26Aug
Bize e-postanın modadan düştüğünü söylerseniz, gelen kutularımıza bir göz atmanızı isteriz. Günlük gelen mesajların karmaşasını sıralayabilir ve organize edebilmek, işyeri sağlığının korunması için oldukça önemlidir.
Sadece spam değil. Spam hâlâ var, hayatın can sıkıcı bir gerçeği, ancak bununla başa çıkmanın yolları var. Alınan diğer e-postaların ezilmesi, yazılımlarla ilgili güncellemeler, etkinlik davetiyeleri, abone olduğumuz ancak asla abone olmayı hatırlamadığınız e-posta listeleri için güncellemeler var - bunların hepsi, mesajları düzgün bir yere yerleştirmenin, sıralamanın ve dosyaya koymanın bir yolunu gerektiriyor, belirlenmiş bir klasör veya çöp kutusu olsun.
Oluşturma ve gönderme gibi e-posta temelleri, ek ekleme ve alma yolları, kişileri içe aktarma ve adres defterlerini yönetme gibi Outlook hakkında biraz konuştık. Gelen kutusu yönetimine odaklanarak, şimdi dikkatimizi daha büyük resme dönüştürmek istiyoruz.
Outlook Gelen Kutunuzun Efendisi
Outlook'un, postalarınızı uygun yerlerine filtrelemenize yardımcı olacak yerleşik zengin özelliklere sahiptir. Başlamak için şerit kadar bir mesajı veya fareyi sağ tıklarsanız, Hızlı Adımlar adlı bir özelliğin olduğunu göreceksiniz.
Şeritten genişletirsek, bu özelliği tam olarak görebiliriz.
Hatırlanması gereken ilk şey, Hızlı Adımlar temelde kurallardır( kısa süre tartışacağımız Kurallar adlı bir özellik var).Unutulmaması gereken ikinci şey, girişiniz olmadan perde arkasında çalışan Kurallar'ın aksine, Hızlı Adımlar, sizin çalışma verilerinize güveniyor.
Yapacağınız ilk şey, oluşturmak istediğiniz Hızlı Adımı seçmektir. Noktanızı göstermek için basit bir şeyler yapalım.
Bu Hızlı Adımda, çeşitli gördüğümüz bir mesajı seçip, mesajı Misc klasörüne taşıyacak ve Mesajı Oku olarak işaretleyecek Hızlı Adımı tıklıyoruz.
"Seçenekler" düğmesini tıklarsanız, Hızlı Adım'ın nasıl oluşturulduğunu görebilir ve ayrıca, Hızlı Adım ekleyip ekleyip kaldırmanız gibi işlemleri düzenleyebilirsiniz.
Örneğin, bu ekran görüntüsünde, mesajların Okundu olarak işaretlendiği adımı kaldırabilirsiniz, böylece herşey Miscellaneous klasörüne taşınır ancak durumu değişmez.
Bu, Hızlı Adımlar'ın işleyişi şeklindeydi, size zaman kazandırabiliriz, ancak bunların oluşturulması ve uygulanması için çeşitli yollar gösterilebilir, ancak farkı göstermek için Kurallara geçmek istiyoruz.
Kuralların Temel Kuralları
Belirttiğimiz gibi, Hızlı Adımlar, belirttiğiniz kriterlere göre, kurallar otomatik olarak, sahnelerin arkasında işlerken üzerinde oynadığınız bir şeydir."Kurallar" düğmesini tıkladığınızda, açılır listeden "Kural Oluştur. .." u seçmelisiniz.
Kural oluşturma için birincil koşullar çok basittir ve herhangi bir gelişmiş seçeneği incelemenize gerek bile olmayabilir, bu yüzden bazı daha basit yönlerini inceleyelim.
Aşağıdaki resimde, belirli gönderenlere veya konuyla veya gönderilen kişilere postaları yönlendirebilirsiniz. Buradan, Outlook'un sizi görsel olarak ve / veya bir sesle uyarmasını sağlayabilirsiniz.İletiyi, Hızlı Adımdan farklı olarak, girdiniz olmadan gerçekleşen belirli bir klasöre taşıyabilirsiniz.
