9Jul
Birkaç gün ofisten çıkacağınızı öğrendiğinizde, Ofis Yardımcısı'nı otomatik olarak yanıtlayacak şekilde ayarlayarak, iş yerinde kaldıklarında insanlardan tatilden keyif aldığınızı bildirin.
Outlook'ta işyeri dışında yanıt oluşturmak için, kullanmak istediğiniz ileti içeren bir e-posta şablonu oluşturur ve ardından belirli bir tarih aralığında aldığımız tüm e-postalara bu ileti ile bir yanıt gönderen bir kural oluştururuz.
NOT: Kuralın çalışması için Outlook'un açık olması ve ofisten gelen yanıtın gönderilmesi gerekir. Bu nedenle, bilgisayarınızı açık bıraktığınızdan ve ofis dışındayken Outlook'un çalıştığından emin olun.
Birinci Adım: Bir İleti Şablonu Oluşturma
Outlook'ta bir ileti şablonu oluşturmak için "Ana Sayfa" sekmesinin etkin olduğundan emin olun ve Yeni bölümde "Yeni E-posta" düğmesini tıklayın.
Mesaj kutusuna otomatik yanıt olarak gönderilmesini istediğiniz mesajı girin. Kime e-posta adresi veya Konu girmeyin. Ardından, "Dosya" sekmesini tıklayın.
Arka planda ekranın sol tarafındaki seçenekler listesinde "Farklı Kaydet" i tıklayın.
Farklı Kaydet iletişim kutusunda, "Kayıt türü" açılır listesinden "Outlook Şablon( *. oft)" 'nu seçin.
Kullanıcı şablonları klasörüne yönlendirilirsiniz."Dosya adı" kutusuna şablon için ".oft" uzantısını koruyarak bir ad girin ve "Kaydet" i tıklayın.
Ofis dışında yanıtlayan e-posta şablonunu başka bir bilgisayara kopyalamak veya yedeklemek isterseniz, kullanıcı şablonları klasörünün tam yolu C: \ Users \ & lt; kullanıcı adı & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Şablonlarıdır.& Lt; kullanıcı adı & gt;Windows kullanıcı adınızla
Sağ üst köşedeki "X" düğmesini tıklayarak mesaj penceresini kapatın.
Bir mesaj taslağını kaydetmek isteyip istemediğinizi soran bir iletişim kutusu görüntülenir.Şablon olarak kaydettiğiniz için sahip olmanız gerekmiyor, ancak isterseniz yapabilirsiniz. Taslağı kaydetmek isterseniz "Evet" e tıklayın, yoksa "Hayır" a tıklayın.
İkinci Adım: Yeni E-posta İletilerini Otomatik Olarak Yanıtlayacak Bir Kural Oluşturun
Şimdi, ofis dışında yanıt e-postası şablonumuz var, bu şablonu belirli bir tarih aralığında gelen tüm iletilere yanıt vermek için kullanacağımız bir kural oluşturacağız."Ana Sayfa" sekmesinin etkin olduğundan emin olun.
Taşı bölümünde, "Kurallar" düğmesini tıklayın ve "Kuralları Düzenle &Açılır pencereden "Uyarılar" ı seçin.
Arka sahne ekranına erişmek için "Dosya" sekmesini de tıklatabilirsiniz."Bilgi" ekranının etkin olduğundan emin olun( gerekirse sol taraftaki "Bilgi" yi tıklayın) ve ardından "Kuralları Düzenle &Uyarılar "düğmesini tıklayın.
Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, "Bu klasöre değişiklikleri uygula" açılır menüsünde bu kuralı uygulamak istediğiniz e-posta adresinin seçili olduğundan emin olun. Bu kuralın Outlook'daki tüm hesaplarınıza uygulanmasını isterseniz, size daha sonra bu makalede nasıl yapılacağını göstereceğiz. Zaten etkin değilse "E-posta Kuralları" sekmesini tıklayın ve ardından "Yeni Kural" düğmesini tıklayın.
Kural Sihirbazı iletişim kutusunun ilk ekranında, "Boş bir kuralı başlat" bölümündeki "Alınan iletilere kural uygula" seçeneğini tıklayın. Bu seçenek "Adım 2: Kural açıklaması düzenle( altı çizili bir değeri tıklatın)" kutusuna eklenir. Kuralın bu bölümü için düzenlenecek bir şey yok, bu nedenle devam etmek için "İleri" düğmesini tıklayın.
Kural Sihirbazı iletişim kutusundaki ikinci ekran, e-postaları alırken denetlenecek koşulları seçmenize izin verir. Belirli bir tarih aralığı boyunca ofisten yanıt gönderilmesini sağlamak için "Adım 1: Koşulları seç" kutusundaki "belirli bir tarih aralığında alındı" kutusunu işaretleyin. Koşul, daha önce olduğu gibi "Adım 2: Kural açıklaması düzenle( altı çizili bir değeri tıkla)" kutusuna eklenir, ancak bu sefer açıklama bölümünün bir kısmı vardır. Tarih aralığı eklemek için 2. Adım kutusundaki "belirli bir tarih aralığında" bağlantısını tıklayın.
