2Aug
Sorumlulukları olmayan bir hayat yaşadığınız sürece güneş muhtemelen yükselir ve günlük takviminize yerleşir. Neler olup bittiğini bilmiyorsanız, cevapsız randevuları ve sürpriz toplantıları labirentinde kaybedersiniz.
Outlook'un Takvimleri hakkında konuşalım, çünkü e-posta dışında,( belki de daha çok zamanlarda), organize olmak ve üretken olabilmek, etkinlikleri yönetme ve bunları yönetme becerisine dayanmaktadır. Outlook'un büyük aplomb ile yaptıkları şeylerden biri belki de çoğu diğer uygulamalardan daha iyi, takvim çalışmasıdır. Outlook'un takvim işlevleri, etkinlikler oluştururken, değiştirirken ve paylaşırken söz konusudur.
Bu yazı basit olarak basit konular üzerine odaklanacaktır. Size kolay çalışma için takviminizi nasıl oluşturacağınız ve yöneteceğinizi, randevularınızı, toplantılar ekleyeceğinizi ve bunları adres defterinizde başkaları ile paylaşacağımızı göstereceğiz.İşimiz bittiğinde, e-posta, kişiler ve adres defterleri gibi temel bilgiler için Outlook'u kullanmanın ötesinde, takvimi meşgul hayatınıza dahil ederek evinizi veya küçük ofisinizi iyileştirebileceğinizi göstereceğiz.
Takvim Temelleri
Outlook'u her kullandığınızda, takvim yetenekleriniz elinizin altında olacak. Bir e-posta hesabınız yoksa bile, diğer özellikleriyle Outlook'u kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, iş birliği yeteneklerinden yararlanabilmeniz için takvim en iyi sonucu verir; bu nedenle, bir e-posta hesabı kullanmak toplantı davetlerini gönderebileceğiniz ve katılımcı bildirimlerini alabileceğinizi garantiler.
Ne olursa olsun, temel günlük takviminiz, yani varsayılan Outlook profilinizle ilişkili varsayılan takvim. Bu aylık görünümdür, ancak görünümü değiştirmek için Düzenle sekmesindeki işlevleri kullanabilirsiniz.
Örneğin, iş haftası görünümü aşağıdadır( haftanın tamamına kıyasla).Çok basittir, hava ile( kasabaya yerleştirebilirsiniz) ve bir arama kutusu. Herhangi bir toplantı veya randevunuz varsa bunları burada göreceksiniz ve takvim kenarlarında sırasıyla "Önceki Randevu" veya "Sonraki Randevu" düğmelerini tıklatarak bir önceki veya bir sonraki haftaya atlayabilirsiniz.
Biraz ilerleyelim ve spesifik veya özel ihtiyaçlarınıza daha iyi uyacak şekilde takviminizin düzenini nasıl değiştireceğinize odaklanalım.
Takviminizin Esktirme
Takviminizin düzenini ve görünümünü değiştirmek için biraz yapabilirsiniz. Aşağıdaki Görünüm sekmesine göz atarsanız, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uygun bir takvim için kullanabileceğiniz çeşitli stiller görürsünüz.
Aşağıdaki takvimi kontrol edin. Görünüşünde küçük değişiklikler yaptık. Birincisi, ince fakat hoş bir dokunuş olan rengi değiştirebilirsiniz.
Görünüm sekmesi, bulunduğunuz modu vurgulamak için birkaç başka görünüm eklemenize izin verir. Örneğin, sağ sütunda takvim, kişi ve görev eklemenize izin veren Yapılacaklar Çubuğu( bkz. Yukarıdaki).Bu Yapılacak Çubuk, bulunduğunuz moda göre özelleştirilebilir; bu nedenle, yukarıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi, görevler ve takvim etkinleştirildiyse bile, gelen kutunuza geçerseniz, Alıcı'nı yeniden etkinleştirmeniz gerekir-Do Bar.
