28Aug
Büyük olasılıkla Word belgelerinize adres gibi yazdığınız bazı metinleriniz var. Bu metni her ihtiyacınız olduğunda yeniden yazmak yerine, bu ortak metni bir Word belgesine koyup onu başka belgelerde referans haline getirebilirsiniz; bunu değiştirirseniz, tüm belgelerinizde otomatik olarak güncellenir.
Adresinizi belgelerinizin altbilgisine koymak istediğinizi söyleyin, ancak adres zaman zaman değişir. Adresinizi ayrı, yaygın bir Word belgesinde saklayabilir ve metni ortak belgeden çekmek ve değiştiğinde güncellemek için raporunuzda bir alan kullanabilirsiniz. Size bunun nasıl yapılacağını göstereceğiz.
Başlamak için, diğer Word belgelerine eklemek istediğiniz adres için depo görevi görecek yeni bir Word belgesi oluşturun. Başka dokümanlar tarafından erişilebilecek bir yere kaydedin.Örneğin, onu her zaman erişemediğiniz bir ağ sürücüsüne kaydetmeyin.
Ortak belgedeki adrese atıfta bulunmak için yer işaretlerini kullanacağız. Diğer belgelere eklemek istediğiniz metnin dizesini yazın( bizim durumumuzda, adresiniz).İsmi vurgulayıp Yerleştir & gt;Yer işareti koyun ve ona "Adres" gibi bir ad verin. Bunları oluşturma hakkında bilgi için Word'deki yer imlerine kılavuzumuza bakın.
Yer imi adlarının boşluk içeremeyeceğini unutmayın. Ortak bilgi dosyanızın her bir öğesinin yukarısındaki yer iminin adını koymanızı öneririz, böylece hangi öğe için hangi adın kullanılacağını kolayca bilersiniz. Bu, bu ortak belgede bir çok yeniden kullanılabilir öğe planlıyorsanız, özellikle yararlıdır.Örneğimizde, adresimizi ortak bilgi belgesine ekledik ve yer iminin adına "Adres" yazdık.
Maddeyi ortak belgenize ekledikten sonra kaydedebilir ve kapatabilirsiniz. Adres eklemek istediğiniz belgeyi açın ve imleci metnin gitmesini istediğiniz yere getirin.Örneğimiz için bir altbilgi ekleyip adresi buraya ekleyeceğiz.
Ortak belgede oluşturduğumuz yer imine atıfta bulunmak için INCLUDETEXT alan kodunu kullanacağız. Bunu yapmak için alan kodunun köşeli parantezleri eklemek için "Ctrl + F9" tuşlarına basın.
Not: alan kodları yalnızca normal parantez yazamazsınız. Doğru türü parantez eklemek için "Ctrl + F9" kullanmanız gerekir.
İmleç parantezlerin arasına otomatik olarak yerleştirilir. Köşeli parantezler arasına, "& lt; path to file & gt;" yerine, eklemek istediğiniz adı içeren ortak Word'ünüzün mutlak tam yolunu yazın."& Lt; bookmark name & gt;" yerine, ortak dokümanda bulunan öğeye atadığınız yer işareti adını değiştirin.
INCLUDETEXT "& lt; dosya yolu & gt;"& lt; yer imi adı & gt;NOT: Parantezleri alan koduna girmeyin.
Örneğin, alan kod parantezleri arasına aşağıdakileri yazdık:
INCLUDETEXT "C: \ Users \ Lori \\ Documents \ Common Information \\ CommonInformation.docx" AdresNOT: Çift ters eğik çizgi kullanmalısınızyol gibi, yaptığımız gibi. Ayrıca, yukarıdaki kodu alana yazarken akıllı tırnaklar değil düz tırnak işaretleri kullandığınızdan emin olun.
Ortak belgeden adresi almak ve yeni girdiğiniz alan koduna eklemek için alan kodunu sağ tıklatın ve açılan menüden "Alanı Güncelle" yi seçin.
Adres belgede görüntülenir."Yer imlerini göster" seçeneğiniz varsa, parantezler adresin çevresinde hala görüntülenir. Bu seçeneği kapatmayı öğrenmek için tekrar yer imlerine ilişkin makalemize bakın. Ayrıca, alan kodu gölgeli olabilir. Bununla birlikte, bunu da kapatabilirsiniz.
Alan kodunu değiştirmek isterseniz, sonucu değil de kodu tekrar görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, sonuçtaki maddeyi sağ tıklayın ve açılan menüden "Alan Kodlarını Aç / Kapat" ı seçin. Alan koduna yazdığınız metin yeniden görüntülenir ve düzenleyebilirsiniz. Yeni sonuçları görüntülemek için alanı güncelleyin.
Ortak belgenizi oluşturduktan sonra, sıklıkla Word belgelerinize yazdığınız diğer öğeleri depolamak için kullanabilirsiniz. Ortak belgenizden otomatik olarak eklemek istediğiniz her bilgi için Word belgelerinizde ayrı bir INCLUDETEXT alanı kullanın.