17Aug
Söz verdiğimiz "kağıtsız ofis" hiç bir zaman birçok kişiye ulaşamıyor gibi görünüyor. Ancak gerçek şu ki, kağıtsız bir ofis bugün buradan yararlanmak isterseniz buradadır.
E-postalarınızı, web sayfalarınızı ve diğer belgelerinizi hala yazdıran birisiyseniz, şimdi durabilirsiniz. Bilgilerinizi takip etmek ve daha hızlı erişmek için daha iyi yollar vardır - sonuçta, fiziksel kağıt parçaları ile ilgili kelimeleri arayamazsınız.
Baskıya Karşı Durum
Baskı, ucuz mürekkep püskürtmeli yazıcı kaçınılmaz olarak başarısız olduğunda pahalı ve mürekkep püskürtmeli, sıklıkla pahalı mürekkep kartuşları, yazıcı kağıdı ve yeni yazıcılar gerektirir. Bütün bu kağıt düzgün bir şekilde organize edilmesi gereken dağınık hale gelir veya aradığınızı asla bulamazsınız. Ofisinizden uzaktayken ona erişemezsiniz, onu arayamazsınız ve sadece bir kopyanız var, bu yüzden başınıza bir şey olursa başın derttedir.
Baskılar, bilgisayarlar masalara bağlı olarak oturan ağır tuğlalar olduğunda gerekliydi. Artık ceplerimizdeki bilgisayarlarla, bir kağıt parçasının büyüklüğüne yaklaşabilecek tabletlerle ve tüm dosyalarınızı yedekleyebilecek ve tüm cihazlarınız arasında senkronize edebilecek bulut servisleriyle dolaşıyoruz. Kopyalanan belgeleri içerdikleri kelimeyle arayabilirsiniz, böylece karmaşık bir dosyalama sistemi kurup ana bilginiz olmayacaktır.
Nasıl Yazdırmamız
Geekslerin baskı işlemini çok uzun süre önce durdurmuş olabilmesine rağmen, hala düzenli olarak e-posta ve web sayfaları yazdıran birçok kişi var. Yazıcıdan uzaklaşmanıza ve mantıklı bilgileri yeni bir şekilde kaydetme ve düzenleme yolunda size yardımcı olacak bazı ipuçları sunmaya çalışacağız.
- Dijital Dosya Dolabı Oluşturma : Önce, onları yazdırmak yerine nereye kaydedeceğinize karar vermek istersiniz. Her şeyi kaydettiğiniz yerde tutarlı bir yer tutmanıza yardımcı olur. Bulunduğunuz tüm cihazlarda senkronize edilen bazı tür bulut hizmeti öneririz; böylece onlara PC'nizin yanı sıra akıllı telefonlarda ve tabletlerde erişebilirsiniz. Birçok kişi Evernote'u tüm notları ve belgeleri için arşivi olarak kullanıyor ancak Dropbox, Google Drive veya Microsoft OneDrive gibi bir bulut depolama servisine de kaydolmayı seçebilirsiniz. Yerel saklamayı gerçekten tercih ederseniz, dosyalarınızı bilgisayarınızdaki tek bir klasöre kaydedebilirsiniz - ancak yedeklediğinizden emin olun. Başka cihazlarda görmek isterseniz dosyaları elle diğer cihazlarınıza kopyalamanız gerekeceğinden, bu daha kolay olmayacaktır.
- PDF'ye Yazdır : Makbuz, belge, e-posta veya web sayfası olsun, yazdırmak isteyebileceğiniz herhangi bir şey bir PDF dosyasına yazdırılabilir.Öncelikle, Windows bilgisayarınıza bir PDF yazıcı yüklemeniz gerekir. Daha sonra sanal PDF yazıcısını seçerek normal olarak yazdırma işlemine gidebilirsiniz. Evernote veya Dropbox gibi bir şeyde saklayabileceğiniz bir dosya edineceksiniz.
- Yazdırma E-postaları : E-postalar aynı şekilde PDF'ye yazdırılabilir. Ayrıca( Gmail kullanıyorsanız) bunları oynatmayı deneyebilir veya bunları daha sonra kendilerine yönlendirebileceğiniz özel bir klasör veya etikete ekleyebilirsiniz. Bu e-postalara daha sonra bir e-posta istemcisiyle herhangi bir cihazdan erişebilirsiniz - baskıya gerek yoktur.