Her modda Görünüm sekmesiyle oynamak iyi bir fikirdir, çünkü hepsi aynı olmayacaktır.Örneğin, Okuma Bölmesi, takvim görünümünde çok fazla bir şey değildir; ancak, gelen kutunuza kesinlikle mükemmel bir ektir.
Benzer şekilde, Günlük Görev Görünümü etkinleştirilmiş bir günlük takvim görünümünü kontrol edin. Burada günlük görev takviminizi aşağıda göreceğiniz şekilde görebilirsiniz.
Yaklaşan bir makalede, görevler hakkında daha fazla konuşacağız, şimdi şimdi randevular ve toplantılar hakkında bilmek isteyebileceğiniz herşeye odaklanalım.
Randevu ve Toplantılar Ekleme
Randevu ve toplantılar ayarlamaya bakalım. Aşağıdaki örnekte bir pizza partisi düzenliyoruz. Tabii ki konu, randevunun doğası ve bir pizza partisi mutlaka bir "randevu" değil, siz fikri görüyorsunuz. Daha sonra pizza partisinin nerede olduğu ve başlangıç ve bitiş saatleri gibi diğer ayrıntıları ekleyebilirsiniz.
Olaya notlar, talimatlar veya talimatlar eklemek için çok fazla alan var( teknik olarak sınırsız).Elbette, başkalarının olmadığı bir parti değil. Dolayısıyla bazı katılımcıları davet etmemiz gerekecek.İnsanları davet ettikten sonra artık randevu sayılmaz. Bunun yerine, Outlook bir toplantıya değiştirir. Aşağıdaki ekran görüntüsünde yeni randevumuz toplantıya döndüğümüzü görüyoruz.
Adlarını elle yazabilir veya adres defterinizden katılımcı eklemek için "Kime" düğmesine basabilirsiniz. Henüz bir adres defteri oluşturmadıysanız, kişileri nasıl ekleyeceğinizi ve yöneteceğinizi ve ayrıca Gmail gibi diğer kaynaklardan kişileri içe aktaracağınızı söyleyebiliriz.
Doğrudan kovalamaca kesebilir ve Kurdele Ana Sayfa sekmesinden "Yeni Toplantı" ı tıklamanız yeterlidir. Katılımcıları davet ederken, daha fazla Yanıt Seçenekleri talep etme seçeneğine sahipsiniz.
Eğer cevap istemekten( basitçe kelimeyi yazıp bırakmaktan), o zaman davetliler RSVP'ye şans vereceklerdir. Unutmayın, bu mesajda doğrudan yanıt seçenekleri verilen bir Outlook.com e-posta hesabı gibi bir Microsoft ürünü ile harika bir çalışma olduğunu unutmayın.
Gmail'de bir davete hemen hemen aynı şekilde davranabilirsiniz. Ancak cevap veriyorsanız, etkinlik organizatörüne gönderilecek ve otomatik olarak Outlook'a eklenecektir.
Şimdi, randevular ve toplantılar konusunda net olduğumuza göre, değişiklik yapılması kaçınılmaz olduğu için bunları değiştirip iptal etmeye devam edeceğiz ve bazen en iyi planlarımız geçti.
Toplantıları Düzenleme ve İptal Etme ve İzleme Yanıtlarını
Bir şey ortaya çıktı ve pizza partimizi Cumartesi gecesine taşımamız gerekiyor. Bu bizim için sorun değil, fakat katılımcılarımız ne olacak? Planları tamamen kendilerine bağlıdır, ancak Outlook en azından değişiklikleri uyarılamayı kolaylaştırır.
Bir toplantıyı değiştirmek ve katılımcılarınıza uyarmak için önce Outlook takviminizdeki etkinliği açın ve ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri yapın. Bu durumda, toplantıyı bir gün geriye götürüyoruz. Unutmayın, "Güncelleme Gönder" i tıklayabilirsiniz ve davetiyeniz değişiklik hakkında güncellenecektir.
Bu noktada, katılımcılar daha önce davetiyenizi kabul ettiyse, bunu tekrar kabul etmeleri gerekecektir.
