4Aug
Çoğumuz örgütlenme ve üretkenlik istiyor. Zaten Microsoft Office'i kullanıyorsanız, o özlemi değerlendirmek için en iyi aracı zaten buluyorsunuz: Outlook 2013.
Outlook birçok organizasyonda bariz olan e-posta becerileri için hayati önem taşır ancak takvimlendirme, görevler ve rehber yetenekleridir. Tipik bir şirket Outlook'u bir Exchange sunucusuna bağlayabilir ve herkes aynı adres defteri ve takvimlerini paylaşabilir, bu da kurumsal düzeyde işbirliği için mükemmel bir araçtır.
Ne yazık ki, çoğu insan evinde kurulmuş bir Exchange sunucusuna sahip değil ve muhtemelen bunun ne olduğunu bile bilmiyor. Ancak, Outlook, evdeki bilgisayarınızda da olduğu gibi çalışıyor ve e-posta, görevler, randevular, adres defterleri ve çok daha fazlası gibi güçlü bir verimlilik aracı haline getiren tüm özellikleri sağlamaya devam edecek!
Outlook ile Çalışma - Bir Minik Astar
Outlook, ilk açtığınızda sizi kamaştırmayacak. Tüm niyet ve amaçlar için, Microsoft Office ekosisteminde başka bir uygulama ve bu nedenle, epeyce tanıdık öğeler olacak.
Diğer popüler Office uygulamalarının aksine, Outlook büyük ölçüde kendi farklı işlevleri etrafında inşa edilir - Word öncelikle metin belgeleri oluşturmak için, Excel hepsi elektronik tablolar, PowerPoint sunumları - ama Outlook pek çok şapka uygulamasıdır.
Outlook'un varsayılan görünümü gelen kutudur, üstte Şablon vardır ve ekran alanı kaydetmek için bu görünümde gizlenmiştir.
Onları sevmek ya da nefret etmek, Kurdeleler Office genelinde her yerde. Varlığının göreli yararları üzerine gitmek için daha fazla zaman harcamak zorunda değiliz, tabii ki burada kalmaya hazırlanıyorlar. Buna göre, şeridi hızla gizlemek veya göstermek istiyorsanız CTRL + F1 tuşlarını kullanın.
Üstteki menü işlevlerinden herhangi birini tıklarsanız Şerit gösterilir ve işlevleri ve araçları seçebilirsiniz.Şerit'in kalmasını istiyorsanız, "CTRL + F1" tuşunu kullanabilir veya sağ alt köşedeki küçük sıkıştırma simgesini tıklayabilirsiniz.
Şeritteki Ana Sayfa sekmesi, bulunduğunuz moda bağlı olarak bağlamsal olarak değişir. Yukarıdaki ekran görüntüsünde Posta seçeneklerimizi görüyoruz.
Aşağıda, Ana Sayfa sekmesi Takvim seçeneklerini yansıtacak şekilde değişmiştir. Unutmayın, şerit sabitlenmiştir, böylece itme çubuğu tekrar daraltmak( veya "CTRL + F1" kullanırsanız) için bir ok olarak değişmiştir.
Kalan Şerit sekmeleri - Gönderme / Alma, Klasör, Görünüm ve tabii ki Dosya - içinde bulunduğunuz modda büyük ölçüde tutarlıdır. Bir sonraki bölümde bunların hepsine daha yakından bakacağız.
Modlar arasında nasıl hareket edeceğinize ve görünümünüzü nasıl değiştireceğinize hızlı bir göz atalım. Sol kenar boyunca, klasör bölmesini görüyorsunuz. Bu bölmenin alt kısmında Outlook'un kısayollarını modlarına görebilirsiniz. Bu örnekte, Gelen Kutusu, Takvim, Kişiler, Görevler ve benzeri simgeler görüyorsunuz.
Gezinme bölmesinin üst kısmındaki oku tıklarsanız, e-posta hesabınızın klasör ağacını görüntüleyen bölmeyi genişletir.
Benzer şekilde, Takvim moduna geçerseniz, uygulanabilir görünümü klasör bölmesinde göreceksiniz.
