11Sep
Mit Microsoft Office können Sie Ihre Office-Dokumente und PDF-Dateien verschlüsseln, so dass niemand die Datei anzeigen kann, wenn sie nicht über das Kennwort verfügt. Moderne Office-Versionen verwenden eine sichere Verschlüsselung, auf die Sie sich verlassen können - vorausgesetzt, Sie legen ein sicheres Kennwort fest.
Die folgenden Anweisungen gelten für Microsoft Word, PowerPoint, Excel und Access 2016, aber der Prozess sollte in anderen aktuellen Versionen von Office ähnlich sein.
Wie sicher ist der Kennwortschutz von Microsoft Office?
Die Kennwortschutzfunktionen von Microsoft Office haben in der Vergangenheit einen schlechten Ruf erhalten. Von Office 95 zu Office 2003 war das Verschlüsselungsschema sehr schwach. Wenn ein Dokument mit Office 2003 oder einer früheren Version mit einem Kennwort geschützt ist, kann das Kennwort einfach und schnell mit einer weit verbreiteten Software für das Cracken von Kennwörtern umgehen.
Mit Office 2007 hat Microsoft die Sicherheit ernst genommen. Office 2007 hat mit einem 128-Bit-Schlüssel auf den Advanced Encryption Standard( AES) umgestellt. Dies wird allgemein als sicher angesehen und bedeutet, dass Office eine echte, starke Verschlüsselung verwendet, um Ihre Dokumente zu schützen, wenn Sie ein Kennwort festlegen. Wir haben die PDF-Verschlüsselungsfunktion getestet und festgestellt, dass sie auch auf Office 2016 eine 128-Bit-AES-Verschlüsselung verwendet.
Es gibt zwei wichtige Dinge, auf die Sie achten sollten. Erstens sind nur Passwörter sicher, die das Dokument vollständig verschlüsseln. Office ermöglicht es Ihnen auch, ein Passwort für die "Bearbeitung beschränken" einer Datei zu setzen - in der Theorie, so dass Benutzer eine Datei anzeigen, aber nicht ohne ein Passwort bearbeiten können. Diese Art von Passwort kann leicht geknackt und entfernt werden, so dass Benutzer die Datei bearbeiten können.
Die Verschlüsselung von Office funktioniert auch nur, wenn Sie in modernen Dokumentenformaten wie. docx speichern. Wenn Sie ältere Dokumentformate wie. doc speichern, die mit Office 2003 und früheren Versionen kompatibel sind, verwendet Office die ältere, nicht sichere Version der Verschlüsselung.
Aber solange Sie Ihre Dateien in modernen Office-Formaten speichern und die Option "Mit Passwort verschlüsseln" anstelle der Option "Bearbeitung einschränken" verwenden, sollten Ihre Dokumente sicher sein.
So schützen Sie ein Office-Dokument mit einem Kennwort
Um ein Office-Dokument mit einem Kennwort zu schützen, öffnen Sie es zunächst in Word, Excel, PowerPoint oder Access. Klicken Sie auf das Menü "Datei" in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Klicken Sie im Infobereich auf die Schaltfläche "Dokument schützen" und wählen Sie "Mit Passwort verschlüsseln".
Die Schaltfläche wird in Microsoft Word nur als "Dokument schützen" bezeichnet, in anderen Apps wird sie jedoch als ähnlich bezeichnet. Suchen Sie in Microsoft Excel nach "Arbeitsmappe schützen" und in Microsoft PowerPoint "Präsentation schützen".In Microsoft Access sehen Sie auf der Registerkarte "Info" die Schaltfläche "Mit Passwort verschlüsseln".Die Schritte funktionieren ansonsten gleich.
HINWEIS: Wenn Sie nur die Bearbeitung des Dokuments einschränken möchten, können Sie hier "Bearbeitung beschränken" wählen, aber wie gesagt, das ist nicht sehr sicher und kann leicht umgangen werden. Sie sollten besser das gesamte Dokument verschlüsseln, wenn Sie können.
Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie das Dokument verschlüsseln möchten. Sie sollten hier ein gutes Passwort wählen. Schwache Passwörter können leicht erraten werden, indem Software geknackt wird, wenn jemand Zugriff auf das Dokument erhält.
Warnung : Sie verlieren den Zugriff auf das Dokument, wenn Sie Ihr Passwort vergessen, also bewahren Sie es auf! Microsoft empfiehlt Ihnen, den Namen des Dokuments und sein Kennwort aufzuschreiben und an einem sicheren Ort aufzubewahren.
Wenn ein Dokument verschlüsselt ist, sehen Sie auf dem Info-Bildschirm die Meldung "Ein Passwort ist zum Öffnen dieses Dokuments erforderlich".
Wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen, sehen Sie ein Feld "Passwort zum Öffnen der Datei eingeben".Wenn Sie das korrekte Passwort nicht eingeben, können Sie das Dokument überhaupt nicht anzeigen.
Um den Passwortschutz aus einem Dokument zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument schützen" und wählen Sie erneut "Mit Passwort verschlüsseln".Geben Sie ein leeres Passwort ein und klicken Sie auf "OK". Office wird das Passwort aus dem Dokument entfernen.
So erstellen Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei
Sie können ein Office-Dokument auch in eine PDF-Datei exportieren und die PDF-Datei mit einem Kennwort schützen. Das PDF-Dokument wird mit dem von Ihnen angegebenen Passwort verschlüsselt. Dies funktioniert in Microsoft Word, Excel und PowerPoint.
Öffnen Sie dazu das Dokument, klicken Sie auf die Menüschaltfläche "Datei" und wählen Sie "Exportieren". Klicken Sie auf die Schaltfläche "PDF / XPS erstellen", um das Dokument als PDF-Datei zu exportieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen" am unteren Rand des angezeigten Speicherdialogfensters. Aktivieren Sie unten im Optionsfenster die Option "Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln" und klicken Sie auf "OK".
Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie die PDF-Datei verschlüsseln möchten, und klicken Sie auf "OK".
Wenn Sie fertig sindGeben Sie einen Namen für die PDF-Datei ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen".Office wird das Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei exportieren.
Warnung : Sie können die PDF-Datei nicht anzeigen, wenn Sie das Passwort vergessen haben. Achten Sie darauf, den Überblick zu behalten, sonst verlieren Sie den Zugriff auf Ihre PDF-Datei.
Sie müssen das Kennwort der PDF-Datei eingeben, wenn Sie es öffnen. Wenn Sie beispielsweise die PDF-Datei im Standard-PDF-Viewer von Microsoft Edge-Windows 10 öffnen, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben, bevor Sie es anzeigen können. Dies funktioniert auch in anderen PDF-Readern.
Mit dieser Funktion können Sie besonders vertrauliche Dokumente besonders dann schützen, wenn Sie sie auf einem USB-Laufwerk oder in einem Online-Speicherdienst wie Microsoft OneDrive speichern.
Die vollständige Festplattenverschlüsselung wie Geräteverschlüsselung und BitLocker auf einem Windows-PC oder FileVault auf einem Mac ist sicherer und weniger schmerzhaft für den Schutz aller Dokumente auf Ihrem Computer, insbesondere wenn Ihr Computer gestohlen wird.
