9Jul
Když víte, že budete mimo kancelář několik dní, můžete nastavit asistenta mimo kancelář, abyste odpověděli automaticky a umožnili lidem vědět, že jste si užívali dovolenou, když jsou v práci.
Chcete-li vytvořit odpověď mimo kancelář v aplikaci Outlook, vytvoříme šablonu e-mailu se zprávou, kterou chceme použít, a potom vytvoříme pravidlo, které odešle odpověď s touto zprávou na všechny e-maily, které obdržíme během určitého časového období.
POZNÁMKA: Outlook musí být otevřený pro spuštění pravidla a odeslání odpovědi mimo kancelář.Takže se ujistěte, že necháte počítač zapnutý a Outlook běží, když jste mimo kancelář.
Krok 1: Vytvořte šablonu zprávy
Chcete-li vytvořit šablonu zprávy v aplikaci Outlook, ujistěte se, že je aktivní karta "Domů" a klepněte na tlačítko Nový e-mail v sekci Nová.
Zadejte do zprávy zprávu, kterou chcete odeslat jako automatickou odpověď.Nezadávejte e-mailovou adresu nebo předmět. Poté klikněte na kartu "Soubor".
V seznamu možností na levé straně obrazovky zákulisních karet klikněte na možnost Uložit jako.
V dialogovém okně Uložit jako vyberte v rozevíracím seznamu "Uložit jako typ" položku "Šablona aplikace Outlook( *. oft)".
Jste převedeni do složky uživatelských šablon. Do pole "Název souboru" zadejte název šablony, přidržte příponu ".oft" a klikněte na tlačítko "Uložit".
Chcete-li kopírovat šablonu e-mailové odpovědi mimo kancelář na jiný počítač nebo jej zálohovat, je úplná cesta ke složce šablon uživatelů C: \ Users \ & lt; username & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Nahradit & lt; username & gt;s uživatelským jménem systému Windows.
Zavřete okno se zprávou kliknutím na tlačítko "X" v pravém horním rohu.
Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete uložit zprávu. Nemusíte, protože jste ji uložili jako šablonu, ale pokud chcete, můžete to udělat. Pokud chcete uložit koncept, klikněte na "Ano" nebo "Ne", pokud ne.
Druhý krok: Vytvořte pravidlo, které bude automaticky odpovídat na nové e-mailové zprávy
Nyní, když máme šablonu e-mailové odpovědi mimo kancelář, vytvoříme pravidlo pro použití šablony pro odpověď na všechny zprávy, které se dostanou během určitého časového období.Ujistěte se, že karta "Domov" je aktivní.
V sekci Přesun klepněte na tlačítko "Pravidla" a vyberte "Spravovat pravidla &Upozornění "z rozbalovací nabídky.
Klepnutím na kartu "Soubor" můžete otevřít obrazovku zákulisí.Ujistěte se, že obrazovka "Informace" je aktivní( v případě potřeby klepněte na "Info" vlevo) a poté klepněte na tlačítko "Spravovat pravidla &Alerts ".
V dialogovém okně Pravidla a upozornění zkontrolujte, zda je v rozbalovací nabídce "Aplikovat změny v této složce" vybrána e-mailová adresa, na kterou chcete toto pravidlo použít. Pokud chcete, aby se toto pravidlo vztahovalo na všechny účty v aplikaci Outlook, ukážeme vám, jak to udělat později v tomto článku. Klikněte na kartu "Pravidla e-mailu", pokud ještě není aktivní, a klikněte na tlačítko "Nové pravidlo".
Na první obrazovce dialogového okna Průvodce pravidly klikněte na "Použít pravidlo na zprávy, které obdržím" v části "Začněte z prázdného pravidla".Tato možnost je přidána do pole "Krok 2: Upravit popis pravidla( klikněte na podtrženou hodnotu)".Nelze upravovat tuto část pravidla, takže pokračujte kliknutím na tlačítko "Další".
Druhá obrazovka v dialogovém okně Průvodce pravidly umožňuje vybrat podmínky pro kontrolu, kdy obdržíte e-maily. Chcete-li odeslat mimo kancelářskou odpověď během určitého časového období, zaškrtněte políčko "přijaté v určitém časovém rozpětí" v poli "Krok 1: Vybrat podmínky".Podmínka je přidána do pole "Krok 2: Upravit popis pravidla( klikněte na podtrženou hodnotu)", stejně jako předtím, ale tentokrát je součástí popisu, který chcete upravit. Chcete-li přidat časové období, klikněte v poli Krok 2 na odkaz "v určitém časovém období".
