ustvari pravilo« izberite pogoje, na katere želite prejemati obvestila o novem e-poštnem sporočilu.Želim takoj obvestiti o e-poštnih sporočilih, ki jih dobim od Whitsona, zato sem izbral prvo potrditveno polje.
Prav tako sem izbral potrditveno polje »Poslano« in se prepričajte, da je moje ime izbrano s spustnega seznama, zato bom prejela obvestila o e-poštnih sporočilih, ki jih je Whitson poslal neposredno meni.Če ne želite biti obveščeni o e-poštnih sporočilih, kjer ste CC'ed ali eden od več prejemnikov, s spustnega seznama »Poslano« izberite »Samo jaz«.Ko ste naredili svoje odločitve, kliknite »V redu«.
Prikaže se pogovorno okno »Uspešnost« z možnostjo »Ustvari to pravilo zdaj na sporočilih, ki so že v trenutni mapi«.Kliknite »V redu«.Želim ugotoviti, katera e-poštna sporočila so v mapi »Prejeto« iz Whitsona, zato sem izbral potrditveno polje.
Prikaže se pogovorno okno »New Mail Alerts«, ki zahteva takojšnje ukrepanje. Trenutno imam samo eno e-poštno sporočilo od Whitsona v mojem mapi »Prejeto«, zato je to edino v tem pogovornem oknu. Vendar, če bi od Whitsona prišlo do več e-poštnih sporočil, bi bili vsi navedeni tukaj.Če želite v tem pogovornem oknu ogledati e-poštno sporočilo, izberite e-poštno sporočilo in kliknite »Odpri element«.Kliknite »Zapri«, da zaprete pogovorno okno.
Pogovorno okno »Nova poštna obvestila« ostane odprto, dokler ne kliknete »Zapri«, tudi če v pogovornem oknu odprete e-poštno sporočilo in nato zaprete sporočilo.
Kako ustvariti več naprednih pravil
Pri ustvarjanju pravil lahko izberete dodatne, bolj specifične možnosti, kot so na voljo v glavnem pogovornem oknu »Ustvari pravilo«.Če želite to narediti, odprite pogovorno okno »Ustvari pravilo«, kot je opisano v tem članku. Nato kliknite »Napredne možnosti«.
Prvi pogovor v pogovornem oknu »Čarovnik za pravila« prikazuje seznam podrobnih pogojev za preverjanje. Izberite potrditvena polja za pogoje, ki jih želite preveriti za e-poštna obvestila.Želim prejemati obvestila, ko prejmem e-poštna sporočila, ki jih je Whitson poslal samo meni, zato sem izbral te pogoje.
Modro podčrtano besedilo so povezave, ki jih kliknete, da določite vrednosti, ki jih želite preveriti v tem stanju. Ko izberete ta pogoj, v modulu "Korak 2" kliknite to modro povezavo za urejanje vrednosti.
Ko izberete pogoje, ki jih želite preveriti, kliknite »Naprej«.
Zdaj izberite možnosti, ki označujejo, kaj je treba storiti s sporočilom, ki ga prejmete, ki ustreza izbranim pogojem. Lahko storite stvari, na primer premaknete sporočilo v določeno mapo, jo posredujete enemu ali več osebam, odgovorite z uporabo predloge ali jo označite kot prebrano.Želim prejemati opozorilo za namizje, ko od Whitsona prejmem e-poštno sporočilo, tako da izberem zadnjo možnost na seznamu, prikažem opozorilo za namizje. Ko izberete, kaj želite storiti s sporočilom, kliknite »Naprej«.
Na naslednjem zaslonu so na voljo možnosti za nastavitev izjem od pravila, na primer, če ne želite prejemati obvestila, če je sporočilo vabilo za sestanek ali posodobitev. Izberite vse izjeme, ki jih želite uporabiti za svoje pravilo, in kliknite »Naprej«.Ne želim nobenih izjem, zato samo kliknite »Naprej«, da preskočite ta zaslon.
Zadnji zaslon vam omogoča, da določite ime za pravilo in nastavite nekaj možnosti pravil, vključno z možnostjo takojšnjega vklopa tega pravila.Če želite takoj zagnati pravilo o sporočilih, ki so že v mapi »Prejeto«, izberite »Zdaj zaženite to pravilo pri sporočilih, ki so že v mapi» Prejeto ««.
Oglejte si opis pravila pod »3. korak« in ko končate, kliknite »Dokončaj«.
