Τρόπος αναφοράς κειμένου από άλλα έγγραφα στο Microsoft Word

Έχετε πιθανώς κάποιο κείμενο που πληκτρολογείτε συχνά στα έγγραφά σας στο Word, όπως διευθύνσεις.Αντί να αντιγράφετε ξανά αυτό το κείμενο κάθε φορά που το χρειάζεστε, μπορείτε να βάλετε αυτό το κοινό κείμενο σε ένα έγγραφο του Word και να τον αναφέρετε σε άλλα έγγραφα - θα ενημερώνεται αυτόματα σε όλα τα έγγραφά σας αν το αλλάξετε.

Πείτε ότι θέλετε να βάλετε τη διεύθυνσή σας στο υποσέλιδο των εγγράφων σας, αλλά η διεύθυνση αλλάζει κατά διαστήματα.Μπορείτε να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση σε ένα ξεχωριστό κοινό έγγραφο του Word και να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο στην αναφορά σας για να τραβήξετε το κείμενο από το κοινό έγγραφο και να ενημερώσετε όποτε αλλάζει.Θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε αυτό.

Για να ξεκινήσετε, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word που θα χρησιμεύσει ως αποθήκη για τη διεύθυνση που θέλετε να εισαγάγετε σε άλλα έγγραφα του Word.Αποθηκεύστε το σε μια τοποθεσία που θα είναι προσβάσιμη από άλλα έγγραφα.Για παράδειγμα, μην το αποθηκεύσετε σε μια μονάδα δικτύου στην οποία δεν έχετε πάντα πρόσβαση.

Θα χρησιμοποιήσουμε σελιδοδείκτες για να ανατρέξουμε στη διεύθυνση στο κοινό μας έγγραφο.Πληκτρολογήστε τη σειρά κειμένου που θέλετε να εισαγάγετε σε άλλα έγγραφα( στη δική μας περίπτωση, τη διεύθυνση).Δημιουργήστε ένα σελιδοδείκτη επισημαίνοντας το όνομα και πηγαίνοντας στο Εισαγωγή & gt;Κάντε σελιδοδείκτη και δώστε το όνομα, όπως "Διεύθυνση".Δείτε τον οδηγό μας στους σελιδοδείκτες στο Word για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία τους.

Σημειώστε ότι τα ονόματα σελιδοδεικτών δεν μπορούν να έχουν κενά.Συνιστούμε να τοποθετήσετε το όνομα του σελιδοδείκτη πάνω από κάθε στοιχείο στο κοινό αρχείο πληροφοριών σας, ώστε να γνωρίζετε εύκολα ποιο όνομα θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το στοιχείο.Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν σχεδιάζετε να διαθέτετε πολλά επαναχρησιμοποιούμενα αντικείμενα σε αυτό το κοινό έγγραφο.Στο παράδειγμά μας, προσθέσαμε τη διεύθυνσή μας στο κοινό έγγραφο πληροφοριών και βάλαμε το όνομα σελιδοδείκτη, "Διεύθυνση", επάνω από το στοιχείο.

Μόλις προσθέσετε το στοιχείο στο κοινό σας έγγραφο, μπορείτε να το αποθηκεύσετε και να το κλείσετε.Ανοίξτε το έγγραφο στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τη διεύθυνση και τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να μεταφερθεί το κείμενο.Για παράδειγμα, θα προσθέσουμε ένα υποσέλιδο και θα εισαγάγουμε τη διεύθυνση εκεί.

Θα χρησιμοποιήσουμε τον κωδικό πεδίου INCLUDETEXT για να ανατρέξουμε στον σελιδοδείκτη που δημιουργήσαμε στο κοινό έγγραφο.Για να το κάνετε αυτό, πατήστε "Ctrl + F9" για να εισαγάγετε τις αγκύλες για τον κωδικό πεδίου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν μπορείτε απλώς να πληκτρολογήσετε κανονικούς βραχίονες γύρω από τους κωδικούς πεδίων.Πρέπει να χρησιμοποιήσετε το "Ctrl + F9" για να εισαγάγετε τον σωστό τύπο παρενθέσεων.

Ο δρομέας τοποθετείται αυτόματα ανάμεσα στους βραχίονες.Πληκτρολογήστε το ακόλουθο κείμενο ανάμεσα στις αγκύλες, αντικαθιστώντας το "& lt; path to file & gt;" με την απόλυτη πλήρη διαδρομή στο κοινό σας Word που περιέχει το όνομα που θέλετε να εισαγάγετε.Αντικαταστήστε το "& lt; bookmark name & gt;" με το όνομα σελιδοδείκτη που έχετε αντιστοιχίσει στο στοιχείο στο κοινό έγγραφο.

INCLUDETEXT "& lt; path to file & gt;"& lt; όνομα σελιδοδείκτη & gt;

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μην εισάγετε τις αγκύλες στον κωδικό πεδίου.

Για παράδειγμα, πληκτρολογήσαμε τα ακόλουθα μεταξύ των παρενθέσεων κώδικα πεδίου:

INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \ Documents \\ Κοινές πληροφορίες \\ CommonInformation.docx" Διεύθυνση

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πρέπει να χρησιμοποιήσετε διπλά backslash στοόπως είπαμε.Επίσης, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ευθεία εισαγωγικά, όχι έξυπνα εισαγωγικά, κατά την πληκτρολόγηση του παραπάνω κώδικα στο πεδίο.

Για να αρπάξετε τη διεύθυνση από το κοινό έγγραφο και να την τοποθετήσετε στον κωδικό πεδίου που μόλις εισαγάγατε, κάντε δεξί κλικ στον κωδικό πεδίου και επιλέξτε "Update Field" από το αναδυόμενο μενού.

Η διεύθυνση εμφανίζεται στο έγγραφο.Τα στηρίγματα εξακολουθούν να εμφανίζονται γύρω από τη διεύθυνση, αν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Εμφάνιση σελιδοδεικτών".Και πάλι, δείτε το άρθρο μας σχετικά με τους σελιδοδείκτες για να μάθετε πώς να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή.Επίσης, ο κώδικας πεδίου ενδέχεται να είναι σκιασμένος.Ωστόσο, μπορείτε επίσης να το απενεργοποιήσετε.

Αν θέλετε να αλλάξετε τον κωδικό πεδίου, μπορείτε να εμφανίσετε ξανά τον κωδικό και όχι το αποτέλεσμα.Για να γίνει αυτό, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο που προκύπτει και επιλέξτε "Εναλλαγή κωδικών πεδίων" από το αναδυόμενο μενού.Το κείμενο που πληκτρολογήσατε στον κώδικα πεδίου εμφανίζεται ξανά και μπορείτε να το επεξεργαστείτε.Απλά, ενημερώστε το πεδίο για να εμφανιστεί το νέο αποτέλεσμα.

Μόλις δημιουργήσετε το κοινό σας έγγραφο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για την αποθήκευση άλλων στοιχείων που πληκτρολογείτε συχνά στα έγγραφά σας στο Word.Απλά χρησιμοποιήστε ένα ξεχωριστό πεδίο INCLUDETEXT στα έγγραφά σας για το Word για κάθε πληροφορία που θέλετε να εισαγάγετε αυτόματα από το κοινό σας έγγραφο.