13Aug
faksi so še vedno tovorni v pisarnah po vsem svetu. Vladne agencije, odvetniki, zdravniki in druge počasne organizacije pogosto še vedno potrebujejo fakse - v najboljšem primeru je to potrebno zlo.
faks se pogosto obravnava kot varnejši od e-pošte, čeprav v resnici ni. Faksirniki komunicirajo prek telefonskih linij brez šifriranja, faksi pa se pogosto hranijo na zasedenih področjih, kjer lahko dokumente preprosto zgrabijo vsi.
Alternativa faksiranju
Obstaja veliko možnosti za faksiranje.Če niste omejeni z zakoni ali ker oseba na drugem koncu zahteva uporabo faksa, poskusite z eno od naslednjih možnosti:
- Dokumenti e-pošte : Da, ponižna e-pošta lahko nadomesti številne fakse. Verjetno faksirate dokument, ki ste ga vnesli iz računalnika, zato zakaj se motite pri uporabi faksa? Datoteko priložite e-poštnemu sporočilu ali pa vključite samo pomembno e-poštno sporočilo.
- skeniranje in e-pošta : če imate faks, ki deluje tudi kot skener, ga lahko uporabite za optično branje papirnih dokumentov v računalnik kot datoteke PDF.Te datoteke PDF priložite e-poštnemu sporočilu, da jih pošljete skupaj. Lahko celo poskusite uporabiti telefon za skeniranje dokumenta - seveda, to ne bo najboljša kakovost, vendar smo videli nekaj zelo slabih faksov.
- Nalaganje dokumentov: Nekatere organizacije vam lahko dovolijo, da naložite te skenirane dokumente v spletu, namesto da jih enostavno pošljete.
- Snail Mail : Snail mail je počasnejša alternativa faksiranju, ki je na številne načine slabša, vendar ni vedno slaba.Če nimate faksa in dokument ni nujen, lahko običajno pošljete dokument večini organizacij, namesto da ga pošljete faksu. Seveda, morate se ukvarjati s poštnim sistemom, vendar vam vsaj ni treba pošiljati faksov.
Potrdi dokumente brez tiskanja
Morda boste morali podpisati dokumente in jih poslati nekomu, in ko jih natisnete, jih morda skušate poslati po faksu. Navsezadnje bi bila alternativa, da natisnete dokument, ga podpišete, ga optično preberete v računalnik in pošljete po e-pošti. Namesto da bi izgubili čas za to, lahko s programsko opremo uporabite svoj pravi podpis v dokument na vašem računalniku. Preprosto zajemite svoj podpis enkrat in bo shranjen kot sliko, ki jo lahko uporabite za dokumente. Lahko enostavno podpišete prihodnje dokumente, ne da bi jih natisnili.
Če imate tablični računalnik s pisalom, lahko s pisalom celo podpišete dokument neposredno na zaslonu.
Faksiranje dokumenta na spletu
Spletne faksne storitve vam omogočajo, da faksirate dokument, ne da bi potrebovali faks s svojo ali celo telefonsko linijo.Če želite naložiti dokument in vnesti telefonsko številko prejemnika, uporabljate spletni vmesnik. Storitev sama skrbi za vse zadnje milje, faksiranje vašega dokumenta na oddaljeni faks preko svojih lastnih telefonskih linij.
Če boste le redko pošiljali fakse, vam bodo te storitve omogočile pošiljanje nekaj strani tu in tam brez porabe centa.Če boste pogosteje pošiljali fakse, boste morda morali plačati nekaj - vendar bi morali plačati faks in telefonsko linijo.
Te storitve tehnično vključujejo faksiranje, vendar se vsaj zdi, da ne uporabljate grobega starega faksa in ne zahtevajo, da imate fiksni telefon.
Prejemanje faksa na spletu
Prejemanje faksa je lahko glavobol, če imate domače pisarne. Vaš faks mora biti ves čas prisoten in poslušati fakse. Za prejemanje faksov potrebujete namensko linijo, da ne boste zamudili nobenega faksa, ko ste na telefonu. Poskrbite, da bodo ljudje poslali faks v določenem trenutku, ko ste prepričani, da vaš stacionarni telefon ni vezan.
Namesto da bi se lotili vsega tega neumnosti, prosite ljudi, da vam skenirajo in pošljejo dokumente. Lahko pa tudi uporabite druga orodja, če se ne želite zanositi po elektronski pošti - na primer, lahko z JotFormom skupaj z Dropboxom ustvarite spletno stran, kjer bi ljudje lahko naložili datoteke PDF in se pojavili v mapi v vašem Dropboxu.
Prav tako lahko poskusite uporabiti storitev, ki vam zagotavlja namensko številko faksa in vam omogoča sprejemanje faksov. Ti stroški na splošno stanejo denarja - navsezadnje mora faks služba plačati za namensko fiksno telefonsko številko in jo spremljati za vas.eFax ponuja 10 brezplačnih dohodnih strani na mesec, čeprav vam ne dajejo nobenih brezplačnih izhodnih strani. HelloFax vam omogoča pošiljanje petih prostih strani, toda to je to. Vsaka brezplačna spletna storitev za faksiranje ima tako ulov - brezplačna ponudba obstaja za vas, medtem ko morate najpomembnejše funkcije plačati. Faksiranje vključuje povezovanje s telefaksi in fiksnimi telefonskimi številkami, in to ni brezplačno. Prav tako se pogosto uporablja za poslovne namene, podjetja pa so pripravljena porabiti denar za takšno stvar.
Last Resort: Uporabite dejanski faks brez lastnega
Če se ne želite ukvarjati s spletnimi storitvami ali pošto s polžem in nimate popolnoma druge izbire kot poslati občasni dokument kot faks, obstaja še vedno možnost za nakupsvoj faks in uporabo fiksnega telefona. Verjetno boste obiskali lokalno trgovino, ki ponuja kopiranje in vam bo omogočilo, da plačate nekaj centov za pošiljanje faksa. To ni idealno, če pogosto pošiljate fakse, če pa želite enkrat poslati faks enkrat na leto, je to lahko v redu.
Seveda to še vedno vključuje uporabo faksa. Nekatere organizacije samo zahtevajo fakse in morda se vam ne zdi udobno naložiti izredno občutljivih dokumentov na spletno faksno storitev. Ni veliko, kar lahko storite, če se morate ukvarjati z organizacijo, ki zahteva fakse.
pošiljanje faksov bo še vedno nekaj časa z nami, čeprav le zaradi predpisov, ki spodbujajo zdravstveno varstvo in pravne organizacije, da uporabljajo starejši sistem faksov namesto sodobnih alternativ.
Image Credit: Abhisek Sarda na Flickru, pripovedi o potujočem Youkaiju na Flickr, AuthenticEcentrični na Flickr