1Sep
At organisere og holde styr på mange e-mails på kontoret hver dag kan være et job for sig selv. I dag tager vi et kig på brugen af farvekoder for at gøre det nemmere at identificere beskedemner og hvem der sender dem.
Denne funktion har været tilgængelig i Office 2007 fra starten, men vi har aldrig dækket det endnu, og det var noget, jeg overset. Efter at have spillet rundt med det i et stykke tid fandt jeg imidlertid, at det er en god måde at styre de mange e-mails, jeg får hver dag. Her vil vi gå igennem farvende kontakter, som sender meddelelser, så de er lettere at få øje på.Også kategorisering af emnet i forskellige farvegrupper synes at hjælpe med at holde ting lige.
Color Code Senders
Åben Outlook og klik for at fremhæve den besked, du vil farve kode.
Gå til værktøjer og derefter Organiser.
Måder at organisere indbakke åbnes, og du vil klikke på Brug farver. Nu kan du vælge den farve, du vil forbinde med den kontaktperson. Du kan også vælge en bestemt farve for meddelelser, der kun sendes til dig, hvilket er praktisk som en måde at skelne mellem gruppe- og personlige beskeder.
Her er et eksempel på, hvad der kan gøres med farverne. Du kan kun lave et par farver til den vigtigste afsender, selvom jeg gik lidt overbord med dette eksempel.
Farvekategorier
En anden nyttig måde at visuelt organisere dine meddelelser på er at tilføje farvekategorier til dem. Du kan tilpasse hvilke e-mail-emner der er relateret til hver farvekategori.
Meddelelsen vil have kategoribeskyttelsen øverst, og du kan højreklikke på linjen for at ændre farven.
Du kan også Højreklik på en meddelelse under afsnittet Kategorier for at ændre kategorien.
Du kan omdøbe hver kategori til det, der giver mening.
Du vil muligvis gerne lave en ny kategori til forskellige mails. Gå til Handlinger \ Kategoriser og Alle kategorier.
På skærmen Farvekategorier klikker du på Ny og giver kategorien et navn og en farve. Du kan også tildele en tastaturgenvej til det også.
Nu kan du sortere dine e-mail-meddelelser ud fra den type kategori, de er i.
Hvis du vil kunne hurtigt se på din email for at få en ide om, hvad der er, kan det være nyttigt at bruge farvekategorier. Forhåbentlig kan dette komme i gang med at organisere dine e-mails, så du ved, hvad de piggede chefer vil have dig til at gøre mere effektivt.