25Aug

Το απλό σύστημα φακέλων για την τήρηση οικονομικών αρχείων

Φωτογραφία από ollily

Μην ανησυχείτε για το ότι δεν έχετε το χρόνο να εισαγάγετε τακτοποιητικά όλες τις οικονομικές συναλλαγές σας σε ένα περίπλοκο λογιστικό φύλλο ή πρόγραμμα.Το σύστημα φακέλων για την τήρηση οικονομικών αρχείων είναι χαμηλής συντήρησης, οικονομικά αποδοτικό και εύκολο στην υλοποίησή του σε μικρό χρονικό διάστημα.Το μόνο που χρειάζεστε είναι μερικοί φάκελοι, λαστιχένια ζώνη, στυλό, ακρίβεια, επισήμανση, κουτί αποθήκευσης, μία ώρα στο τέλος του μήνα και όλες τις αποδείξεις του μήνα.

Το σύστημα φακέλων είναι ένας απλός και διασκεδαστικός τρόπος για να αποθηκεύσετε, να οργανώσετε και να αποθηκεύσετε τις αποδείξεις σας και να διατηρήσετε αξιόπιστα οικονομικά αρχεία.

Βήμα 1: Αποθήκευση όλων των εσόδων σας κατά τη διάρκεια του μήνα

Καθ 'όλη τη διάρκεια του μήνα, λάβετε μια απόδειξη για κάθε αγορά που κάνετε.Εάν ένα ταμείο δεν σας δώσει την απόδειξή σας, μην ξεχάσετε να το ρωτήσετε.Όταν πραγματοποιείτε αγορές στο διαδίκτυο, φροντίστε να εκτυπώσετε αμέσως τις αποδείξεις.Αν μπορείτε, εκτυπώστε τα σε λεπτό χαρτί και διαμορφώστε τα ώστε να είναι παρόμοια σε σχήμα και μέγεθος με τις κανονικές αποδείξεις.

Διατηρήστε τις αποδείξεις στο πορτοφόλι σας μέχρι να αρχίσουν να ξεχειλίζουν, και στη συνέχεια να τους πετάξετε σε έναν καθορισμένο φάκελο στο σπίτι.Φροντίστε να επισημάνετε με ετικέτες το φάκελο "Τρέχουσες αποδείξεις" και να το διατηρήσετε σε ασφαλή και εύκολη πρόσβαση.

Βήμα 2: Οργάνωση των εσόδων σας στο τέλος του μήνα

Προτού μπορέσετε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας κατά τρόπο ομαλό, θα πρέπει να οργανώσετε τις αποδείξεις.Και πριν μπορείτε να τα οργανώσετε, θα πρέπει να ολοκληρώσετε κάθε απόδειξη ξεχωριστά.

  • Πηγαίνετε σε κάθε μία και επισημάνετε:
    • Η ημερομηνία
    • Το συνολικό ποσό που δαπανήθηκε( ή επιστράφηκε)
    • Ο τύπος συναλλαγής( π.χ. μετρητά, χρέωση, επιταγή, κάρτα δώρων)

    Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα ανοιχτόχρωμο δείκτη έτσι ώστε το μελάνιαπό την απόδειξη εξακολουθεί να εμφανίζεται.Ορισμένες αποδείξεις έχουν πολύ ελαφρύ μελάνι που ξεθωριάζει μόλις τονιστεί.Σε αυτή την περίπτωση απλά επισημάνετε κάτω από τις πληροφορίες σε μια ευθεία γραμμή έτσι ώστε να μην αιμορραγεί στις πληροφορίες.

    Μετά την επισήμανση, σημειώστε τις σημειώσεις κατευθείαν στις αποδείξεις, όπως είναι απαραίτητο:

    • Σημειώστε τα φορολογικά έκπτωτα έξοδα που μπορεί να σχετίζονται με τις επιχειρήσεις ή για φιλανθρωπικούς σκοπούς
    • Σημείωση επιστρέφει, γιατί έγιναν, πόσα χρήματα επιστράφηκαν και τα νέα καθαρά σύνολα
    • Επισημάνετε τυχόν αποδείξεις όπου δεν είναι άμεσα προφανές πού έγινε η αγορά, σε ποιον έγινε ή γιατί έγινε
    • Γράψτε τις διάφορες σημειώσεις που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε καλύτερα αρχεία, ενδεχομένως να κάνετε μελλοντικές επιστροφές, προϋπολογισμό στο μέλλον καινα είστε καλύτερος καταναλωτής( π.χ. σημειώνοντας πως χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο κουπόνι σας έσωσε το μισό, όταν έγινε μεγάλη πώληση κλπ.)

