5Aug
Ta gostujoči članek je napisal Askar, geek za spletno stran DemoGeek.
Če delate v skupini ali ko se ukvarjate s svojimi strankami, boste morda želeli zagotoviti, da dokumente distribuirate pravo pot, tako da informacije v dokumentu dosežejo pravo ciljno skupino in se spoštuje zaupnost informacij.
Word 2007 ima funkcijo, s katero lahko formalno pripravite svoj Wordov dokument za ustrezno distribucijo skupini ljudi ali celo posameznim posameznikom z določenim faktorjem kredibilnosti.
Priprava
Zaženite Word 2007 in ustvarite dokument tako, kot želite.
Ko ste zadovoljni z dokumentom in ste pripravljeni za distribucijo, za trenutek ustavite, preden pritisnete aplikacijo za e-pošto in sledite tem preprostim korakom, da dokument pripravite za distribucijo. Ne pozabite, da so ti koraki izolirani in kaj to pomeni, da lahko izberete korake, ki jih želite slediti.
Kliknite na gumb Office in kliknite na možnost " Pripravite ".Obstaja 7 različnih možnosti, ki bi jih morali videti. Vsako od teh možnosti bom razložil, tako da lahko izberete pravo kombinacijo možnosti za vaše zahteve za distribucijo.
Lastnosti dokumenta
Prvi na seznamu je možnost Properties , s katero lahko vnesete podatke o metapodatki o dokumentu.
Vnesete lahko ime avtorja dokumenta, naslova, teme, ključne besede, kategorije, statusa in komentarjev.
Nekatere od teh si lahko ogledate preko datoteke & gt; lastnosti pogovor.
Upoštevajte, da ko dokončate dokument, teh lastnosti ne boste mogli videti, vendar lahko do takrat povežete lastnosti s svojim dokumentom za druge, da bi dobili idejo o dokumentu, preden ga odprete.
Pregled dokumentov
Druga možnost na seznamu je opcija " Inspect Document ".Kot del priprave za distribucijo vašega dokumenta lahko pregledate dokument za komentarje, revizije, revizijske znake, oznake s črnilom. Lahko pregledate skrite metapodatke ali vse osebne podatke, ki so bili shranjeni v dokumentu. Lahko pregledate vse podatke o XML po meri, ki so bili shranjeni v dokumentu. Prav tako lahko pregledate vse informacije o glavi, nogi in za vse vodne znake. Končno lahko pregledate tudi skrite besede v dokumentu.
Izberite možnosti inšpekcije, ki ste si jih želeli prepričati, preden distribuirate dokument in ko pritisnete gumb " Inspect ", bo Word pregledal dokument in vas obvestil o vseh elementih, ki jih najde pri pregledu.
Elementi, ki potrebujejo vašo pozornost, bi bili označeni z klicajočim znakom in se lahko odločite za ponovno pregledovanje, če želite.
Šifriraj dokument
Tretji na seznamu je možnost " šifrirni dokument ".Izberite to možnost, če želite, da si dokument ogledajo samo nekateri ljudje, ki jim zaupate. Omogoča vam šifriranje dokumenta z geslom po vaši izbiri in uporabniki morajo vnesti to geslo, da si ogledate dokument.
Izberite geslo, ki ga lahko razdelite skupini. Moj nasvet je, da ne izberete gesla, ki ga osebno uporabljate, temveč geslo, ki ga nihče ne more uporabiti za sledenje nazaj na vaše spletne račune ali katere koli občutljive račune, ki jih uporabljate osebno.
Še enkrat potrdite geslo. Gesla so občutljiva na velikost črk in se prepričajte, da shranite / zapomnite geslo, ker ni možnosti za obnovitev gesla, če pozabite in ne morete odpreti datoteke, če pozabite geslo.
Ko ste šifrirani, si lahko ogledate, da ima možnost menija malo barve ozadja, ki označuje, da je ta dokument šifriran.
Ko ljudje v vaši distribucijski skupini poskušajo odpreti šifriran dokument, bodo pozvani, da vnesejo geslo.
Brez gesla sploh ne boste mogli odpreti dokumenta.
Omejite dovoljenje
Četrta na seznamu je možnost " Restrict Permission ".Uporabite lahko možnost »Omeji dovoljenje«, da omejite, kaj ljudje lahko storijo z dokumentom.Če je dokument občutljiv, lahko uporabite »Omejite dovoljenja«, da jih omejite na urejanje, kopiranje in tiskanje dokumenta.
Restrict Permission uporablja odjemalca za upravljanje pravic Windows za izvajanje omejitev.
Morda boste morali namestiti orodje Windows Rights Management .Ne skrbite, nadaljujte in namestite, je iz zaupanja vrednega vira. Ko ste enkrat nameščeni, lahko konfigurirate, kaj lahko storijo ljudje z dokumentom.
Dodaj digitalni podpis
Petič na seznamu je možnost " Dodaj digitalni podpis ".Digitalni podpisi zagotavljajo celovitost dokumenta. Razmislite o digitalnih podpisih kot podpisu papirja, vendar naredite elektronsko za udobje. Ko dokument ima digitalni podpis, označuje integriteto in zaupanje dokumenta. To bi bilo v redu, če dokument distribuirate v zelo veliko skupino občinstva.
Kliknite na " Dodaj digitalni podpis " in Word vas bo z zgornjo pogovorno okno iskal ponudnike digitalnih podpisov na Marketplace Market.
Na svoji spletni trgovini Office Online bi morali najti ponudnika digitalnega podpisa, ki ga lahko uporabite za podpisovanje dokumenta.
Preverjanje združljivosti za izvajanje
Najprej preskočimo na zadnjo možnost » Run Checker Compatibility «.Če ste uporabili funkcije, ki so značilne za Word 2007, in če sumite, da bi vaše občinstvo morda uporabljale starejše različice Worda, boste morda želeli zagnati preverjanje združljivosti, da bi lahko dokument čital celotno ciljno skupino.
Word 2007 bo zagnati niz vnaprej določenih preverjanj združljivosti in če najde kakršnekoli težave z združljivostjo, jih bo navedel v zgornjem pogovornem oknu, če se ne boste dobro premaknili v zadnji korak pred razdelitvijo dokumenta.
Označi kot končni
To bi bil zadnji korak, ki ste ga želeli slediti, preden distribucijo dokumenta pošljete skupini. Kot ime označuje, bo to dejanje označilo dokument, kot je vse nastavljeno za distribucijo.
Ker to naredi pomembne spremembe dokumenta, boste pozvani, da se prepričate, da želite dokument označiti kot dokončen.
Ko je dokument označen kot dokončen, dokumenta ni mogoče urejati in bo očiščen odčitkov, komentarjev itd. Itd. Dokončani dokumenti
dobijo novo ikono v vrstici stanja, ki je bolj podobna kot gumijast papir na papirju.
Pridobivanje dokumenta, pripravljenega za distribucijo, vam lahko pomaga pri izogibanju določenim očitnim napakam, ki jih naredite, ko dokument distribuirate velikim skupinam ljudi. Ni vam treba slediti vsem korakom;raje lahko izberete, katero želijo / raje. Word 2007 je dovolj prilagodljiv, da naredi, kar želite, da naredite pri pripravi dokumenta za distribucijo.
Upam, da boste to koristno in upam, da boste izkoristili zmožnost programa Word 2007, da pravilno dokončate dokument pred distribucijo.Če imate kakršna koli vprašanja ali pripombe, mi sporočite v komentarjih.