Notlar, Klasörler ve Outlook kısayolları gibi başka Outlook modlarına erişmek için üç noktayı tıklayın."Gezinme Seçenekleri" ni seçin ve gezinme öğelerinin görünme sırasını değiştirebilirsiniz.
"Kompakt Navigasyon" özelliğini kapatmak, daha büyük özünürlük ekranlarına sahip kullanıcılara hitap edecektir. Kaç tane öğenin göründüğünü ve gösterileceğini de artırabilir veya azaltabilirsiniz.
Gönder / Al
Gönderme / Alma sekmesi özellikle Gelen Kutusu işlevlerine yöneliktir, ancak aynı işlevselliğe sahip olmamasına rağmen diğer modlarda( Takvim, Görevler vb.) De görünecektir.
Örneğin, Sunucu bölümünden kaçınan Takvim'in Gönder / Al sekmesini görüyoruz.
Kullanmakta olduğunuz posta protokolü türüne bağlı olarak( ilk ekran görüntüsünde, bir IMAP hesabı ile çalışıyoruz), yalnızca başlıkları indirme veya indirmek üzere iletileri işaretleme / işareti kaldırma olanağınız olabilir veya olmayabilir.
Gönderme / Alma seçenekleri, e-posta hesaplarınızı nasıl kurduğunuza bağlıdır, ancak kısa sürede özetlenebilir: IMAP'ı öneririz.
Klasör
Genel olarak, Klasör sekmesi, Takvim'in dikkate değer istisnası dışında tüm modlarda oldukça tutarlıdır. Aşağıda, her türlü klasör yönetimini yapmanıza olanak tanıyan Gelen Kutusu Klasörü sekmesini görüyorsunuz( bir IMAP hesabı kullanmıyorsanız o zaman IMAP sekmesini göremezsiniz).
Otomatik Arşiv Ayarları düğmesi, gelen kutunuzun eski postaları nasıl otomatik olarak arşivlediğini gerçekten etkilemediğinden biraz kafa karıştırıcıdır. Posta alanınızı küçük ve kolay yönetmek istiyorsanız, seçenekleri açmanız ve oradaki Otomatik Arşiv ayarına katılmanız gerekir. Seçenekler'i açın ve "Gelişmiş" kategorisini seçin.
Otomatik Arşiv seçeneğini bulduktan sonra Şeritten aldığınızdan çok daha yararlı bir diyalog açmak için "Otomatik Arşiv Ayarları. .." düğmesini tıklayın.
Belirttiğimiz gibi, Klasör sekmelerinin çoğu takvim özel işlevlerine hitap eden Takvim dışında Outlook'ta oldukça tutarlıdır.Örneğin, klasörleri kopyalamaz veya taşmazsınız, takvimleri kopyalamanız veya taşımanız vb.
Çoğunlukla, gelen kutunuzla ilgili olarak çok sayıda klasör yönetimi yapacaksınız, zira iyi bir klasör yapısı ve organizasyonunuz yoksa açıkça e-posta hızla hantal ve ezici hale gelebilir.
View
Görünüm seçenekleri aşağıdaki temel fonksiyonları içerir. Bu, Gelen Kutusu'ndan görüldüğü şekliyle Görünüm sekmesidir.
Hatırlatıcılarınızı kontrol etmek için herhangi birini hatırlatan Hatırlatıcı Penceresi düğmesini unutmayın; biri kaçırdıysanız veya başkasını kaçırdıysanız gibi. Gösterilen herhangi bir hatırlatıcı varsa, her birini yok saymayı, erteleme düğmesini tıklamayı veya her şeyi bir defada kaldırmayı seçebilirsin.
Diğer Görünüm sekmeleri moda göre değişir. Aşağıdakiler, mevcut görünüm, düzenleme, renk ve düzen değiştirme yeteneğini ekleyen Takvim'e atfedilir. Yine, Düzen Bölümü, Outlook'ta aynı şeyleri yapar, ancak evrensel olmadığını unutmamak önemlidir; dolayısıyla, Görevler veya Takvim veya E-posta modlarında etkinleştirdiğiniz şey tüm uygulama boyunca çoğaltılamaz.
