13Sep
Fotoğraf H tarafından ev için
E-posta iletişim kolaylaştırabilir, ancak aynı zamanda zaman boşa çıkarabilir. Zaman kazanmak için gelen e-postaları nasıl işleyeceğinizi ve giden e-postayı yazacağınızı öğrenin.
2005 yılındaki bir ankete göre, çalışanların görüşleri e-postayla boşa geçen zamanın, 10.000 çalışanı olan bir işletmenin yılda 152 milyon dolarlık maaş kaybetmesine neden olduğunu ortaya koydu.
E-posta açıkça dezavantajları vardır. Net olmayan e-postalar, çalışanları önemli işle ilgili görevlerden, bulut iletişim kanallarından uzaklaştırabilir ve sıklıkla fazladan çalışma yaratır. Aşağıdaki önerileri izleyerek e-postaların tuzaklarından kaçının.
Gelen E-postanın Zamanınızı Nasıl Azaltabileceğini
Fotoğraf Dvortygirl
Zaman kaybetmenize neden olabilecek birçok e-posta mesajı türü vardır. Bunlar:
- Birden fazla mesajdan kesilebilir ve kapsamlı bir şekilde yoğunlaşılabilir
- Doğrudan sizinle doğrudan bağlantı kurmayın
- Doğrudan bir şekilde bağlantı kurmayın, sizi nasıl veya yanıtlamanız gerektiğinden( ve
- Sizi bazı işlem yapmaya yönlendirmeyin( verimsizdir)
- Web'de zaman kaybettirmek ve / veya sizi boşa harcamaya teşvik etmek
- E-posta için uygun değildir ve dinamik bir iletişim kanalı vasıtasıyla daha mantıklı olunbir iş toplantısı ya da içerik için daha uygun olan bazı biçimler( zengin bilgi birikmiş tek belge gibi)
Gelen E-postayı Etkin Bir Şekilde İşleme
E-postaları etkili bir şekilde okumak ve işlemek için iki şeye odaklanmanız gerekir;e-postanın mesajı( veya eksikliği) ve hangi aksiyona yanıt alınacağına karar verme.
Adım 1: Mesajı Anlatın
Yeni bir e-postayı her okuduğunuzda mümkün olduğunca kısa sürede anlamaya çalışın:
- Konuşmacının doğrudan veya dolaylı olarak size sesli arama yapıp tamamlamadığını
- Konuşmacı size ne söyledinizbekliyoruz
- Bunun net bir şekilde olup olmadığı
- Genel mesajın sizinle alakalı olup olmadığı
- Genel mesajın gönderenle olan ilişkiniz bağlamında( veya bir iş başlatmaya çalışıyor olmaması durumunda) uygun olup olmadığıilişki örneği)
Bu, e-postanın mesajının ne olduğunu ve size nasıl yanıt vereceğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Yani, ilk etapta cevap vermek istiyorsanız.
Konuşmacı sizi değerli zamanını boşa harcamak için cesaretlendiren bir veya daha fazla şey yapıyor mu diye dikkat etmeniz özellikle önemlidir:
- Ne söylemeye çalıştığınız konusunda açıklık sahibi olmak
- Konuşma yapmaktan kaçınmak için dilin kafa karıştırıcı veya öfkeli bir biçimde kullanılmasısomut terimler( örneğin, "Sanırım bir noktada kalbimize kalmamız lazım" karşısında "Bu hafta telefon ederek telefonda önemli bir şey hakkında konuşabilir miyiz?" karşısında)
- Konuyu dağıtmak ya da giderken
- Bu bilgileri içerenuygunsuz, saldırgan veya tutarsız
- Cc veya sizinle alakalı olmayan mesajları görüşmek
- Aynı mesajı çeşitli e-postalarla tekrarlamak veya e-postanın haricindeki önceki iletişimlerde zaten kapsanmış şeylerin tekrarını yapmak
- Zaten tartıştığınız ve çözdüğünüz bir şeyi hakkında unutkan ya da dikkatsiz bir şekilde yazmak
Bu tür durumlarda,özellikle iletişimde ne kadar zaman harcadığınızı en aza indirgemek için etkili bir şekilde tepki vermeye özen gösterin. Zira yukarıdaki belirsiz e-posta senaryolarının zamanınızı boşaltmasına izin vermek kolay.
