10Sep
Microsoft Office, Office belgelerinizde ne kadar süre çalıştığınız, belgede çalışan herkesin adı, belge ne zaman oluşturulduğu ve belgenin önceki sürümleri dahil olmak üzere gizli meta verileri kaydeder.
Office belgelerini herkese açık olarak yayınlamadan veya bir başkasına göndermeden önce, belgenin hangi gizli bilgileri kontrol ettiğini ve hassas veriyi kaldırmak isteyeceksinizdir. Bu meta veriler gizliliğinizi ihlal edebilir veya potansiyel olarak utanç verici olabilir.
Gizli Verileri Görüntüleme ve Kaldırma
Office 2013 veya Office 2010'da Dosya menüsünü tıklatın, Bilgi'yi tıklatın ve Belgede bulunan potansiyel olarak hassas bilgiler hakkında sizi bilgilendiren Belge Denetle aracı ön plana gelir. Bu bilgiler, Office'in eski sürümlerinden daha belirgindir, ancak Office'in bu hassas verileri belgelerinize eklediğinin farkında değilseniz özledim, hala kolay.
Office 2007'de, şeritteki Office orb düğmesini tıklatın, Hazırlama'nın üzerine gelin ve Belgeyi İncele'yi tıklatın.
Belgede gizli meta verileri görüntülemek için, Sorunları Kontrol Et düğmesini tıklatın, Belgeyi İncele'yi tıklayın ve belgeyi incelemek istediğiniz meta veri türlerini seçin. Belgeyi her tür meta veri türü için incelemek için seçilen tüm seçenekleri bırakabilirsiniz.
Gözden Geçirme'yi tıklatın ve Office belgeyi meta veriler için inceleyecektir. Bir meta veri türünün yanındaki Tümünü Kaldır düğmesini tıklayarak kaldırın.
Bu meta verilerin çoğunu sildikten sonra kurtaramayacağınızı unutmayın. Bu nedenle, Microsoft, meta veriyi kaldırmadan ve belgeyi yayınlamadan önce, belgenin yeni bir kopyasını oluşturmanızı( Farklı Kaydetme özelliğini kullanmanızı önerir).Ardından meta verilerle belgenin bir kopyasını alacaksınız. Elbette, bu meta verileri hiç istemiyorsanız, bir kopyasını korumak için endişelenmeden metni kaldırabilirsiniz.
Office, Tasarruf Eden Meta Veri Türleri Nedir?
Office, yazar, konu, başlık, bir belgeyi oluşturduğunuz tarih, son değiştirdiğiniz zaman ve belgede ne kadar zaman harcadığınız gibi ayrıntılar da dahil olmak üzere belge özelliklerini kaydeder. Bu özellikler, doküman oluştururken kullandığınız şablonların adlarını, e-posta başlıklarını ve diğer ilgili bilgileri içerecektir. Bu potansiyel olarak utanç verici olabilir - örneğin, patronunuza bir TPS raporu gönderebilir ve bütün gün onun üzerinde çalışarak harcadığınızı söyleyebilirsiniz. Ancak meta veriler, yalnızca birkaç dakika için TPS raporunda çalıştığınız, diğer insanlarla işbirliği içinde çalıştığınızın ve "Yararsız TPS Rapor Şablonu" adında bir şablon kullandığınızı ortaya çıkarabilir. Daha da kötüsü, burada başka gizlilik etkileri vardır - web'de bir adınızı kendisiyle ilişkilendirmeden yayınlamak isteyebilirsiniz, ancak adınız varsayılan olarak belgenin özelliklerinde görünecektir.
Üstbilgi, altbilgi, filigran ve gizli metin olarak biçimlendirilmiş metin de eklenebilir, ancak belgeyi küçümseyerek atarsanız görünmez. Araç belgenizin bu bilgileri içerdiğini size söyler.
Belgeyi yazarken diğer insanlarla işbirliği yaptıysanız, daha fazla veri içerecektir. Meta veriler, belgede çalışmış olan herkesin yanı sıra herhangi bir yorum, düzeltme işareti, mürekkep ek açıklaması ve belgenin önceki sürümleri adlarını görüntüleyecektir.Üzerinde üzerinde çalıştığınız bir belgeyi yayınlıyorsanız, muhtemelen tüm verileri silmek, paylaşmak yerine kaldırmak istersiniz.
Office'i Meta Veri Tasarrufundan Nasıl Durdurur
Ne yazık ki, başkalarıyla birlikte yayınlamadan veya paylaşmadan önce her belgeden hassas verileri silmek için Belge Denetleyicisi aracını kullanmanız gerekir. Bu bilgileri birden çok belgeden bir kerede kaldırmanın dahili bir yolu yoktur ve Office'in bu verileri belgelerine uygulamasını engellemek için Office çapında bir ayar yoktur.
Ancak, bir dosyayı her kaydettiğinizde, Office'in meta verilerini otomatik olarak kaldırabilmesini sağlayabilirsiniz. Bu ayarı, kullandığınız her belgeye uygulamalısınız - bu belge için özel bir ayardır, sistem genelinde bir ayardır.
Office'in meta verileri belgelerinizle birlikte kaydetmesini önlemek için Dosya menüsünü tıklatın, Seçenekler'i tıklatın ve Güven Merkezi kategorisini seçin. Güven Merkezi Ayarları düğmesini tıklayın ve Gizlilik Seçenekleri'ni seçin."Kaydederken kişisel özelliklerini dosya özelliklerinden kaldır" seçeneğini etkinleştirin. Gri renkte görünüyorsa, aşağıdaki Doküman Denetleyicisi düğmesini tıklayın, Doküman Denetçisini çalıştırın ve tüm belgenin kişisel bilgilerini kaldırın. Bu durumda onay kutusunu tıklayabilmelisiniz.
Unutmayın, bu seçeneği, her belge için ayrı ayrı değiştirmek zorunda kalacaksınız.
Bu bilgiler kullanışlı olabilir ve bazıları işbirliği için veya şirketlerin bir dokümanda çalışanların kaydını tutması için bile önemlidir. Fakat belgeyi yayınlama zamanı gelince, muhtemelen bu meta veriyi kaldırmak istersiniz.