Ayrıca, Düzenleme bölümüne dikkat etmek önemlidir. Düzenleme bölümü Tasks modunda nasıl göründüğünü gösteriyor. Maksimum etki için Görevler görünümünü nasıl sıralayabileceğinizi ve değiştirebileceğinizi göreceksiniz.
Tercihlerinize göre Görünüm sekmesini kullanarak, bilgiyi zaman içinde arttıkça ve geliştikçe hızlıca kesip sıralamanıza izin verecektir. Takviminiz boş kalmaz, görevleriniz çoğalır, posta yığılır ve bu nedenle farklı düzenlemeler ve düzenler kullanmak, körü körüne koşuşturmak yerine daha üretken olmanıza yardımcı olabilir.
İşlev Şeritleri
Şimdi, seçeneklerinizin işleve ne şekilde değiştiğini tartışalım.İşte temel bir e-posta iletisine dokunmanız, eklentiler eklemeniz, etiketler eklemeniz ve metninizi biçimlendirmeniz için gereken her şey var. Aşırı derecede karmaşık bir şey yok ve inanılmaz bir e-posta mesajı üretebilmelisiniz.
Bunu bir görevi başlatarak veya açarak erişilebilen Görev Şeridine kıyasla. Mesaj Şeridinden ne kadar farklı olduğunu not etmek için biraz zaman ayırın.
Bunu Insert( Ekle) sekmesiyle karşılaştırın. Ekle sekmesi Outlook'ta statiktir, mesajınızın, görevin, takvim etkinliğinizin içeriğini, aynı seçenekleri ve işlevleri kullanarak etkileyebilirsiniz.
E-posta mesajları, pek çok yararlı özelliği olan bir Seçenekler sekmesi ekler. Temaları ötesinde, sizin için yararlı olabilecek veya olmayabilir, BCC( kör karbon kopyası, e-posta üstbilgisinde alıcıları gizlemek istediğiniz zamanlar için) seçeneği ve İzleme işlevleri var. Genel olarak, kritik öneme sahip hiçbir şey yok, ancak bir teslimat istemek veya makbuz okumak isterseniz, Seçenekler sekmesi gitmek için bir yer.
Format Metin sekmesi, hangi işle uğraştığınızın bağımsız olarak aynıdır ve konuşacak çok şey yoktur. Bu sekme, Word'de bulunan biçimlendirme işlevleriyle çarpıcı bir benzerlik taşır; bu nedenle, Word'ü belgeleri yazmak ve biçimlendirmek için kullanırsanız, bu denetimler büyük olasılıkla sizin için aşina olacaktır.
Sonunda, İnceleme sekmesi "tamamında olduğu halde" sekmesidir. Yazım ve dilbilgisini kontrol etmek, daha iyi bir kelime bulmak ve yalnızca e-posta /task/ toplantıda kaç sözcük olduğunu öğrenmek için bu sekmenin prova araçlarını kullanabilirsiniz.
Gözden Geçirme sekmesi, Outlook uygulaması boyunca aynıdır. Dil işlevleri içerdiğine dikkat edin, burada dil tercihlerinizi ve prova tercihlerini ayarlayabilirsiniz. Ayrıca yabancı bir eşle anlaştıysanız veya birisi başka bir dilde biraz metin gönderirse gibi öğeleri çevirebilirsiniz.
Bu, Outlook'taki diğer işlevlere büyük ölçüde uygundur. Açıkçası, çok fazla detay atladık, ancak şerit sisteminin doğasını anladığınızda bunu hissediyoruz. Bir işlevi kullanmak istediğinizde, onu nereden bulacağınızı biliyorsunuzdur.
E-posta Hesabınızı Otomatik Olarak ve Manuel Olarak Ayarlama
Bir e-posta hesabının ayarını otomatik ve el ile kısaca tartışalım. Outlook'u ilk başlattığınızda, bir hesap kurmanız hata veriyor.