"Kural Oluştur" düğmesini tıklarsanız, aşağıdaki sihirbaz iletişim kutusu görüntülenir.
Ayrıca Kurallar ve Uyarılar penceresinden "Yeni Kuralı" tıklayabilirsiniz.
Bunu yaparsanız, süreç boyunca sizi yönlendiren ilk Kural Sihirbazı penceresi açılacaktır.
Kuralın ne yapmasını istediğinizi zaten biliyorsanız, kurallar şaşırtıcı bir şekilde karmaşık değildir."Gelişmiş Seçenekler. .." i tıklayın, ne demek istediğimi göreceksiniz. Sadece Temel Kural Yarat ekranındaki seçenekleri göreceksiniz, kullanabileceğiniz diğer kuralların yepyeni bir dünyasını bulacaksınız.
Daha sonra daha önce oluşturduğumuz Hızlı Adımı ele alıp bir kural haline getirmek istediğimizi düşünün.Ölçütlerimizi yukarıda gösterilen seçeneklerden seçip "İleri" ye tıklayın. Bu durumda, Nasıl Yapılır Geek hesabınıza gönderilen postaları taşıyacağız.
Bir sonraki ekranda "belirli bir klasöre taşı" seçeneğini seçtikten sonra altı çizili "belirtilen klasöre taşı" bağlantısını tıklıyoruz. Ardından, posta gönderebilmemizi sağlayan seçenekler gösteriliyoruz.hangi klasörü seçersek, bu durumda "Misc" olur.
"İleri" yi tıkladığınızda, bu yeni kural için herhangi bir istisna olup olmadığı sorulur. Varsa, "İleri" yi tıklarsanız, son ekrana geçersiniz; yeni kuralı adlandırmanız istenip istenmediği sorulur; açılmasını isteyip istemediğinize göre çalıştırın, tamamlandıktan sonra çalıştırın., bunu inceleyebilirsiniz.
İşte bu, "Bitir" düğmesine tıkladığınızda gidebilirsiniz. Bu kuralı, açılır seçimlerden "Kurallar" düğmesini tıklayıp "Kuralları ve Uyarıları Yönet" i tıklayarak görebilirsiniz.
Kuralınızı değiştirmek, yeni kurallar eklemek, kopya çıkarmak, silmek ve diğer işlevleri istediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Unutmayın, kuralları korumak, ancak her zaman çalışmasını istemiyorsanız yanındaki küçük kutunun işaretini kaldırmanız yeterlidir.
Belirli bir klasöre otomatik ileti taşıma hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bu makaleyi gözden geçirmenizi öneririz.
E-posta İletilerini Silme ve Yok Etme
Gelen kutunuzun e-posta ile bilgilendirilmesine ve bakımlı olmasına bakılmaksızın, aşırı derecede coşkulu bir ebeveynden gelen iletiler veya doğrudan spam iletileri olsun, istemediğiniz veya ihtiyaç duymadığınız çok sayıda e-posta alırsınız. Araçlarınızı elinizin altında nasıl kullanacağınızı bilmiyorsanız büyük bir zorluk.
Şeritte göze çarpan şekilde görüntüleneceğiniz üzere, şeyleri tamamen silmek için ayrılmış bir bölüm var, en önemlisi büyük "Sil" düğmesi ve dev X'idir. Ayrıca yalnızca bir ileti veya ileti grubu seçip bu düğmeyi veyaklavyenizden "Sil" düğmesine dokunmanız yeterlidir.
Delete bölümüne biraz daha bakalım ve başka neler sunabileceğini görelim.Öncelikle, "Yoksay" düğmesi var.
Yoksay nedir ne yapar? Bir ileti veya ileti dizisi seçip "Yoksay" ı tıklattığınızda, bir iletişim kutusu görüntülenir.
