Πώς να δοκιμάσετε την "αναγνωσιμότητα" της γραφής σας στο Microsoft Word ή το Outlook

Τα Microsoft Word και Outlook έχουν εδώ και καιρό την ικανότητα να βλέπουν στατιστικά στοιχεία "ευανάγνωσης" για αυτό που γράφετε, έτσι ώστε να γνωρίζετε πόσο απλό ή περίπλοκο γράφετε είναι.Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι το έγγραφό σας είναι αρκετά ευανάγνωστο για το κοινό που επιθυμείτε.

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Word, η λειτουργία ήταν απλά ένα κλικ μακριά στη γραμμή κατάστασης σας.Στις εκδόσεις που ξεκινούν από το 2013, πρέπει να ενεργοποιήσετε πρώτα το χαρακτηριστικό και, στη συνέχεια, να έχετε πρόσβαση σε αυτό, εκτελώντας μια ορθογραφία και έλεγχο γραμματικής.

Ο έλεγχος ορθογραφίας και γραμματικής στο Word και το Outlook συμβαίνει στον Πίνακα ελέγχου και προσφέρει ένα αρκετά σταθερό τρόπο για τη διόρθωση εγγράφων.Υπάρχουν κάποια βελτιωμένα πρόσθετα ελέγχου γραμματικής για το Office εκεί έξω, αλλά ακόμα και αν έχετε αυτά που έχουν ενεργοποιηθεί, θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε τον ενσωματωμένο έλεγχο γραμματικής για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα στατιστικά στοιχεία αναγνωσιμότητας.Είτε αξίζει αυτό εξαρτάται από εσάς.Και αν δεν σας πειράζει να έχετε ενεργό τον έλεγχο γραμματικής, αλλά απλά προτιμάτε να μην αποσπάσετε την προσοχή σας από την υπογράμμιση ότι ενώ εργάζεστε, μπορείτε πάντα να απενεργοποιείτε τον ορθογραφικό έλεγχο και τον γραμματικό έλεγχο ενώ πληκτρολογείτε.

Τρόπος ενεργοποίησης στατιστικών αναγνωσιμότητας

Για να έχετε πρόσβαση στα στατιστικά στοιχεία αναγνωσιμότητας στο Word, θα πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία.Στο Word, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.Στο παράθυρο "Επιλογές", επιλέξτε την καρτέλα Έλεγχος.Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου "Ελέγξτε τη γραμματική με ορθογραφία" και "Εμφάνιση στατιστικών αναγνώρισης".Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Η διαδικασία είναι παρόμοια στο Outlook.Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.Στο παράθυρο "Επιλογές", επιλέξτε την καρτέλα "Αλληλογραφία" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ορθογραφία και αυτόματη διόρθωση".

Στο παράθυρο "Επιλογές επεξεργαστή", επιλέξτε την καρτέλα "Έλεγχος".Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου "Ελέγξτε τη γραμματική με ορθογραφία" και "Εμφάνιση στατιστικών αναγνώρισης" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημειώστε ότι και στο Word και στο Outlook, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή των επιλογών για τον έλεγχο ορθογραφικών και γραμματικών σφαλμάτων καθώς πληκτρολογείτε αν διαπιστώσετε ότι αποσπούν την προσοχή.

Τρόπος προβολής στατιστικών αναγνωσιμότητας

Τώρα που έχετε ενεργοποιήσει τα στατιστικά στοιχεία ανάγνωσης, ο έλεγχος της βαθμολογίας αναγνωσιμότητας ενός εγγράφου ή μιας επιλογής κειμένου είναι απλός.Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εκτελέσετε μια μαγεία και έναν γραμματικό έλεγχο.Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένο κείμενο για να ελέγξετε ή να βεβαιωθείτε ότι δεν έχει επιλεγεί τίποτα για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο.Ξεκινήστε έναν έλεγχο ορθογραφίας και γραμματικής πατώντας F7 ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Έλεγχος στη γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Εκτελέστε τον έλεγχο ορθογραφίας και ορθογραφίας και, όταν τελειώσετε, εμφανίζεται το παράθυρο Στατιστικά αναγνωσιμότητας.

Το παράθυρο σας παρουσιάζει ορισμένα βασικά στατιστικά στοιχεία όπως τον αριθμό λέξεων και χαρακτήρων, μαζί με μερικούς μέσους όρους όπως οι προτάσεις ανά παράγραφο.Στην ενότητα "Αναγνωσιμότητα", θα δείτε δύο αποτελέσματα: Flesch Reading Ease και Flesch-Kincaid Level Level.Και οι δύο βαθμολογίες βασίζονται σε τύπους που αντιπροσωπεύουν το μέσο μήκος περιόδου( ASL) και τις μέσες συλλαβές ανά λέξη( ASW).

• Flesch Reading Ευκολία .Αυτή η βαθμολογία βαθμολογεί την αναγνωσιμότητα του κειμένου σας σε μια κλίμακα 100 σημείων, με υψηλότερη βαθμολογία να είναι ευκολότερη στην ανάγνωση.Τα ποσοστά από 0 έως 60 θεωρούνται συνήθως ως πτυχία κολλεγίων ή κολλεγίων και αρκετά δύσκολο να διαβαστούν.Τα αποτελέσματα από το 60-80 θεωρούνται εύλογα ευανάγνωστα και γραμμένα σε απλή αγγλική γλώσσα.Τα περισσότερα επαγγελματικά έγγραφα εμπίπτουν σε αυτό το εύρος.Υψηλότερες βαθμολογίες από 80 θεωρούνται εύκολη στην ανάγνωση για τα παιδιά.
• Επίπεδο βαθμού Flesch-Kincaid .Αυτά τα ποσοστά βαθμολογούν την αναγνωσιμότητα του κειμένου βάσει των επιπέδων βαθμού σχολικής εκπαίδευσης των ΗΠΑ.Μια βαθμολογία 4,0, για παράδειγμα, σημαίνει γραφή που μπορεί να γίνει κατανοητή από έναν τέταρτο γκρέιντερ.Τα περισσότερα επαγγελματικά έγγραφα πέφτουν κάπου στην περιοχή 7,0-11,0. 206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84.6 x ASW)

  Ο τύπος που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό της βαθμολογίας Flesch-Kincaid Level Levelείναι:

  ( .39 x ASL) +( 11.8 x ASW) - 15.59

  Και αυτό είναι!Είναι ένα απλό χαρακτηριστικό που μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε και, αν και δεν μπορείτε να θελήσετε να βασίσετε όλα όσα γράφετε σε βαθμολογίες αναγνωσιμότητας, μπορούν ακόμα να είναι ένα εύχρηστο εργαλείο για να βεβαιωθείτε ότι χτυπάτε το σωστό κοινό με το γράψιμό σας.