- Web Sayfalarını Yazdırma : Daha sonra başvurmak üzere web sayfalarını yazdırırsanız, bunun yerine bunları PDF'ye yazdırabilirsiniz. Bunları daha sonra görüntülemek için de yer imlerine ekleyebilirsiniz( yer imleriniz tüm cihazlarınız arasında senkronize edilebilir).Web sayfasını daha sonra okumak isterseniz, okumak istediğiniz bir liste oluşturmak için Pocket veya Instapaper gibi bir hizmet kullanın. Bunlar gibi hizmetler bir web sayfası alır, okunabilir, salt metin haline getirilir ve hatta web sayfasını daha sonra okuyup yazdırabilmeniz için mobil cihazlarda çevrimdışı olarak saklayabilir.
- Haritaları Yazdırma : GPS'li bir akıllı telefonunuz varsa haritaları basmanız gerekmez. Google Haritalar'ı kullanıyorsanız, Google Haritalar uygulamasında oturum açabilir ve bilgisayarınızdaki Google Haritalar web sitesinde yaptığınız aramaların bir listesini görüntüleyebilirsiniz. Elbette haritayı PDF'ye de yazdırabilirsiniz.
- Faks Gönderme Belgeleri : Bazı kireç haline getirilmiş eski işletmeler hala faks talep ediyor. Web üzerinden faks göndermek için HelloFax gibi bir hizmet kullanabilirsiniz. HelloFax, ayda beş ücretsiz faks sunar - ev kullanıcıları için yalnızca bazen bir iş fakslaması gereken fazla bir şey olmalıdır.
- Baskıda Belgeler Üzerinde Birisi Israr Ediyor : Maalesef bazı kuruluşlar basılı belgeler konusunda ısrarcı davranıyorlar. Bununla baş etmenin bir yanı yok. Bir PDF'yi e-posta ile almayacaklarını düşünüyorsanız, yazdırmanız gerekebilir.
- Eski Kağıt Dokümanlarınızla Yapmanız Gerekenler : Tüm eski kağıt belgelerinizi metodik olarak dijital sürümlere dönüştürmeye karar vermek yerine kağıtsız bir şekilde ilerlemeniz daha kolay, bu çok iş olabilir. Bununla birlikte, eski belgelerinizi bir tarayıcı ile PDF dosyalarına tarayabilirsiniz.
Dijital Dosyalarınızı Kullanma
Dijital çalışma alanınızda kağıtta bulunmayan bazı avantajlar var:
- Yedek : Dosyalarınızı Evernote, Dropbox, Google Drive veya SkyDrive gibi bir hizmetle depoladıysanız yedeklensin..Eviniz yanarsa, önemli belgelerinizi kaybetmeyeceksiniz.
- Arama : İhtiyacınız olan belgeleri dağ dağlarında elemeksizin bulmak için tüm elektronik belgelerinizde kolayca arama yapabilirsiniz. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive ve hatta Windows - hepsinin tam metin arama özellikleri var.
- Her Yerde Erişin : Makalelerinize bir PC'den, akıllı telefondan veya tabletten herhangi bir yerden erişebilirsiniz. Dışarıdaysanız ve bir şeyler ararsanız, eve gitmeden ve kağıtlarınızı kazarak yerine akıllı telefonunuzdan yapabilirsiniz.
- Karışıklık yok : Belgelerinizi depolamak, organize etmek, alan oluşturmak ve belgelerinizi açıklığa kavuşturmak hakkında endişelenmeniz gerekmez.
- Baskı Ücreti Yok: Pahalı mürekkep, ucuz yazıcılar ve yazıcı kağıdı yığınları satın almanız gerekmiyorsa, tasarruf edersiniz.
Elbette bazı belgeler çevrimiçi saklanması çok hassas olabilir. Böyle durumlarda şifrelemeyi her zaman kullanabilirsiniz - şifrelenmiş bir kapsayıcı oluşturun ve Dropbox, Google Drive veya SkyDrive gibi bir serviste saklayın.İnsanlar belgelerinize erişmeden önce şifreye ihtiyaç duyacaktır.
Resim Kredisi: Sarah Kolb-Williams Flickr'da, cellanr Flickr'da, jeremyfoo Flickr
'de