So testen Sie die "Lesbarkeit" Ihres Schreibens in Microsoft Word oder Outlook

Microsoft Word und Outlook bieten seit langem die Möglichkeit, die Lesbarkeitsstatistik für das, was Sie gerade schreiben, anzuzeigen, damit Sie wissen, wie einfach oder komplex Sie schreiben. Dies kann dazu beitragen sicherzustellen, dass Ihr Text für Ihre Zielgruppe ausreichend lesbar ist.

In älteren Word-Versionen war die Funktion nur einen Mausklick entfernt von Ihrer Statusleiste. In Versionen, die mit 2013 beginnen, müssen Sie zuerst die Funktion aktivieren und dann darauf zugreifen, indem Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchführen.

Die Überprüfung der Rechtschreibung und Grammatik in Word und Outlook erfolgt im Proofing Panel und bietet eine ziemlich solide Methode zum Proofing von Dokumenten. Es gibt einige bessere Grammatiküberprüfungs-Add-Ins für Office, aber selbst wenn Sie diese aktiviert haben, müssen Sie die integrierte Grammatikprüfung aktivieren, um die Lesbarkeitsstatistiken verwenden zu können. Ob es das wert ist, liegt wirklich an Ihnen. Und wenn es Ihnen nichts ausmacht, wenn die Grammatikprüfung aktiviert ist, Sie aber nur nicht während der Arbeit von den verschwommenen Unterstreichungen abgelenkt werden möchten, können Sie während der Eingabe die Rechtschreib- und Grammatikprüfung jederzeit deaktivieren.

So aktivieren Sie die Lesbarkeitsstatistik

Um auf die Lesbarkeitsstatistik in Word zuzugreifen, müssen Sie das Feature zuerst aktivieren. Klicken Sie in Word auf die Registerkarte Datei und anschließend auf Optionen. Wählen Sie im Fenster Optionen die Registerkarte Korrektur aus. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Grammatik mit Rechtschreibung prüfen" und "Lesbarkeitsstatistiken anzeigen".Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Der Prozess ist in Outlook ähnlich. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. Wählen Sie im Fenster Optionen die Registerkarte E-Mail und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Rechtschreibung und Autokorrektur".

Wählen Sie im Fenster Editor-Optionen die Registerkarte Korrektur aus. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Grammatik mit Rechtschreibung prüfen" und "Lesbarkeitsstatistiken anzeigen", und klicken Sie dann auf OK.

Beachten Sie, dass Sie sowohl in Word als auch in Outlook die Optionen zum Überprüfen von Rechtschreib- und Grammatikfehlern während der Eingabe deaktivieren können, wenn Sie diese ablenken.

Anzeigen der Lesbarkeitsstatistik

Nachdem Sie nun das Lesen von Statistiken aktiviert haben, können Sie einfach die Lesbarkeit eines Dokuments oder einer Textauswahl überprüfen. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchzuführen. Sie können bestimmten Text zum Überprüfen auswählen oder sicherstellen, dass nichts ausgewählt ist, um das gesamte Dokument zu überprüfen. Initiieren Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung, indem Sie F7 drücken oder auf die Schaltfläche Korrektur in der Statusleiste am unteren Rand des Fensters klicken.

Führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung durch, und wenn Sie fertig sind, wird das Fenster für die Lesbarkeitsstatistik geöffnet.

Das Fenster zeigt einige grundlegende Statistiken wie Wort- und Zeichenanzahl sowie einige Mittelwerte wie Sätze pro Absatz. Im Abschnitt Lesbarkeit werden zwei Ergebnisse angezeigt: Flesch Reading Ease und Flesch-Kincaid Grade Level. Beide Bewertungen basieren auf Formeln, die die durchschnittliche Satzlänge( ASL) und die durchschnittliche Silbe pro Wort( ASW) berücksichtigen.

• Flesch Lesen Leichtigkeit .Dieser Wert bewertet die Lesbarkeit Ihres Textes auf einer 100-Punkte-Skala, wobei höhere Werte leichter zu lesen sind. Noten von 0-60 werden typischerweise als Hochschulabsolventen angesehen und sind schwer zu lesen. Noten von 60-80 werden als relativ einfach zu lesen und in einfachem Englisch geschrieben. Die meisten professionellen Dokumente fallen in diesen Bereich. Höhere Werte als 80 werden für Kinder als leicht zu lesen angesehen.
• Flesch-Kincaid Klassenstufe .Diese Bewertung bewertet die Lesbarkeit von Text basierend auf Schulnoten in den USA.Ein Wert von 4.0 bedeutet zum Beispiel ein Schreiben, das von einem Viertklässler verstanden werden kann. Die meisten professionellen Dokumente liegen irgendwo im Bereich von 7,0-11,0.

Und wenn Sie die Mathe hinter Dingen wissen wollen, ist die Formel zur Bestimmung der Flesch Reading Ease Score:

206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84.6 x ASW)

Die Formel zur Bestimmung der Flesch-Kincaid Grade Level Scoreist:

( .39 x ASL) +( 11.8 x ASW) - 15.59

Und das war's! Es ist eine einfache Funktion zu aktivieren und zu verwenden, und obwohl Sie vielleicht nicht alles auf Lesbarkeitswerte basieren wollen, können sie immer noch ein praktisches Werkzeug sein, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Zielgruppe mit Ihrem Schreiben treffen.