5Aug
Овај чланак је написао Аскар, геек иза сајта ДемоГеек тецх.
Ако радите у тиму или када се бавите својим клијентима, можда бисте желели да се уверите да дистрибуирате документе на прави начин, тако да информације у документу достигну праву публику и поштује поверљивост података.
Ворд 2007 има функцију са којом можете формално припремити ваш Ворд документ за одговарајућу дистрибуцију за групу људи или чак и за појединце који имају одређени фактор кредибилитета.
Припрема
Покрените Ворд 2007 и креирајте документ на начин који желите.
Када сте задовољни са документом и спремни сте за дистрибуцију, паузирајте на тренутак пре него што кликнете на апликацију е-поште и пратите ове једноставне кораке да бисте документ спремни за дистрибуцију.Имајте на уму да су ти кораци изоловани и што то значи да можете одабрати и изабрати кораке које желите да пратите.
Кликните на Оффице Буттон и кликните на опцију изборника " Препоручите ".Постоји 7 различитих опција које треба да видите.Ја ћу објаснити сваку од ових опција како бисте одабрали и изабрали праву комбинацију опција за ваше захтеве за дистрибуцијом.
Особине докумената
Прва на листи је опција " Пропертиес" помоћу које можете унети метаподатне информације о документу.
Можете унети име аутора документа, наслов, предмет, кључне речи, категорију, статус и коментаре.
Неке од њих могу се видети кроз датотеку & гт; својства дијалог.
Имајте на уму да када завршите документ нећете моћи да видите ова својства, али до тада можете повезати особине са документом за друге да бисте добили идеју о документу пре отварања.
Инспецт Доцумент
Друга опција на листи је опција " Инспецт Доцумент ".Као део припреме за дистрибуцију вашег документа можете прегледати документ за коментаре, ревизије, ревизијске ознаке, напомене о мастилу.Можете прегледати скривене метаподатке или било које личне податке који су сачувани са документом.Можете прегледати све прилагођене КСМЛ податке који су сачувани са документом.Такође можете прегледати све информације о заглављима, подножима и за било који водени жигови.На крају, можете и да прегледате било који скривени текст у документу.
Изаберите опције инспекције које желите да постарате пре него што дистрибуирате документ и када притиснете дугме " Инспецт ", Ворд ће прегледати документ и обавијестити вас о било којим ставкама које проналази приликом прегледа.
Ставке којима вам је потребна пажња биће обележене узвиком и можете одабрати да поново прегледате ако желите.
Код шифрирања
Трећа на листи је опција " Енцрипт Доцумент ".Изаберите ову опцију ако желите да документ гледа само одређени људи којима верујете.Омогућава вам да шифрујете документ лозинком по свом избору и корисници морају унети ову лозинку да бисте погледали документ.
Изаберите лозинку коју можете дистрибуирати групи.Мој савет је да не изаберете лозинку коју ви лично користите, већ лозинку коју нико не може користити да би се пронашао на вашим онлајн налозима или на било који осјетљиви рачун који користите лично.
Потврдите лозинку још једном.Лозинке су осетљиве на величину слова и обавезно чувај / запамтите лозинку пошто не можете да повратите лозинку ако заборавите и не можете да отворите датотеку ако заборавите лозинку.
Када сте шифрирани, требало би да видите да опција менија има мало боје позадине која означава да је овај документ шифрован.
Када људи из ваше дистрибуционе групе покушају да отворе шифровани документ, од њих ће бити затражено да унесу лозинку.
Без лозинке неће моћи отворити документ уопште.
Ограничите дозволу
Четврта на листи је опција " Рестрицт Пермиссион ".Можете да користите опцију "Ограничи дозволу" да бисте ограничили оно што људи могу да раде са документом.Ако је документ осетљив онда можете да користите "Ограничите дозволе" да бисте их ограничили од уређивања, копирања и штампања документа.
Рестрицт Пермиссион користи Виндовс Цлиент Ригхтс Манагемент да имплементира ограничења.
Можда ће вам бити затражено да инсталирате Виндовс Ригхтс Манагемент алат.Не брините, идите и инсталирајте је, то је из поузданог извора.Када буде инсталиран, требало би да будете у могућности да конфигуришете шта људи могу да уради са документом.
Додавање дигиталног потписа
Пето на листи је опција " Адд а Дигитал Сигнатуре ".Дигитални потписи обезбеђују интегритет документа.Размислите о дигиталним потписима као потпису папира, али ради електронски ради лакшег коришћења.Када документ има дигитални потпис означава интегритет и поверење документа.Ово би било згодно ако дистрибуирате документ врло групи групи публике.
Кликните на опцију " Адд а Дигитал Сигнатуре " и Ворд ће вас позивати помоћу горњег дијалога да потражите добављача дигиталног потписа на Оффице Маркетплаце-у.
На својој Оффице Онлине Маркетплаце-у требате бити у могућности пронаћи добављача дигиталног потписа који можете користити за потписивање документа.
Провјера компатибилности за покретање
Прво ћемо прескочити са последњом опцијом " Рун Цомпатибилити Цхецкер ".Ако сте користили неке функције које су специфичне за Ворд 2007 и ако сумњате да ваша публика можда користи старије верзије Ворда, можда бисте требали покренути провјеру компатибилности како бисте провјерили да ли ваш читач може читати читаву публику.
Ворд 2007 ће покренути скуп унапред дефинисаних провера компатибилности и ако пронађе било какве проблеме са компатибилношћу, онда ће их навести на горњој дијалогу, ако не и добро, можете прећи на последњи корак пре него што дистрибуирате документ.
Марк ас Финал
Ово би требало да буде последњи корак који желите да пратите пре него што дистрибуирате документ групи.Како име назначава да ће ова акција означити документ као све за дистрибуцију.
Пошто ово чини значајне измене у документу, од вас ће бити затражено да бисте били сигурни да желите означити документ као коначан.
Када је документ означен као Финални, документ се не може уређивати и биће очишћен од било којих доказа очитавања, коментара итд.
Финисхед Доцументс добијају нову икону на статусној траци која више изгледа као гумени стамп на папиру.
Добијање документа припремљеног за дистрибуцију може вам помоћи да избегнете одређене очигледне грешке које направите када дистрибуирате документ великој групи људи.Не морате да пратите све кораке;већ можете одабрати и изабрати коју желите / преферирати.Ворд 2007 је довољно флексибилан да уради оно што тражите од њега приликом припреме документа за дистрибуцију.
Надам се да вам је ово корисно и надам се да ћете користити Ворд 2007-ову способност да правилно финализујете документ пре дистрибуције.Ако имате било каквих питања или коментара, молимо вас да ме обавестите у коментарима.