Bu ve basitçe bir konuşmayı silme arasındaki fark, bu öğeyi yoksaymanın bu ve ilerideki tüm iletiler için geçerli olacağıdır; yani, bir e-posta listesindeyseniz ve yanıt verenlerin yanıtlamaya devam etmeleri durumunda artık bunları göremezsiniz; bu da oldukça hoşunuza gidecekişe yarar.
Diğer önemli seçenek Temizleme özelliğidir."Temizle" düğmesini tıklattığınızda, aşağıdaki seçeneklerle açılan menüyü tetikleyeceksiniz
Seçtiğiniz seçeneği ne olursa olsun, aynı sonucu veren bir diyalog göreceksiniz, tüm gereksiz mesajlar çöpe atılacaktır.
"Ayarlar" düğmesine tıklarsanız, Konuşma Temizleme seçeneklerine yönlendirilirsiniz. Gördüğünüz gibi, eski, gereksiz sohbetleri başka bir klasöre( muhtemelen buradaki en kullanışlı seçenek) arşivlemek için Temizle özelliğini kullanabilirsiniz. Dosyaları yalnızca silmek yerine arşivlemek genellikle daha sonradan başvurmanız gerektiğinde mümkündür.
Bu özellikler büyük olsa da ve onlarda bariz bir başarı görüyorsak, bu kutsal olmayan gelen kutusu skorları üzerinde pek etkili olmayacaktır: spam.
Spam, Spam Go Away! !
Spam, bir zamanlar yaptığı gibi aynı tür manşetlere sahip değildir; çünkü modern spam filtreleri, çoğunlukla, her şeyin önüne geçmek için oldukça iyi bir iş çıkarmaktadır. Gmail'i veya diğer web posta hizmetlerini kullanıyorsanız büyük olasılıkla pek fazla şey görmüyorsunuzdur, ancak orada olmadığını söylemek zorundasınız, özellikle de bir şirketin adresinizi paylaşmasına izin vermenin yanıltıcı yanlışlığını yaparsanızya da yanlış kutuyu tıklarsanız ve yanlışlıkla bir dağıtım listesinde olmak için kaydolursanız.
Sorun şu ki, spam hala oluyor, ancak Outlook umarım büyük önemsiz filtrelerle kontrol altına almanın yollarını sunuyor. Açıkça önemsiz veya spam olan bir mesaj aldığınızda, o mesajı seçebilir ve açılan bir seçenek listesi için "Önemsiz" düğmesini tıklayabilirsiniz.İstenmeyen mesajlar için "Sender'ı Engelle" yi seçeceksiniz, ancak diğer her şey için Önemsiz E-posta Seçeneklerini ayarlamak isteyeceksiniz.
Süzme düzeyiniz ne kadar kısıtlayıcı olursa, gerçekte görmek isteyecek veya görmeniz gereken bir şey yanlışlıkla filtrelenebilir. Böyle bir durumda, etkilenen e-postaları önceki ekran görüntüsündeki seçenekleri kullanarak tedavi etmeniz gerekecek.
Önemsiz E-posta Seçeneklerini incelemek biraz vakit geçirmek iyi bir fikirdir. Güvenen olmadığınızı bildiğiniz göndericileri açık bir şekilde engelleyerek belirli gönderenlerden ve belirli alıcılardan beyaz listeler oluşturabilirsiniz.
Gelen kutunuzu zayıf ve ortalama tutmak, özveri ve ayrıntılara dikkat gerektirir. Dürüst olmak gerekirse, birkaç iyi tasarlanmış kurallar çok işi telafi edebilir, ancak her zaman yeni zorluklar olacaktır. Bu araçları hatırla - Hızlı Adımlar, Kurallar, yoksayma ve Önemsiz filtreler - ve e-postanızı tamir etme yolunda iyi olacaksınız.
Şimdi senden haberim olsun. Kendi favorileriniz hakkında Hızlı Adımlar ve Kurallar veya spam yönetme şekliniz hakkında bize bilgi verin. Tartışma forumumuz açık, bu nedenle yorumlarınızı ve sorularınızı bize borç verin.