19Jul
Microsoft Office 2016, birden fazla yazarın bir belgede gerçek zamanlı olarak çalışabilmesi için işbirliği özelliklerini geliştirdi. Bir belgeyi OneDrive'da paylaşabilir ve üzerinde çalışmakta olan kişiyi görebilir ve belgeye kolayca erişebilmek için başkalarını göndermek için bir bağlantı da edinebilirsiniz.
Bu makaledeki Word'ü, belgeler üzerinde nasıl işbirliği yapacağınızı göstermek için kullanacağız;Ancak bu gerçek zamanlı işbirliği özelliğini Excel ve PowerPoint'te de kullanabilirsiniz.
Başlamak için paylaşmak istediğiniz belgeyi açın ve üstteki şerit çubuğundaki "Paylaş" düğmesini tıklayın. Word penceresinin sağ köşesinde.
NOT: Dokümanınızı paylaşacak şekilde ayarlamadan önce, OneDrive hesabınızda bir paylaşımlı klasörünüz olduğundan emin olmanız gerekir. Veya hesabınızda bulunan "Ortak" klasörünü varsayılan olarak kullanabilirsiniz.
"Share" bölmesi görüntülenir. Belgeyi, OneDrive hesabınızda paylaştığınız klasöre kaydetmek için "Buluta Kaydet" i tıklayın.
"Farklı Kaydet" arka plan ekranında belgenizi kaydetmek istediğiniz paylaşılan konumu seçin veya son listede bulunmayan OneDrive hesabınızdaki bir konumu seçmek için "Göz At" düğmesine tıklayın.
Gerekirse, "Farklı Kaydet" iletişim kutusunda paylaşılan klasöre gidin. Dosyanın adını değiştirmek isterseniz, "Dosya adı" düzenleme kutusuna yeni bir ad girin."Kaydet" i tıklayın.
Belgeye geri döndünüz ve "Paylaş" bölmesi bağlanıyor ve kullanıcıları dosyayı görüntülemeye veya düzenlemeye ya da yalnızca görüntülemesine davet ediyor. Birisini belge üzerinde işbirliği yapmaya davet etmek için o kişinin e-posta adresini "Kişileri davet et" kutusuna girin. Açılır listeden "Düzenleyebilir" mi "Görüntüleyebilir" mi olup olmadıklarını seçin.Özel bir ileti göndermek isterseniz, onu "İleti dahil et" kutusuna girin. Dokümanı paylaşmak için "Paylaş" ı tıklayın.
Kullanıcı belgeyi paylaştığınız kişilerin listesine eklenir.
Değişiklik her açıldığında "Değişiklikleri otomatik olarak paylaş" açılır listesinden bir seçenek belirleyerek değişiklikleri otomatik olarak "Daima" veya "hiçbir zaman" paylaşmayacak veya sorulmayacak şekilde( "Bana sor") belirtebilirsiniz.
Belgeyi paylaştığınız kullanıcı, aşağıdaki görüntüye benzer bir e-posta alır. Belgeye erişmek için "View in OneDrive" a tıklarlar.
NOT: Paylaşılan dokümanın alt kısmındaki "Paylaşma bağlantısını al" ı tıklayarak paylaşılan dokümana kolayca bir bağlantı alabilirsiniz, böylece kullanıcılara e-posta gönderebilirsiniz.
"Paylaşım" bölmesinde iki düğme görüntüleniyor. Bir kullanıcının belgeyi görüntülemesine ve düzenlemesine izin veren bir bağlantı göndermek istiyorsanız, "Düzen bağlantısı oluştur" düğmesini tıklayın. Yalnızca bir kullanıcının dokümanı görüntülemesine izin veren ve düzenleyemeyen bir bağlantı göndermek için "Yalnızca salt görüntüleme bağlantısı oluştur" düğmesini tıklayın.
Belgeye uygun izinlerle erişmek için URL içeren "Bağlantıyı düzenle" kutusu görüntülenir.Örneğin, bağlantıyı e-postayla paylaşabilmeniz için URL'yi kopyalamak için kutunun sağındaki "Kopyala" düğmesini tıklayın.
Kullanıcının e-postayla aldığı bağlantıyı tıklattığınızda, doküman, uygun Office 2016 uygulamasının çevrimiçi sürümünde açılır.
Kullanıcı belgeyi düzenlemeyi başlattığında, bir "Konuk bu belgeyi düzenliyor" diyen bir açılır pencere görüntüler.
Diğer kişi tarafından yapılan değişiklikler, belge örneğinde vurgulu metin olarak görüntülenir.
Bir kullanıcının bir belgeyi düzenlemesine izin verdiyseniz ve ardından fikrinizi değiştirdiyseniz, o kullanıcı için izinleri kolayca değiştirebilirsiniz. Listedeki kullanıcının adını sağ tıklayın ve "İzin değiştir: İzlenebilir" i seçin. Diğer yönden de, bir kullanıcıya belgeyi yalnızca görüntülemelerine izin verdikten sonra düzenlemesine izin vererek gidebilirsiniz.
Belgeyi bir kullanıcıyla paylaşmayı bitirdiyseniz, kullanıcının belgeyi görüntülemesine veya düzenlemesine izin vermeyebilirsiniz. Listedeki kullanıcının adını sağ tıklayın ve açılan menüden "Kullanıcıyı Kaldır" ı seçin.
"Paylaş" bölmesini kapatmak için, bölmenin sağ üst köşesindeki "X" işaretini tıklayın.
Büyük veya küçük bir proje üzerinde çalışsanız da, Office 2016'daki bu yeni işbirliği özelliği, OneDrive ile gerçek zamanlı düzenleme ve bulut entegrasyonu ile güçlüdür.