Иди без папира: заустави штампање свега и уживајте у дигиталном животу

"Канцеларија без папира" којој смо обећали никад не изгледа да стиже за многе људе.Реалност је, међутим, да је канцеларија без папира овдје данас, ако желите да искористите то.

Ако сте још увек неко ко штампа е-пошту, веб странице и друге документе, можете да зауставите сада.Постоје бољи начини да пратите своје податке и приступите бржем - уопште не можете да тражите речи на физичким деловима папира.

Случај против штампе

Штампање је скупо и неугодно, што захтева често скупе кертриџе са мастилом, папир за штампаче и нове штампаче када тај јефтини инкјет штампач неизбежно не успије.Сва та папири постају нереди који морају бити правилно организовани, или никада нећете моћи да пронађете оно што тражите.Не можете да приступите док се не налазите у својој канцеларији, не можете да претражујете преко њега, а имате само једну копију, тако да сте у невољи ако се икад нешто догоди.

Штампање је било неопходно када су рачунари били тешка опека која се сједала причвршћена на столове.Сада се шетамо са компјутерима у нашим џеповима, таблетама које могу приближити величину папира и услуге облака које могу направити резервне копије и синхронизовати све своје документе на свим вашим уређајима.Можете претраживати документе које сте сачували ријечима које садрже, тако да не морате постављати и управљати сложеним системом за подношење података.

Како не штампати

Ми геекси можда су престали да штампају давно, али има много људи који редовно штампају е-пошту и веб странице.Покушаћемо да понудимо неколико савета који ће вас водити даље од штампача и на нови начин штедње и организовања информација које имају смисла.

• Креирање кабинета за дигиталне датотеке : Прво, желећете да одлучите где ћете сачувати ствари уместо да их штампате.Помаже да имате једну доследну локацију у којој ћете све уштедјети.Препоручили смо неку врсту услуге за облак који ће се синхронизовати на свим вашим уређајима, тако да им можете приступити на паметним и таблет рачунарима, као и на рачунару.Многи људи користе Еверноте као своју архиву за све њихове белешке и документе, али такође можете изабрати да сачувате у услугу складиштења облака, као што су Дропбок, Гоогле Дриве или Мицрософт ОнеДриве.Ако стварно више волите локално складиштење, можете сачувати своје датотеке у једној фасцикли на вашем рачунару - али обавезно га подржите.Ово ће бити мање погодно јер ћете морати ручно копирати датотеке на друге уређаје ако желите да их прегледате на другим местима.
• Штампање у ПДФ : Све што можете да одштампате - било да је то потврда, документ, е-пошта или веб страница - може се штампати у ПДФ датотеку.Прво, мораћете да инсталирате ПДФ штампач на Виндовс рачунар.Затим можете проћи кроз процес штампања као нормалан, бирањем виртуелног ПДФ штампача.Добићете датотеку коју можете спремити у нечему као што је Еверноте или Дропбок.

• Штампање е-поште : Емаилс могу се штампати у ПДФ на исти начин.Такође можете покушати да их улогујете( ако користите Гмаил) или их додате у посебну фасциклу или етикету на коју можете касније да их позовете.Касније можете приступити овим е-порукама са било ког уређаја са клијентом е-поште - нема потребе за штампањем.
• Штампање веб страница : Ако штампате веб странице за позивање касније, можете их штампати у ПДФ формату.Такође их можете обележити како би их касније прегледали( обележивачи могу да се синхронизују на свим вашим уређајима).Ако желите касније прочитати веб страницу, користите услугу као што је Поцкет или Инстапапер за креирање листе ствари које желите прочитати.Услуге као што су ове узимају веб страницу, претварају их у читљиви чланак само за текст и чак га чувају ван мреже на мобилним уређајима тако да можете прочитати веб страницу касније без потребе за штампањем.
• Карте за штампање : Не бисте требали да штампате мапе ако имате паметни телефон са ГПС-ом.Ако користите Гоогле мапе, можете се пријавити у апликацију Гоогле мапе и приказати листу претраживања које сте направили на веб локацији Гоогле мапа на рачунару.Такође можете једноставно да одштампате мапу у ПДФ формату.
• Документи за факсање : Неке закривљене старе фирме и даље траже факсове.Можете користити услугу као што је ХеллоФак за слање факсова преко Интернета.ХеллоФак нуди пет бесплатних факсова месечно - ово би требало да буде више него довољно за кућне кориснике који само повремено морају факсирати посао.
• Када неко инсистира на штампаним документима : Нажалост, неке организације и даље инсистирају на штампаним документима.Нема потребе за овим.Ако неће послати ПДФ-у путем е-поште, можда ћете морати да одштампате.
• Шта радити са документима о вашој старој књизи : Лакше је почети напред напред на папиру умјесто да одлучите да методично претворите све своје старе документе папира у дигиталне верзије - то може бити пуно посла.Ипак, можете скенирати своје старе документе у ПДФ датотеке помоћу скенера.

Употреба ваших дигиталних датотека

Ваше дигитално радно окружење сада има низ предности које папир нема:

• Бацкуп : датотеке су направљене резервне копије ако сте их сачували са услугом као што су Еверноте, Дропбок, Гоогле Дриве или СкиДриве.Ако ваша кућа изгори, нећете изгубити важне документе.
• Претрага : Можете лако претражити све ваше електронске документе како бисте пронашли документе који су вам неопходни, а да не пређете кроз планине папира.Еверноте, Дропбок, Гоогле Дриве, СкиДриве, чак и Виндовс - сви имају функције за претраживање целог текста.
• Аццесс Еверивхере : Документима можете приступити било где из ПЦ рачунара, паметног телефона или таблета.Ако сте изашли и треба нешто да гледате, то можете урадити са свог паметног телефона уместо да одете кући и копате кроз своје папире.
• Без клеветања : Не морате бринути о складиштењу, организовању, прављењу простора и декларацији ваших докумената.
• Нема трошкова штампе: Ако вам не треба купити скупо мастило, јефтиних штампача и гомилу папира за штампаче, уштедети ћете новац.

Наравно, неки документи могу бити сувише осетљиви да би се сачували на мрежи.У таквим ситуацијама увек можете користити шифровање - креирајте шифровани контејнер и чувајте је у услугама попут Дропбок, Гоогле Дриве или СкиДриве.Људи ће требати лозинку пре него што приступе вашим документима.

Имаге Цредит: Сарах Колб-Виллиамс на Флицкр, целланр на Флицкр, јеремифоо на Флицкр