Bir seçeneğiniz var, Outlook'u hemen bir e-posta hesabıyla ayarlayabilir veya bu bölümü atlayabilir ve daha sonra bir hesap ekleyebilirsiniz.
"Hayır" ı seçerseniz, temelde size Outlook'un en az bir e-posta hesabı olmaksızın zayıf olduğunu söyleyecek bir uyarı mesajı gelir. Elbette, görevleri, notları, takvim ve diğer şeyleri izlemek için kullanabilirsin ancak Outlook gerçekten e-posta merkezli bir deneyim.
Bunu göz önünde bulundurarak, Outlook'u bir e-posta hesabı ile kuracağız. Başlangıçta bunu otomatik olarak yapmayı deneyebilirsiniz, burada hesabınız hakkında bazı önemli bilgiler gireceksiniz ve uygulama ayarları otomatik olarak algılamaya çalışacaktır.
Bazen bu işe yarıyor, değil mi? Eğer öyleyse, o zaman kazanırsınız ve bir sonraki bölüme atlayabilirsiniz. Değilse veya ek bir sunucu türü oluşturmanız gerektiğini biliyorsanız "Manuel kurulum" seçeneğini seçin ve devam etmek için "İleri" ye tıklayın.
Kolaylık uğruna, otomatik yöntemi kullanarak önceden hazırlanmış bir hesap oluştururuz. Manuel yöntemleri biraz anlatacağız. Bir hesabı manuel olarak ayarlamanız gerekiyorsa, o bölüme geçmenizi öneririz. Bu arada, yalnızca bir Outlook.com hesabı kullandık, şifremi verdik ve aşağıdaki sonucu gördünüz.
Bir Outlook.com kullanmak, kolay bir çıkış yoludur, eğer Microsoft dışındaki bir posta kurmak isterseniz, muhtemelen el ile yapılandırmanız gerekir. Bunu nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, Outlook'u belirli e-postanızla nasıl kuracağınızı aramanızı öneririz.
Bu, kolay örnekte, "Bitir" i tıkladığımızı ve Outlook'un parlak, yeni gelen kutusumuza açıldığını söyledi.
Manuel Hesap Kurulumu
Outlook'un temel özellikleri hakkında oldukça iyi bir kavrayışa sahip olduğunuza göre, geri dönüp başka e-posta hesaplarını nasıl oluşturacağınızı tartışalım. Başka insanlar gibi olduğunuz ve iki veya daha fazla e-posta hesabınız olması için iyi bir şans var. Neyse ki, Outlook'u POP ve IMAP dahil birçok farklı e-posta hesabıyla çalışacak şekilde ayarlayabilir ve kişisel olarak idare edebileceğiniz kadar çok hesaba sahip olabilirsiniz.
POP ve IMAP?
Peki, POP ve IMAP hakkında konuşmak ne demektir?
POP veya Postane Protokolü sonsuza dek olmuş ve ISP tarafından sağlanan e-postanıza bağlanmak için e-posta istemcisi kullandıysanız veya e-posta istemcisini e-postanıza bir web postası hizmetinden getirirseniz, olasılıklar POP kullanarak bağlantınız olabilir mi? POP, mesajlarınızı indirmek için harika.
Hesabınızı IMAP ile çalışacak şekilde ayarladıysanız, Outlook, çevrimiçi klasör yapınızı kopyalar ve yalnızca bir kerede birkaç hafta e-posta değerini eşitleyecektir. E-postanız sunucudan kaldırılmayacak ve sadece ileti başlıklarını indirmeyi tercih edebilirsiniz. Bu, klasörlerinizde 1000'lerce ileti varsa olağanüstü bir şey.
Yani eski haline gelen POP ve e-postanıza bir papaza çekmek gibi bir şeyiniz varsa ve daha sonra aynı gelen kutusunu çevrimiçi ve çevrimdışı korumak istiyorsanız daha rafine, modern ve daha uygun olan IMAP var.
Dediğimiz gibi, IMAP'ın çok üstün bir yöntem olduğunu düşünüyoruz.