Şimdi toplantılarınızın ilerlemesini nasıl izleyeceğinizi göstermek için iyi bir zaman olabilir."İzleme" düğmesini tıklayın ve burada toplantılarınızın ilerleme durumunu görebilirsiniz.Şimdilik, sadece bir davetli kabul etti, bu yüzden belki de bu Cumartesi o kadar iyi değil.
Ah yine bir şey ortaya çıktı ve toplantıyı iptal etmemiz gerekiyor."Toplantıyı İptal Et" düğmesini tıklamanız yeterlidir. Davetiyeniz şimdi değişecek ve kötü haberleri tıklamak ve göndermek için bir "Gönder İptal" düğmesi olacak.
Bu kadar kolay, önceki davetlilere güncel bir e-posta gönderilecek ve etkinlik Outlook takviminizden kaldırılacak.
Olaylar
Randevularınız tarafından çevrilen toplantılar girilir ve kaydedilirken, bunu takviminizde görürsünüz.Üzerine geldiğinizde, ilgili ayrıntıları görürsünüz. Bu noktada, her şey yolunda gidiyorsa, bırakabilir ve başka şeylere geçebilirsiniz.
Bununla birlikte, değiştirmek veya silmek istiyorsanız, üzerine çift tıklatarak veya Şeritte "Aç" düğmesi olan uygun işlemi kullanarak açabilirsiniz.
Ayrıca, sağdaki içerik menüsünden aynı şerit denetimlerine erişebilirsiniz.
Toplantı veya randevunuz açıkken, durumunuzu değiştirme( Meşgul, Geçici, Ofis Dışı vb.) Değiştirme, bir hatırlatma ayarlama, saat dilimini değiştirme ve nihayet saati değiştirme gibi bazı değişiklikleri etkileyebilmenizi sağlayan Seçenekler sekmesine dikkat edin. Olay tekrarlayan biri olarak.
Haftalık bir toplantı veya üç aylık kazanç olayı veya sadece bir arkadaşınızla öğle yemeği gibi tekrar eden olaylar yaygındır, bu nedenle bunları nasıl ayarlayacağınızı bilmelisiniz. Ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi bu işin kolay olması gerekir. Randevunun zamanı, deseni ve elbette aralığı veya tekrarlamanın ne kadar süreceğini ayarlayabilirsiniz.
Aşağıdaki resimde gördüğünüz gibi, her Pazartesi günü 1: 00'de tekrar eden bir etkinlik düzenledik ve bu olay sonsuza kadar devam edecek.
Toplantılar ve randevuların birkaç önemli farklılığının olduğu halde, randevular için gördüğünüz tüm seçenekleri toplantılar için aynı olacak şekilde hatırlamanız ve hatırlamanız önemlidir.
Bir Dosya veya Dokümanı Bir Takvim öğesine ekleme
Hayvanınızı veterinere götürmek veya yağınızı değiştirmek gibi bir randevu aldığınızı düşünelim ve her iki durumda da istediğiniz bir belge veya görüntünüz var demektirona bağlanmak için unutmadın.
Aşağıdaki örnekte, yağımız nihayet değişiyor ve bunun için bir kupon var. Kuponun çıktısını alıp önceden hatırlamaya çalışabilir veya randevuya ekleyebilirsiniz, böylece Outlook size hatırlattığında, kupon orada olduğundan düşünürken yazdırabilirsiniz.
Bunu yapmak için, "Dosya Ekle" yi tıklamak ve daha sonra kaydedilen yere gözatmak istiyorsunuz. Dosyayı olduğu gibi ekleyebilir, metni satır içi yapıştırabilir veya dosyanın konumunu köprü olarak ekleyebilirsiniz. Bu durumda, PDF'yi olduğu gibi takacağız.
Elbette, bir iş toplantısı için belgeleri paylaşmanız, öğrencilere çalışma materyali göndermeniz veya durumun tamamlayıcı bilgiler için arayabileceği durumlar için çok yararlı bir özellik olacak.
