5Aug
Bu konuk makalesi Askar tarafından yazılmıştır, DemoGeek teknoloji sitesinin ardındaki geek.
Bir ekip üzerinde çalışıyorsanız veya müşterilerinizle ilgileniyorsanız, belgelerinizdeki bilgilerin doğru kitleye ulaşması ve bilgilerin gizliliğine saygı duyulması için belgelerinizi doğru şekilde dağıttığınızdan emin olabilirsiniz.
Word 2007, bir grup kişiye veya belirli güvenilirlik faktörüne sahip herhangi bir kişiye düzgün bir şekilde dağıtım için Word belgenizi resmi olarak hazırlayabileceğiniz bir özellik taşır.
Hazırlık
Word 2007'yi başlatın ve belgeyi istediğiniz şekilde yaratın.
Belgeden memnun kaldınız ve dağıtmaya hazır olduğunuzda, e-posta uygulamasına basmadan önce duraklatın ve belgeyi dağıtım için hazır hale getirmek için bu basit adımları takip edin. Bu adımların izole edildiğini unutmayın; bunun anlamı, takip etmek istediğiniz adımları seçip seçebilmenizdir.
Ofis Düğmesi 'yi tıklayın ve " Hazırlayın " menü seçeneğini tıklayın. Görmen gereken 7 farklı seçenek vardır. Bu seçeneklerin her birini açıklayacağım, böylece dağıtım gereksinimleriniz için doğru seçenek kombinasyonunu seçip seçebilirsiniz.
Belge Özellikleri
İlk listede belge ile ilgili meta veri bilgilerini girebileceğiniz " Özellikleri" seçeneği bulunur.
Belge yazarının, unvanın, konu başlığının, anahtar kelimenin, kategorinin, durumun ve yorumların adını girebilirsiniz.
Bunlardan bazıları Dosyası & gt; & gt; Özellikleri iletişim kutusu.
Belgeyi tamamladıktan sonra bu özellikleri göremezsiniz ancak o zamana kadar özellikleri başkaları için açıp açmadan önce bir fikir sahibi olmanız için belgenizle ilişkilendirebilirsiniz.
Belgeyi İnceleyin
Listedeki ikinci seçenek " Belgeyi İncelemek " seçeneğidir. Belgenizi dağıtma hazırlığının bir parçası olarak belgeyi yorumları, düzeltmeleri, revizyon işaretlerini, mürekkep açıklama belgelerini inceleyebilirsiniz. Gizli meta veriler ya da belge ile kaydedilmiş herhangi bir kişisel bilgiyi inceleyebilirsiniz. Belgeyle depolanan özel XML verilerini inceleyebilirsiniz.Üstbilgi, altbilgi ve herhangi bir filigran için herhangi bir bilgiyi de inceleyebilirsiniz. Son olarak, belgedeki gizli metinleri de inceleyebilirsiniz.
Dokümanı dağıtmadan önce emin olmak istediğiniz denetim seçeneklerini seçin ve " Inspect " düğmesine tıkladığınızda Word, belgeyi inceler ve denetimi sırasında bulduğu herhangi bir öğeyi size bildirecektir.
Dikkat etmeniz gereken öğeler bir ünlem işaretiyle işaretlenecek ve isterseniz tekrar incelemeyi seçebilirsiniz.
Şifreleme Belgesi
Üçüncü olarak, " Şifreleme Belgesi " seçeneği. Dokümanın yalnızca güvendiğiniz bazı insanlar tarafından görüntülenmesini istiyorsanız bu seçeneği belirleyin. Belgeyi seçtiğiniz bir şifreyle şifrelemenize izin verir ve kullanıcı belgeyi görüntülemek için bu şifreyi girmeniz gerekir.
Gruba dağıtabileceğiniz bir parola seçin. Benim tavsiyem kişisel olarak kullandığınız bir şifreyi değil, kimsenin onu çevrimiçi hesaplarınıza ya da şahsen kullandığınız hassas hesapları izlemek için kullanabileceği bir şifre seçmemektir.
Parolayı bir kez daha onaylayın. Parolalar büyük / kük harf duyarlıdır ve unuttuysanız ve parolanızı unuttuysanız dosyayı açmanın bir yolu olmadığından, parolanızı kurtarmanın hiçbir yolu olmadığı için parolanızı korumayı / hatırlamayı unutmayın.