Adım 2:
için Hangi İşlemi Yapacağınıza karar verin. Mesajın ne olduğunu bildikten sonra yanıt vermenin en üretken yolunu bulmaya çalışın. Bazı tipik yanıtlar:
- Konuşmayı telefon ve konferans görüşmeleri gibi daha iyi bir iletişim ortamına geçirme
- Bir e-posta aracılığıyla değil birden fazla kişi tarafından sorulan tekrarlanan bir soruyu yanıtlamak, ancak paylaşılması mümkün olan daha bilgi zengini bir ortamda( örneğin, bir Google Dokümanı
- değil) yanıtlamakkonuşmacının beklediği şeyleri netleştiremeyen mesajları yanıtlamanıza izin vermiyor( biraz gerginlik hissettirse bile)
- Belirsiz mesajları doğrudan ve kısa somut sorularla adresliyor: "Raporunuzun tamamlanmasını istediğinizde"Veya" Bu projeye nasıl katkıda bulunmamı istersiniz? "
- Telefonu toplama ve kişiyi her zaman drama veya iletişim kopukluğu çağrısı yapmaya başlar - e-postayla çıkarmak yalnızca daha uzun sürer ve çatışmayı yoğunlaştırabilir
Adım3: Görevinize geri dönün
En önemlisi, bir e-postaya yanıt verdikten sonra( yanıt vermemek ve bunun yerine mesajı silmek oluşabilir)Göreve geri dönmen gerek. Gelen kutunuzda bekleyen bir sonraki e-postaya geçin veya dişlileri değiştirin ve başkalarının isteklerine yanıt vermek yerine işe geri dönün.
E-posta Göndermenin Zamanınızı Atabileceği
Fotoğraf Adikos
Buna ek olarak, 'yi gönderdiğiniz zaman harcamanıza neden olan birçok türde e-posta mesajı var. Bunlar:
- Birden çok mesaj yerine gereksiz yere harekete geçirilen ve her biri zaman alan ve bunları terzi etmeyi düşündüğü kapsamlı mesajların içine sızdırılmış
- Doğrudan alıcıyla alakalı değil, bu da sizin için bir çaba sarfediyor
- yeterince açık ve uzun e-posta görüşmelerine ve / veya yanlış anlaşılmalara ya da hiç üretken bir eyleme meydan vermeyin( yani, konuşmayı tekrar başlatmak için daha sonra vakit harcamanız gerekir)
- Alıcıya,verimsiz
- Alıcıyı web'de zaman kaybettirmek için dikkatini dağıtın ve teşvik edin - ki bunu aynen teşvik eder
- E-posta biçimi için uygun değildir, ancak gerçek zamanlı konuşmalar yoluyla veya daha fazla bilgi için, örneğin,bir el kitabı, blog yazısı, SSS sayfası, şirket raporu veya PowerPoint sunumu
E-posta Nasıl verimli bir şekilde gönderilir
E-posta yazmak için(alıcının zamanından bahsetmiyorum bile) uzun vadede boşa harcamayın, beş şeye odaklanmanız gerekir: net bir mesaj iletmek, alıcınıza uygulanabilir adımlar atmalarını istemek, iyi yapı kullanmak, gönderme yapmadan önce düzenleme yapmak,ve etkin bir şekilde takip etmek.
1. Adım: Mesajınızda Temiz Olun
Bir e-postayı taslak hazırlamadan önce, mesajı kristal yapmanız gerekir. Belirle:
- İletişim kurmak istediğiniz şey
- İletişimi neden istediniz
- Alıcınızın hangi eylemi gerçekleştirmesini istediğinizi belirleyin
- Onları böyle bir eylemde bulunmaları için en iyi nasıl ikna edebileceğiniz
E-posta göndermenin bazı yaygın nedenleri şunlardır:
- Birisine,son başvuru tarihi
- Bir kişiye bir yazılı talimat vermek
- Yazıyla yeterince yanıt alabileceğiniz hızlı bir soru sormak için
- yazarak hızla cevaplanabilecek hızlı bir soruyu cevaplamak için
- Zamana duyarlı bilgiyi geçmek
- Mevcut tarihler sunmakBir toplantıyı planlamak için
- Bir toplantıdan sonra izlemek ve beğeni göstermek
Sonuncusu hariç tüm bu örneklerde, alıcının bazı işlem yapmasını istiyorsun( sadece sana cevap verdiği durumda bile).
Bazen eylem bir eylem gibi gözükmüyor.