V dialogovém okně Doručené datum zaškrtněte políčko "Po", klepněte na rozbalovací nabídku a klepněte na datum, po kterém chcete odeslat automatickou odpověď mimo kancelář.Pokud například chcete, aby vaše odeslání z kanceláře začalo být odesláno 8. února, zvolte 7. února pro datum Po.
Poté zaškrtněte políčko "Před" a vyberte datum z rozbalovacího seznamu Datum napravo od zaškrtávacího políčka Před. Datum, které vyberete, by mělo být den po ukončení odeslání odpovědi mimo kancelář.Pokud například chcete, aby byl 15. únor poslední den, kdy byla odeslána odpověď mimo kancelář, vyberte 16. února jako datum před datem.
Vybraná data jsou přidána do stavu v kroku 2.Klepnutím na tlačítko Další v dialogovém okně Průvodce pravidly pokračujte.
Na třetí obrazovce v dialogovém okně Průvodce pravidly zvolíte, co chcete dělat s příchozími e-maily během časového období.Chceme vám odpovědět na všechny e-maily pomocí šablony, kterou jsme vytvořili v první části, a proto zaškrtávame pole "odpověď pomocí konkrétní šablony" v poli "Krok 1: Vybrat akce".Chcete-li vybrat šablonu, kterou jsme vytvořili, klikněte na odkaz "konkrétní šablona" v poli "Krok 2: Upravit popis pravidla( klikněte na podtrženou hodnotu)".
V dialogovém okně Vybrat odpověď šablony vyberte "Šablony uživatele v systému souborů" z rozbalovací nabídky "Podívejte se na".
Vyberte šablonu, kterou jste vytvořili( v našem případě šablonu "Odpovědět mimo kancelář") a klikněte na tlačítko "Otevřít".
K vybrané akci je přidána plná cesta k vybrané šabloně.Chcete-li pokračovat, klikněte na tlačítko Další.
Ve čtvrté obrazovce Průvodce pravidly můžete vybrat výjimky, které chcete použít pro pravidlo, například pokud chcete vyloučit určité osoby nebo skupiny( "s výjimkou osob nebo veřejných skupin").Nebudeme přidávat žádné výjimky z našeho pravidla, tak klikněte na tlačítko "Další" a pokračujte.
Zadejte název pravidla v poli "Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla".Pole "Zapnout toto pravidlo" je ve výchozím nastavení zaškrtnuto, takže pravidlo bude automaticky zapnuto. Ale nebojte se. Neobjevuje se až po určeném termínu Po.
Nechceme spustit pravidlo o zprávách, které jsou již v doručené poště, takže nechte nezaškrtnuto políčko Spustit toto pravidlo nyní na zprávách již v doručené poště.Chcete-li toto pravidlo spustit na všech e-mailových účtech v aplikaci Outlook, zaškrtněte políčko "Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty".Klikněte na tlačítko "Dokončit".
Pravidlo je přidáno do seznamu. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno Pravidla a výstrahy.
Nyní, když vám někdo během zadaného data pošle e-mail, automaticky obdrží zprávu v šablonu e-mailu, kterou jste vytvořili.
Přestože odesílatel obdrží automatickou odpověď, že jste mimo kancelář, stále dostanete svůj e-mail s ikonou, která ukazuje, že byla odeslána automatická odpověď.Nicméně se můžete cítit oprávněně ignorovat, dokud se nevrátíte.
Po uplynutí časového období pro pravidlo se pravidlo nevztahuje na příchozí e-maily. Pravidlo však můžete stále vypnout. Chcete-li tak učinit, znovu otevřete dialogové okno Pravidla a upozornění, jak je popsáno výše, a zrušte zaškrtnutí políčka vlevo od pravidla v seznamu. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno.
Pokud použijete toto pravidlo k odeslání automatizované odpovědi mimo kancelář, odpověď se jednou odesílá každému odesílateli během jedné relace aplikace Outlook. Relace je, když otevřete aplikaci Outlook, dokud aplikaci ukončíte. To zabrání odesílání duplicitních odpovědí stejnému odesílateli, který vám pošle více zpráv. Aplikace Outlook sleduje, kteří obdrželi automatickou odpověď během každé relace, ale tento seznam je reset při ukončení aplikace Outlook. Takže nechte Outlook otevřený( neopouštějte a znovu otevřete), takže pravidlo bude spuštěno a automatická odpověď mimo kancelář bude odeslána každému, kdo vám posílá e-maily, a proto odesílatelé neobdrží více neúspěšných odpovědí.