Pojdite brez papirja: zaustavite tiskanje vse in uživajte v digitalnem življenju

"Brezpapirno pisarno", ki smo ji obljubljeni, nikoli ne prihaja za mnoge ljudi. Resničnost pa je, da je danes pisarna brez papirja, če jo želite izkoristiti.

Če ste še vedno nekdo, ki natisne e-pošto, spletne strani in druge dokumente, se lahko ustavite zdaj. Na voljo so boljši načini za sledenje vaših podatkov in hitrejši dostop do njih - ne morete poiskati besed na fizičnih kosih papirja.

Primer proti tiskanju

Tiskanje je draga in neprijetno, saj zahteva, da se s poceni brizgalnimi tiskalniki pogosto poškodujejo tiskalniški papirji in novi tiskalniki. Ves ta papir postane nered, ki mora biti pravilno organiziran ali pa nikoli ne boste mogli najti, kar iščete. Do nje ne morete dostopati, ko niste v svoji pisarni, ne morete ga poiskati in imate samo en izvod, da ste v težavah, če se karkoli zgodi.

Tiskanje je bilo potrebno, ko so bili računalniki težka opeka, ki je bila pritrjena na mize. Sedaj hodimo z računalniki v naših žepih, tabličnih računalnikih, ki lahko približajo velikost papirja in storitev v oblaku, ki lahko varnostno kopirajo in sinhronizirajo vse dokumente v vseh vaših napravah. Lahko iščete dokumente, ki ste jih shranili z besedami, ki jih vsebujejo, zato vam ni treba nastaviti in obvladati zapletenega sistema za prijavo.

Kako ne bi natisnili

Lahko smo že zdavnaj zaustavili tiskanje, vendar je veliko ljudi, ki še vedno natisnejo e-poštna sporočila in spletne strani redno. Poskusili vam bomo ponuditi nekaj nasvetov, ki vas bodo vodili stran od tiskalnika in na nov način shranjevanja in organiziranja informacij, ki so smiselne.

• Ustvarite kabinet za digitalne datoteke : Najprej se boste odločili, kje boste shranili stvari, namesto da jih natisnete. Pomaga imeti eno dosledno lokacijo, kjer vse shranite. Priporočamo vam nekakšno storitev v oblaku, ki se sinhronizira v vseh vaših napravah, tako da lahko dostopate do njih na pametnih telefonih in tabličnih računalnikih ter računalniku. Mnogi ljudje Evernote uporabljajo kot svoj arhiv za vse njihove beležke in dokumente, lahko pa se odločite tudi za shranjevanje v storitev za shranjevanje v oblaku, kot so Dropbox, Google Drive ali Microsoft OneDrive.Če res želite raje lokalnega pomnilnika, lahko svoje datoteke shranite v eno samo mapo na vašem računalniku - vendar ga obvezno varnostno kopirajte. To bo manj priročno, saj boste morali ročno kopirati datoteke v druge naprave, če jih želite videti drugje.
• Tiskanje v PDF : Vse, kar bi morda želeli natisniti - ali je to potrdilo, dokument, e-pošta ali spletna stran - lahko natisnete v datoteko PDF.Najprej boste morali namestiti tiskalnik PDF na vašem računalniku z operacijskim sistemom Windows. Nato lahko postopek tiskanja opravite kot običajno in izberete virtualni tiskalnik PDF.Dobili boste datoteko, ki jo lahko shranite v nekaj, kot je Evernote ali Dropbox.

• Tiskanje e-pošte : E-poštna sporočila lahko natisnete v PDF na enak način. Poskusite jih tudi igrati z zvezdico( če uporabljate Gmail) ali jih dodate v posebno mapo ali etiketo, na katero se lahko pozneje sklicujete. Do teh e-poštnih sporočil lahko dostopate pozneje iz katere koli naprave z e-poštnim odjemalcem - ni potrebe po tiskanju.
• Tiskanje spletnih strani : Če natisnete spletne strani za poznejše poznejše, jih lahko natisnete v PDF.Lahko jih tudi zaznamujete, da si jih lahko ogledate pozneje( vaši zaznamki se lahko sinhronizirajo v vseh vaših napravah).Če želite pozneje prebrati spletno stran, uporabite storitev, kot sta Pocket ali Instapaper, da ustvarite seznam stvari, ki jih želite prebrati. Storitve, kot so te, vzamejo spletno stran, jo pretvorijo v berljivi članek samo za besedilo in celo shranijo brez povezave v mobilne naprave, da lahko pozneje preberete spletno stran, ne da bi morali natisniti.
• Tiskanje zemljevidov : Če imate pametni telefon z GPS, vam ni treba natisniti zemljevidov.Če uporabljate Google Zemljevide, se lahko prijavite v aplikacijo Google Zemljevidi in si ogledate seznam iskanj, ki ste jih naredili na spletnem mestu Google Zemljevidov v računalniku. Prav tako lahko natisnete zemljevid v PDF.
• Dokumenti za faksiranje : Nekatera zakupljena stara podjetja še vedno zahtevajo fakse. Storitev HelloFax lahko uporabljate za pošiljanje faksov preko spleta. HelloFax ponuja pet brezplačnih faksov na mesec - to bi moralo biti več kot dovolj za domače uporabnike, ki le občasno potrebujejo faksiranje podjetja.
• Ko nekdo vztraja pri tiskanih dokumentih : Na žalost nekatere organizacije še vedno vztrajajo pri tiskanih dokumentih. O tem ni dovolj.Če PDF ne pošljejo po elektronski pošti, boste morda morali natisniti.
• Kaj storiti s svojimi dokumenti o starejši knjigi : lažje je začeti iti naprej brez papirja, namesto da bi se odločil, da bi vse svoje stare papirne dokumente metodično pretvorili v digitalne različice - to je lahko veliko dela. Kljub temu lahko svoje stare dokumente skenirate v datoteke PDF s skenerjem.

Uporaba digitalnih datotek

Vaš digitalni delovni prostor ima zdaj številne prednosti, ki jih papir nima:

• Backup : vaše datoteke so varnostno kopirane, če ste jih shranili s storitvijo, kot so Evernote, Dropbox, Google Drive ali SkyDrive.Če vaša hiša zgori, ne boste izgubili pomembnih dokumentov.
• Iskanje : z vsemi vašimi elektronskimi dokumenti lahko preprosto poiščete dokumente, ki jih potrebujete, ne da bi se preplavljali po gorah papirja. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, celo Windows - imajo vse funkcije za iskanje po celotnem besedilu.
• Dostop do povsod : do vaših dokumentov lahko dostopate kjerkoli iz računalnika, pametnega telefona ali tabličnega računalnika.Če ste zunaj in morate nekaj videti, lahko to storite s pametnega telefona, namesto da bi šli domov in kopali papirje.
• Brez drobovja : Ni vam treba skrbeti za shranjevanje, organiziranje, ustvarjanje prostora in deklariranje dokumentov.
• Brez stroškov tiskanja: Če vam ni treba kupovati dragih črnil, poceni tiskalnikov in kupi tiskalnega papirja, boste prihranili denar.

Seveda so lahko nekateri dokumenti preveč občutljivi, da jih lahko shranite na spletu. V takšnih primerih lahko vedno uporabite šifriranje - ustvarite šifrirano vsebino in jo shranite v storitev, kot so Dropbox, Google Drive ali SkyDrive. Ljudje bodo potrebovali geslo, preden bodo lahko dostopali do vaših dokumentov.

Image Credit: Sarah Kolb-Williams na Flickr, cellanr na Flickr, jeremyfoo na Flickr