Takvimleri Yönetme ve Paylaşma
Takvimleri yönetme size iki şeyi gerçekleştirmenize izin verir. Takvimleri çeşitli kaynaklardan açabilir ve takvim grupları oluşturabilir ve kaydedebilirsiniz.
"Takvimi Aç" düğmesini tıklarsanız İnternet'ten birkaç kaynaktan bir takvim oluşturabilir veya boş bir takvim oluşturabilirsiniz. Boş bir takvim oluşturmanın bir avantajı, iş ve ev hayatınızı ayrı tutabilmenizdir.
Aşağıdaki ekran görüntüsünde, birkaç takvim oluşturulduğunu ve ayrıca iş için özel bir grup oluşturduklarını görürsünüz. Aslında olayları bir takvimden diğerine sürükleyebilirsiniz;göstermek için seçtiğimiz iki takvimde haftalık bir toplantı için nasıl bir giriş yaptığımızı görüyorsunuz.
Takvimler arasında etkinlikleri sürükleyebilmek, sonradan bir randevu veya toplantı ekleyerek geçirdiyseniz, daha sonra farklı bir takvime ihtiyaç duyduğunuza karar verirseniz, etkinlikleri yeniden oluşturmanız gerekmez demektir.
Sonunda, bir takvime e-posta gönderebilme olanağı olsa da, oldukça açıklayıcı olması gereken takvimleri paylaşabilirsiniz. Bunu bir önceki makalede kısaca açıkladık, bunu gerçekleştirmenin başka bir yolu. Aşağıdaki ekran görüntüsünde, bu seçeneği kullandığınızda neler olduğunu göreceksiniz.
Hangi takımı paylaşacağınızı, tarih aralığını( tek bir günden tüm takvime kadar), ayrıntıların paylaşılacağını( basit kullanılabilirlik, sınırlı ve tam ayrıntılar) belirleyebilir ve daha sonra kullanabileceğiniz birkaç Gelişmiş seçenek bulabilirsiniz.
Bu şekilde paylaşmak, size gönderilen takvimleri entegre etmenin yanı sıra diğer Outlook kullanıcılarıyla takvim bilgilerinizi hızlı, kolay ve sorunsuz bir şekilde yayabileceğiniz anlamına gelir.
Takvim Seçenekleri
Sıralamak için epeyce takvim seçeneği var( epeyce değilse de e-postayla).Bu seçeneklerin çoğunun takvimi profesyonel ve kişisel ihtiyaçlarınızla daha etkili çalışacak şekilde yapılandırması amaçlanmıştır.
Örneğin, çalışma saatlerinizi değiştirebilir, hafta çalışabilir, tatil ekleyebilir, saat dilimini değiştirebilir, varsayılan rengi ayarlayabilir ve hatta Fahrenheit ve Celsius arasında seçim yapabilirsiniz. Boş vakitlerinde onlarla birlikte çalışın ve sizin için en iyi olanı deneyin.
Outlook'taki takvim özellikleri en üst düzeydedir ve merkezi bir Exchange sunucusuyla bir kuruluşta çalışıyorsanız büyük olasılıkla paylaşılan takvimlerde nasıl işbirliği yapabileceğiniz, olayları görebilir ve daha pek çok şey hakkında bilgi sahibisinizdir. Tüm bunlar, ek yerel güç ve rahatlık için kendi yerel Outlook kurulumunuzda kesintisiz çalışır.
Evde aynı programda pek çok özellik içeren bir takvim olması güzel bir şey. Bir e-posta uygulamasından takvim uygulamanıza geçmeye gerek yoktur, etkinlikleri planlayabilir ve katılımcıları fare düğmesinin birkaç tıklamayla ve daha fazlasına hızlıca davet edebilirsiniz.
Ancak, bizden konuşmak yeterlidir. Neden şimdi senden haber almıyoruz? Düşüncelerinizi bize bildirin veya görüşlerini forumumuzda ödünç verin.