- İş arkadaşınız için bir öneride bulunun
- Arkadaşlarınıza seyahat yerinizde güvenli bir yere indiğini bildirin
- Yeni varış noktanızda nasil basladiginiz ve nasil uzlaşılacağınız hakkında kısa bir güncelleme yapınbirkaç hafta
Bu durumların her birinde alıcısına belirli bir işlem yapmasını söylemiyorsunuz demektir. Bununla birlikte, e-postayı düzgün kapattığınız sürece veya en azından adınızı imzalayarak, herhangi bir işlem yapmaları beklenmez.İletişimin e-postanızla kolayca sona erebileceğini anlarlar;cevap vermeleri gerekmediğini söyledi.
Adım 2: Alıcıya İşlem yapılabilir Adımlar İsteyin
Zamandan kazandıran etkili e-postalar yazmak için, onları işlem yapılabilir hale getirmeniz gerekir. Ayrıca, alıcınızın onlardan hangi eylemin beklendiği konusunda net olduğundan emin olmanız gerekir.
Bunu hedeflemiyorsanız ancak yaşam öykünüzü hecelemeye veya en yenisini almak yerine neden bir sonraki iPhone modelinde kalmaya çalıştığınızı açıklamak istiyorsanız, kalem yazarken yazı yazması nedeniyle zamandan tasarruf etmeyi unutabilirsinizçok düşünce ve zaman.
E-postayı işlem yapılabilir hale getirirken aşağıdakilere odaklanın:
- Son başvuru tarihlerini ayarlayın
- Acil durum planlarını özetleyin
- Bir sonraki faaliyet şekli için potansiyel seçenekler sunun( örneğin, bir kişi toplantısı, karşılaşabileceğiniz yerler)
- Bir
- sorulduğunda bir görüş belirtmek Yazmaya uygun bir istekte bulunmak ve aslında başka bir iletişim modeli kullanmanın daha uygun olduğunu düşünüyor
- Alıcınızın
'yi uygulamayı kabul ettiği bir görev için bir dizi talimatın sağlanması Özetlediğinizde proaktif ve iddialı olunuygulanabilir adımlar. Başka seçenek yoksa açık uçlu sorular sormaktan kaçının. Açık uçlu sorular, uygulanabilir içeriğin tam tersidir.
Bazı örnekler aşağıda verilmektedir:
- Alıcınızdan size zaman çizelgesini vermelerini istemek yerine( ve süreç içinde bir e-postayı boşa harcamak yerine) mevcut toplantı saatlerini göndererek başlayın.
- Alıcınıza belirli bir iş kararı hakkında ne düşündüklerini sormak yerine, olası kararları özetleyin ve geribildirim oluşturmasını isteyin;Bu şekilde kendi başına bir şeyler üretmek zorunda kalmayacak ve
ile çalışacak bir şeyler olacaklar. Okuyucuya net talimatlar vererek ve içeriği açık uçtan ziyade yerine kullanılabilir hale getirerek e-postayı eyleme sokmaya devam edin.
En önemlisi, okuyucunuzdan beklediğiniz eylemlerin açıkça iletildiğinden emin olmalısınız. Bu hafta bir toplantı kurmak istediğinizi bildiklerini sanmayın, yalnızca mevcut zamanlarınızı önerirsiniz. Hangi talimatlar kümenizin geçerli olduğunu bilirler. Açıkça söyleyin ve nazikçe onlara ne yapmak istediklerini bildirin.
Adım 3: İyi Yapıyı Oluşturun
Biriniz mesajınızı açıkça tanımladıysanız ve bunu sizin için harekete geçirici kıldıysanız, açıklığın ve uygulanabilir isteklerinizi iletmek için böyle bir şekilde organize edilmesinin zamanı geldi.
Paragrafları: Takip etmek için genel bir kural, paragrafları beş cümle altında tutmaktır. Web okurken yalnızca uzun paragraflara odaklanmak zordur değil, ama tıknaz paragraflar alıcıya odak kaybetmek ve belki de en önemli noktaları gözden kaçırma fırsatı verir. Bu, daha sonra, iletişim kanalını bulutlandıran özensiz veya gereksiz yanıtlara neden olur.
Cümleler: Cümleler yazarken etkin sesi kullanın. Cümleleri kısa ve öz olarak tutun. Teğetlerden uzak durmak veya gerekçelerle ilgili akıl yürütme veya duygularınızı açıklamaktan kaçının. Bunun yerine, gerçekleri ve alıcının almasını istediğiniz eylemi yapıştırın.