    Εάν διαπιστώσετε ότι δεν υπάρχει αρκετός χώρος σε μια συγκεκριμένη απόδειξη για τη λήψη αυτών των σημειώσεων, τότε γράψτε τους σε μιαένα μικρό κομμάτι χαρτιού και συρραπίστε το στο πίσω μέρος της αντίστοιχης απόδειξης.Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει μια υπενθύμιση στην ίδια την απόδειξη για να ανατρέξετε στις επιπλέον σημειώσεις στην επόμενη σελίδα.

    Ακολουθεί μια ορισμένη παραλαβή( πρέπει να σημειωθεί ότι είναι βασικό σε άλλες αποδείξεις κάτω από αυτό):

    Μόλις ολοκληρώσετε τη λήψη σημειώσεων, οργανώστε την παρτίδα με χρονολογική σειρά και συρραφή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κλιπ χαρτιού.Δεν έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε την αντίστροφη χρονολογική σειρά( με τις πιο πρόσφατες αποδείξεις στην κορυφή) αλλά ό, τι επιλέγετε - τη διατηρήστε σταθερή.Διαφορετικά, θα δυσκολευτείτε να εντοπίσετε μεμονωμένα έσοδα αργότερα, όταν πρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ δύο διαφορετικών συστημάτων παραγγελιών.

    Βήμα 3: Αποθηκεύστε τα παραστατικά σας χρησιμοποιώντας φακέλους και κουτιά

    Αφού προετοιμάσετε την μηνιαία παρτίδα αποδείξεων, τοποθετήστε την σε φάκελο.Ίσως χρειαστεί να αναδιπλώσετε κάποια έσοδα για να χωρέσει η παρτίδα.Εξετάστε το χρωματισμό ενός φακέλου για τη σεζόν ή το μήνα, αν αυτό σας βοηθά να παραμείνετε οργανωμένοι.

    Στη συνέχεια, διπλώστε το φάκελο κλειστό( χωρίς να το σφραγίσετε) και αναποδογυρίστε το.Χρησιμοποιήστε ένα μαύρο ή σκούρο χρώμα για να επισημάνετε τον φάκελο.Ακολουθήστε το παρακάτω παράδειγμα, με το μήνα και το έτος στην πάνω αριστερή άκρη ή την ετικέτα με τρόπο που είναι πιο εύκολο να εργαστείτε με.

    Αφού έχετε συγκεντρώσει πάνω από ένα μήνα, συγκεντρώστε τους φακέλους μαζί χρονολογικά( ακολουθήστε τη σειρά που έχετε για τις πραγματικές αποδείξεις).Τοποθετήστε μια λαστιχένια ζώνη γύρω από τη δέσμη.

    Στο τέλος του έτους, θα έχετε όλα τα οικονομικά σας αρχεία πακέτα σε δώδεκα φακέλους.Πάνω από πολλά χρόνια, θα συγκεντρώσετε πολλές δέσμες.

    Διατηρείτε τις δέσμες φακέλων σας αποθηκευμένες σε ένα κουτί.Κρατήστε το κουτί κάπου ασφαλές και εύκολα προσβάσιμο.Με την πάροδο του χρόνου μπορείτε να συσσωρεύσετε πολλαπλά κουτιά, τα οποία θα είναι εύκολο να στοιβάζονται και να αποθηκεύονται.Και κάθε φορά που πρέπει να αναφέρετε τα οικονομικά σας αρχεία, θα είναι εύκολο να τα βρείτε και να έχετε πρόσβαση.

    Είναι ιδανικό να χρησιμοποιείτε ένα κουτί οπτικά ελκυστικό που αντιπροσωπεύει τους οικονομικούς σας στόχους.Το κουτί στο παρακάτω παράδειγμα παρουσιάζει άνετες καρέκλες σε μια χαλαρή σκηνή στην παραλία, καθώς ο περισσότερος χρόνος διακοπών είναι ένα μέτρο οικονομικής επιτυχίας.

    Με το εύχρηστο σύστημα φακέλων, μπορείτε να κρατήσετε όλα τα οικονομικά σας αρχεία σε ένα μέρος με λίγη ταλαιπωρία.Και μπορείτε να το κρατάτε διασκεδαστικό χρησιμοποιώντας χρωματιστά στυλό, ανασηκωτές και φακέλους και ένα οπτικά ελκυστικό κουτί που σας κρατά επικεντρωμένο στην οικονομική επιτυχία!