Bir kere şifrelendikten sonra menü seçeneğinin, bu belgenin şifrelendiğini belirtmek için biraz arka plan rengine sahip olduğunu görebilmeniz gerekir.
Dağıtım grubundaki kişiler şifrelenmiş bir belgeyi açmaya çalıştıklarında bir şifre girmeniz istenir.
Parola olmadan belgeyi hiç açamazlar.
Restrict Permission
Dördüncü listedeki " Restrict Permission " seçeneği. Kullanıcıların dokümanla neler yapabileceğini kısıtlamak için "İzin Kısıtla" seçeneğini kullanabilirsiniz. Doküman hassassa, belgeyi düzenleme, kopyalama ve yazdırma işlemlerini kısıtlamak için "İzinleri Kısıtla" seçeneğini kullanabilirsiniz.
Restrict Permission, kısıtlamaları uygulamak için Windows Rights Management istemcisini kullanır.
Windows Rights Management aracını kurmanız istenebilir. Endişelenmeyin, devam edin ve yükleyin, güvenilir kaynaktan. Kurulduktan sonra insanların dokümanla neler yapabileceklerini yapılandırabilmelisiniz.
Dijital İmza Ekleyin
Beşinci olarak " Dijital İmza Ekle" seçeneği. Dijital İmzalar belgenin bütünlüğünü sağlar. Dijital İmzaları bir kağıt imzası olarak düşünün, ancak kolaylık sağlamak için elektronik olarak yapın. Bir belgenin dijital imzası varsa, belgenin bütünlüğünü ve güveni ifade eder. Belgeyi çok geniş bir kitley grubuna dağıtıyorsanız, bu kullanışlı olacaktır.
" Dijital İmza Ekle" seçeneğini tıklattığınızda Word, Office Marketplace'de Dijital İmza sağlayıcılarını aramak için yukarıdaki iletişim kutusunu soracaktır.
Office Online Marketplace'te belgeyi imzalamak için kullanabileceğiniz bir Dijital İmza sağlayıcı bulmanız gerekir.
Uyumluluk Denetleyicisini Çalıştır
Önce " Çalıştırma Uyumluluğu Denetleyicisi " son seçeneğine geçelim. Word 2007'ye özgü herhangi bir özellik kullandıysanız ve izleyicilerinizin Word'ün eski sürümlerini kullanıyor olabileceğinden şüpheleniyorsanız, belgenizin tümünün izleyicisi tarafından okunabildiğinden emin olmak için Uyumluluk Denetleyicisini çalıştırmak isteyebilirsiniz.
Word 2007 önceden tanımlanmış bir uyumluluk denetimleri kümesi çalıştırır ve herhangi bir uyumluluk sorunu bulursa yukarıdaki iletişim kutusunda listeleyecektir, değilse belgeyi dağıtmadan önce son adıma geçmeniz iyi olur.
Son Olarak İşaretle
Bu, belgeyi gruba dağıtmadan önce takip etmek istediğiniz son adım olmalı.Adın belirttiği gibi bu eylem belgenin dağıtım için hazırlandığı şekilde işaretlenecektir.
Bu, belgede önemli değişiklikler yaptığı için, belgeyi nihai olarak işaretlemek istediğinizden emin olmanız istenir.
Bir belge Nihai olarak işaretlendiğinde belge düzenlenemez ve herhangi bir prova okuması, yorum vb. Ile temizlenir.
Sona eren Belgeler durum çubuğunda kağıda lastik bir damga gibi benzeyen yeni bir simge elde eder.
Dağıtım için hazırlanmış bir belge edinmek, bir belgeyi geniş bir gruba dağıtırken yaptığınız belirgin hatalarından kaçınmanıza yardımcı olabilir. Tüm adımları izlemek zorunda değilsiniz;bunun yerine hangisini / tercihini seçip seçebilirsiniz. Word 2007, dağıtım için bir belge hazırlarken yapmanız gerekenleri yapmak için yeterince esnektir.
Umarım bunu kullanışlı bulursunuz ve Umarım dağıtımdan önce bir belgeyi düzgün bir şekilde son haline getirmek için Word 2007'nin yeteneğinden yararlanabilirsiniz. Herhangi bir sorunuz veya yorumunuz varsa lütfen yorumlarınızda bana bildirin.