Birden Fazla E-posta Hesabı Ekleme ve Yönetme
Outlook'ta birden fazla e-posta hesabı ekleme ve yönetme çok basittir. Yeni bir e-posta hesabı eklemek istiyorsanız Şeritte "Dosya" sekmesini tıklayın ve "Hesap Ekle" yi tıklayın. Otomatik Hesap Ayarları ekranı görünecektir. Hesabınızı manuel olarak ayarlamak istiyorsanız "Manuel kurulum" u seçin ve "İleri" ye tıklayın.
Daha önce de belirttiğimiz gibi, hesap türleri arasındaki seçiminiz muhtemelen POP veya IMAP olacaktır ve hesabınızı bir tane olarak ayarlayın.veya diğeri genellikle e-posta sağlayıcınız tarafından ayrıntılandırılacaktır. Yani, Gmail veya Yahoo! , hatta İnternet servis sağlayıcınızın size verdiği e-postayı kullanırsanız Outlook'ta kullanmanız gereken özel talimatlar ve ayarlar için onlara veya İnternet'e danışmalısınız.
Öte yandan, Outlook.com veya diğer Exchange ActiveSync türü hizmet kullanıyorsanız, bilgilerin sağlanması oldukça basit olacaktır.
Hesaplarınızı ekledikten sonra, bunları yönetmek zorunda kaldıysanız, başa çıkmak istediğiniz hesabı, Dosya sekmesinde bulunan Hesap Bilgisi sayfasının üst kısmındaki açılır seçici'den seçebilirsiniz.
"Hesap Ayarları" ve "Hesap Ayarları" nı tekrar tıklayın. Ortaya çıkan pencereden, yeni bir hesap oluşturabilir, geçerli bir hesabı onarabilir, kaldırabilir, hesabı varsayılan olarak ayarlayabilir( birden fazla hesabınız varsa) ve gerekirse ayarları değiştirebilirsiniz.
Burada bir Outlook.com hesabının ayarlarını görüyoruz. Yapabileceğimiz fazla bir şey yok, ancak son zamanlarda şifrenizi değiştirdiyseniz, bunu hemen burada düzeltebilirsiniz.
Aşağıda, Google tarafından sağlanan ayarlara göre elle yapılandırılan bir IMAP kurulumu bulunmaktadır.
Oradayken orada çok daha fazla şey oluyor ve sunucu bağlantı noktaları ile keman yapmak için "Daha Fazla Ayarlar. .." yazmamız gerekiyor.
Unutmayın, sadece bir kere böyle şeyler yapmanız ve sonra unutmanız gerekir. Siz daha sonra bir şifre değiştirmediyseniz veya bir hesap eklemek / kaldırmak istemiyorsanız, e-posta hesabı ayarlarıyla yaptığınız iş gerçekten de bitmiştir.
Outlook'a Gmail IMAP hesapları ekleme hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, size yardımcı olacak kullanışlı küçük bir rehberimiz var.
Hazır, Ayarla, E-posta!
Sadece Gmail'i veya sadece Yahoo'yu kullanarak memnun olabilirsiniz! Kişisel, profesyonel ve / veya iş hesabı gibi birkaç e-posta hesabı kullanıyorsanız günlük kullanım için posta; Outlook gibi bir posta istemcisine sahipseniz, hesaplar arasında geçiş yapmayı, randevuları takviminize takmayı veya görevleri yönetmeyi ortadan kaldırabilirsiniz..
Gerçek, canlı ve hepsi bir arada verimlilik sağlayan bir çözüm ve Microsoft'un Office paketindeki yenilenmesi göz önüne alındığında, birçok kullanıcının günlük rutinlerinin önemli bir parçası olmayı sürdürüyor.
'yi Kullanarak Outlook'a Gmail Hesabınızı Ekleme E-posta hesaplarınız kurulduktan ve hazır olduktan sonra, Outlook'u kullanmaya başlayabilir ve tüm işlevlerini keşfedebilirsiniz. Muhtemelen kullanımı oldukça kolay bulacaksınız ve How-to Geek'in daha önceki makalelerle size yardımcı olabileceği veya tartışma forumumuza basitçe sorarak yardımcı olabileceği çok şey var.