Alınan Tarih iletişim kutusunda, "Sonra" kutusunu işaretleyin, açılır listeyi tıklayın ve sonra, otomatik olarak dışarı çıktı cevabını almak istediğiniz tarihin üzerine tıklayın.Örneğin, işiniz bittiğinde 8 Şubat'ta gönderilmeye başlanmasını isterseniz, 7 Şubat'ı Sonra Tarih için seçin.
Ardından, "Before" kutusunu işaretleyin, önce tarih açılır listesinden Before before onay kutusunun sağındaki bir tarihi seçin. Seçtiğiniz tarih, gönderilmeyi durdurmak için ofis dışında yanıt istemekten sonraki gün olmalıdır.Örneğin, 15 Şubat'ınızın ofis dışında verilen cevabın gönderildiği son gün olmasını isterseniz, 16 Şubat'tan önce tarihini seçin.
Seçtiğiniz tarihler Adım 2 kutusundaki koşula eklenir. Devam etmek için Kural Sihirbazı iletişim kutusundaki "İleri" düğmesini tıklayın.
Kural Sihirbazı iletişim kutusundaki üçüncü ekranda, tarih aralığında gelen e-postalarla ne yapmak istediğinizi seçersiniz.İlk bölümde oluşturduğumuz şablonu kullanarak tüm e-postalara yanıt vermek istiyoruz, bu nedenle "Adım 1: Eylemleri seç" kutusundaki "belirli bir şablonu kullanarak cevapla" kutusunu kontrol ediyoruz. Oluşturduğumuz şablonu seçmek için, "2. Adım: Kural açıklamasını düzenle( altı çizili bir değeri tıklatın)" kutusundaki "belirli bir şablonu" bağlantısını tıklayın.
Bir Yanıt Şablonu Seç iletişim kutusunda, "Bakın" açılır menüsünden "Dosya Sisteminde Kullanıcı Şablonları" nı seçin.
Oluşturduğunuz şablonu seçin( bizim durumumuzda, "İşyeri Dışı Yanıtla" şablonu) ve "Aç" düğmesini tıklayın.
Seçilen şablonun tam yolu seçilen işleme eklenir. Devam etmek için "İleri" düğmesini tıklayın.
Dördüncü Kural Sihirbazı ekranında, bazı kişileri veya grupları hariç tutmak( "kişiler veya genel gruptan olanlar hariç" gibi) için kurala uygulamak istediğiniz istisnaları seçebilirsiniz. Kuralımıza herhangi bir istisna eklemez, bu nedenle devam etmek için "İleri" düğmesini tıklayın.
"Adım 1: Bu kural için bir ad belirtin" kutusunda kural için bir ad girin."Bu kuralı etkinleştir" kutusu varsayılan olarak işaretlidir, bu nedenle kural otomatik olarak açılır. Merak etme, yine de. Belirttiğiniz Son Tarihten Sonra Kadar Çalışmaz.
Gelen kutunuzda halihazırda olan iletiler üzerinde bu kuralı çalıştırmak istemiyoruz, bu nedenle "Şu anda bu kuralı Gelen kutusunda zaten iletilere çalıştır" kutusunun işaretini kaldırın. Bu kuralı Outlook'ta tüm e-posta hesaplarınızda çalıştırmak istiyorsanız "Bu kuralı tüm hesaplarda oluşturun" kutusunu işaretleyin."Bitir" düğmesini tıklayın.
Kural, listeye eklenir. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu kapatmak için "Tamam" ı tıklayın.
Şimdi, birisi belirttiğiniz tarihte size bir e-posta gönderdiğinde, iletiyi otomatik olarak oluşturduğunuz e-posta şablonunda alacaklardır.
Gönderen size ofis dışında olduğunuzu söyleyen otomatik bir yanıt alıyor olsa da, yine de e-postalarına bir otomatik yanıt gönderildiğini gösteren bir simge bulacaksınız. Ancak, geri gelene kadar görmezden gelmenin haklı olduğunu hissedebilirsiniz.
Kural üzerindeki tarih aralığı geçtikten sonra kural, gelen e-postalar için geçerli olmayacaktır. Ancak yine de kuralı kapatabilirsiniz. Bunu yapmak için önce açıklandığı gibi Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu açın ve listedeki kuralın solundaki kutunun işaretini kaldırın.İletişim kutusunu kapatmak için "Tamam" ı tıklayın.
Otomatikleştirilmiş bir ofis dışında yanıt göndermek için bu kuralı kullandığınızda, yanıt her göndericiye tek bir Outlook oturumu sırasında gönderilir. Bir oturum, uygulamadan çıkana kadar Outlook'u açtığınız zamandır. Bu, yinelenen yanıtların sizi birden fazla ileti gönderen aynı gönderene gönderilmesini önler. Outlook, her oturum sırasında kim otomatik yanıt aldığını izler, ancak Outlook'tan çıktığınızda bu liste sıfırlanır. Bu nedenle, Outlook'u açık bırakın( çıkmayın ve tekrar açın) böylece kural çalışacak ve sizi otomatik olarak e-postayla gönderen herkese gönderilecektir ve böylece gönderenler birden çok kez ofis yanıtını almaz.