Ko prejmem e-poštno sporočilo od Whitsona, se na namizju Windows prikaže opozorilo za namizje. Upoštevajte, da se to razlikuje od pogovornega okna »Nova poštna obvestila« - namesto tega je to uradno obvestilo o sistemu Windows.Če želite ta slog obvestila raje, boste morali za vsako pravilo, ki ga ustvarite, preiti "Napredne možnosti".
Kako urediti svoje pravilnike
Spreminjanje, brisanje ali celo začasno izklapljanje pravil je enostavno.Želim spremeniti moje pravilo, da se prikaže pogovorno okno »Nova poštna obvestila« in ne »Namizje opozorilo«.Če želite to narediti, kliknite kartico »Domov«.
Kliknite gumb »Pravila« v razdelku »Premakni« in izberite »Upravljanje pravil &Opozorila "v spustnem meniju.
Prikaže se pogovorno okno "Pravila in opozorila".Na kartici »E-pošta« kliknite »Spremeni pravilo« in v spustnem meniju izberite »Uredi nastavitve pravil«.
Kot je bilo že omenjeno, prvi zaslon čarovnika za pravilnike prikazuje seznam pogojev, ki jih lahko preverite na dohodnih e-poštnih sporočilih. Izbire, ki sem jih naredil, ko sem najprej nastavil prikaz pravil na vrhu seznama, in opis s trenutnimi nastavitvami se prikaže v polju pod »2. korak«.Ne želim spremeniti pogojev, zato kliknem "Naprej".Če želite spremeniti pogoje na svojem pravilu, naredite spremembe in kliknite »Naprej«.
Na zaslonu z navedbo dejanj, s katerimi se sprejemajo dohodna e-poštna sporočila( odvisno od pogojev), onemogočim možnost »Prikaz namiznega opozorila«, ki se prikaže na vrhu seznama in nato kliknite »Naprej«.
Recimo, da želite namesto tega prikazati več pogovornega okna »Nova poštna obvestila« v vašem obrazu. Pomaknite se navzdol do dna seznama dejanj in izberite "prikaži določeno sporočilo v oknu za opozorilo novega predmeta".Če želite prilagoditi sporočilo, ki se prikaže v pogovornem oknu »Nova poštna obvestila«, kliknite povezavo »določeno sporočilo« v polju »Korak 2«.
V pogovornem oknu »Opozorilo o opozorilu« vnesite sporočilo, ki se prikaže v pogovornem oknu »Nova poštna obvestila« in kliknite »V redu«.
Če želite dodati ali odstraniti izjeme, kliknite »Naprej«, da odprete seznam izjem in spremenite svoje spremembe.Če želite spremeniti ime pravila ali spremeniti druge možnosti na zadnjem zaslonu čarovnika za pravila, znova kliknite na "Naprej" na zaslonu izjem. Ne želim ničesar spremeniti, zato na zaslonu dejanj kliknite »Dokončaj«, da sprejmete moje spremembe in zaprete »Čarovnik za pravila«.
Vrnili ste se v pogovorno okno »Pravila in opozorila«.Kliknite »V redu«, da ga zaprete. Za takojšnje izvajanje pravila kliknite »Zaženi pravila zdaj« na vrhu zavihek »E-pošta«.
V pogovornem oknu »Run Rules Now« v polju »Izberi pravila za zagon« potrdite polje za pravilo, ki ga želite zagnati, in kliknite »Zaženi zdaj«.
OPOMBA: Ko zaženete pravilo, se pogovorno okno »Zaženi zdaj« ne zapre samodejno.Če želite zapreti, kliknite »Zapri«.Pogovorno okno »Pravila in opozorila« se ne zapre samodejno, zato kliknite »V redu«, da ga zaprete.
Pogovorno okno »Nova poštna obvestila« se prikaže z vašim sporočilom po meri na vrhu.
Funkcija Pravila v programu Outlook ponuja veliko možnosti za samodejno upravljanje vaših e-poštnih sporočil. Določena sporočila lahko premikate v določene mape, izvajate dejanja na e-poštna sporočila z določenim besedilom v vrstici predmeta ali celo samodejno izbrišete sporočila na podlagi določenih pogojev. Pravila za Outlook se lahko na prvi pogled zdijo izjemno zaradi vseh razpoložljivih možnosti.Če pa veste, kako želite upravljati določena e-poštna sporočila, ni težko ustvariti in upravljati lastnih pravil.