Sözcükler: Kitlenizin onları anlayabileceğini bilmiyorsanız, büyük sözcükleri veya argo kullanmamaya çalışın. Yanlış anlaşılan şakalar ve kültürel referanslardan kaçının; çünkü kolayca yanlış yorumlanabilen herhangi bir şey etkili iletişim için potansiyel bir engel oluşturur.
Ekstra kelimelerden ve uygun ifadelerden kaçının."Şu anda içinde bulunduğu durum göz önüne alındığında, bence akıllıca olabilir. .." yalnızca sözcükleri ve zamanı boşa harcamakla kalmayıp, gerçek mesajın dikkatini dağıtan nitelikli bir ifadedir. Bunun yerine, tavsiyenizi hak ettirmeden belirtin.
Başka bir örnek: "Size sorabilir miyim diye merak ettim. .." Bu cümleyi kesin ve soruyu sorun. Ayrıca güveninizi artıracaktır, çünkü bilinçsizce proaktif bir şekilde iletişim izni aramayacaksınız.
Noktalama işaretleri: Noktalama işaretlerini basit tutun. Nitelikli kelimeler ve deyimler, yalnızca işinizle veya kişisel ilişkiniz olsuntan isteyen biriyle iletişim kurduğunuzda nezaket oluşturmak için kullanıldığında etkilidir. Bu gibi durumlarda, gelecekte olmak istemezsiniz, ancak zamanlarına saygı göstermek için bazı nazik cümlecikler kullanın.
Virgül kullanımını en aza indirin - bu tabii ki cümleleri kısa tutmanıza yardımcı olur. Nokta-nokta-noktaların ve ardışık virgüllerin fazla kullanıldığı tembel metin esinli konuşmalarından kaçının. Bunun yerine, cümlelerinizi uygun İngilizce ile noktalayın ve kusurları mantıklı olduğunda kullanın, çünkü okuma akışı daha iyi hale getirirler.
Ayrıca, noktaları madde işaretleriyle noktalamayı ve büyük bölümleri bölmek için tire çizgilerini kullanmayı düşünün( bir veya daha fazla paragraf içerebilir).
Bullet-puanları ve bölüm sonları, web okunabilirliğini arttırır ve mesajınızı daha net organize etmenize yardımcı olur.
Adım 4:
Göndermeden Önce Düzenle Bir e-posta göndermeden önce, yüksek sesle okumak için 1-2 dakika bekleyin. Bu, hataları yakalamanıza ya da normalde şahsen söylemeyeceğiniz garip parçaları fark etmenize yardımcı olacaktır. Ekstra kelimeleri ayırın ve noktalama işaretini basitleştirin. Madde işaretleri listeleri çıkarır ve paragraflarınızı keser.
Aşağıdaki soruları "evet" ile cevaplandığınızda "gönder" e basmaya hazırsınız:
- Mesaj açık mı?
- Beklentileri uygulanabilir ve açıkça belirttiler mi?
- Alıcım mesajımı başarıyla alabilir mi? Başarı, kendilerinden hangi tepkinin beklendiğini bildikleri anlamına gelir.
- Roller ters döndü, bu mesajı başarıyla alabilir miydim?
Adım 5: Etkili Takip
Ayrıca, e-postalarınızı takip ederken proaktif olun. Birisi doğrudan bir talebe yanıt vermezse, olanları merak etmeyin. Bunun yerine, onlarla birlikte kontrol etmek için nazik fakat doğrudan bir takip e-postası gönderin. Yukarıda belirtilen ilkeleri uygulayın. Ve yanıt almak için çok fazla vakit harcamayın;alıcı sizinle iletişim kurmuyorsa, yerine ne zaman başlayacağınızı veya onlara kişisel olarak nasıl yaklaşacağınızı bilmelisiniz.
Zamandan tasarruf etmek için e-posta kullanın
E-posta, bilginin verimli bir şekilde nasıl kullanılacağını biliyorsanız size çok fazla zaman kazandırabilir. Ve bu hem gönderme hem de mesaj alma içindir.
E-posta en iyi, yazılı olarak iletilen iletilebilir iletileri iletmek için kullanılır. E-postanın avantajlarından yararlanır ve birçok zaman kaybeden tuzaklardan kaçınırsanız, bu güçlü araç olarak işlev görür.
