10Sep
Το Microsoft Office αποθηκεύει τα κρυμμένα μεταδεδομένα στα έγγραφά σας του Office, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου κατά τον οποίο εργάζεστε σε αυτά, το όνομα του καθενός που εργάστηκε στο έγγραφο, όταν δημιουργήθηκε το έγγραφο και ακόμη και προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου.
Προτού δημοσιεύσετε δημοσίως τα έγγραφα του Office ή τα στείλετε σε κάποιον, πιθανόν να θέλετε να ελέγξετε τι κρυφές πληροφορίες περιέχει το έγγραφο και να καταργήσετε τα ευαίσθητα δεδομένα.Αυτά τα μεταδεδομένα μπορεί να παραβιάζουν το απόρρητό σας ή να είναι δυσοίωνες.
Προβολή και κατάργηση κρυφών δεδομένων
Στο Office 2013 ή στο Office 2010, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο( File), κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες( Info) και το εργαλείο Έλεγχος εγγράφων( Frontpage) θα σας ενημερώσει σχετικά με τις δυνητικά ευαίσθητες πληροφορίες που περιέχει το έγγραφο.Αυτές οι πληροφορίες είναι πιο προφανείς από ό, τι σε παλαιότερες εκδόσεις του Office, αλλά είναι ακόμα εύκολο να χάσετε αν δεν γνωρίζετε ότι το Office προσθέτει αυτά τα ευαίσθητα δεδομένα στα έγγραφά σας.
Στο Office 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Office orb στην κορδέλα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Prepare και κάντε κλικ στο Inspect Document.
Για να προβάλετε τα κρυμμένα μεταδεδομένα στο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος για ζητήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου και επιλέξτε τους τύπους μεταδεδομένων στα οποία θέλετε να εξετάσετε το έγγραφο.Μπορείτε να αφήσετε όλες τις επιλογές που έχετε επιλέξει για να εξετάσετε το έγγραφο για όλους τους τύπους μεταδεδομένων.
Κάντε κλικ στο Inspect και το Office θα εξετάσει το έγγραφο για μεταδεδομένα.Κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση όλων δίπλα σε ένα είδος μεταδεδομένων για να το καταργήσετε.
Σημειώστε ότι δεν θα μπορείτε να ανακτήσετε τα περισσότερα από αυτά τα μεταδεδομένα μετά τη διαγραφή τους.Για το λόγο αυτό, η Microsoft συνιστά τη δημιουργία ενός νέου αντιγράφου του εγγράφου( χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αποθήκευση ως) πριν αφαιρέσετε τα μεταδεδομένα και δημοσιεύσετε το έγγραφο.Στη συνέχεια, θα έχετε ένα αντίγραφο του εγγράφου με τα μεταδεδομένα.Φυσικά, αν δεν θέλετε αυτά τα μεταδεδομένα, μπορείτε απλά να τα αφαιρέσετε χωρίς να ανησυχείτε για τη διατήρηση ενός αντιγράφου.
Τι είδους μεταδεδομένα αποθηκεύει το Office;Το
Office αποθηκεύει τις ιδιότητες του εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών όπως ο δημιουργός, το θέμα, ο τίτλος, η ημερομηνία που δημιούργησε ένα έγγραφο, την τελευταία φορά που το τροποποιήσατε και πόσο καιρό ξοδεύατε στο έγγραφο.Αυτές οι ιδιότητες θα περιέχουν επίσης το όνομα κάθε προτύπου που χρησιμοποιήσατε κατά τη δημιουργία του εγγράφου, των κεφαλίδων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων σχετικών πληροφοριών.Αυτό μπορεί ενδεχομένως να είναι ενοχλητικό - για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε μια αναφορά TPS στον προϊστάμενό σας και να πείτε ότι περάσατε όλη την ημέρα να εργάζεστε μόνος του.Αλλά τα μεταδεδομένα θα μπορούσαν να αποκαλύψουν το γεγονός ότι εργάσατε μόνο για την αναφορά TPS για λίγα λεπτά, συνεργάστηκε με άλλους ανθρώπους και ότι χρησιμοποιήσατε ένα πρότυπο με το όνομα "Useless TPS Report Template" κατά τη δημιουργία του.Ακόμη χειρότερα, υπάρχουν και άλλες συνέπειες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής εδώ - ίσως να θέλετε να δημοσιεύσετε ένα έγγραφο στον ιστό χωρίς το όνομά σας να συσχετιστεί με αυτό, αλλά το όνομά σας θα εμφανίζεται από προεπιλογή στις ιδιότητες του εγγράφου.
Οι επικεφαλίδες, τα υποσέλιδα, το υδατογράφημα και το κείμενο μορφοποιημένα ως κρυφό κείμενο θα μπορούσαν επίσης να συμπεριληφθούν, αλλά δεν θα εμφανιστούν εάν κάνετε μια περιστασιακή αφαίρεση του εγγράφου.Το εργαλείο σας ενημερώνει εάν το έγγραφό σας περιέχει αυτές τις πληροφορίες.
Αν συνεργάστηκε με άλλα άτομα κατά τη σύνταξη του εγγράφου, θα περιέχει ακόμα περισσότερα δεδομένα.Τα μεταδεδομένα θα εμφανίζουν τα ονόματα όλων όσων εργάστηκαν στο έγγραφο καθώς και τυχόν σχόλια, σημάδια αναθεώρησης, σημειώσεις μελανιών και προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου.Αν δημοσιεύετε ένα έγγραφο στο οποίο εργαστήκατε, πιθανόν να θέλετε να καταργήσετε όλα αυτά τα δεδομένα και όχι να τα μοιραστείτε.
Πώς να σταματήσετε το Office από την αποθήκευση μεταδεδομένων
Δυστυχώς, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο επιθεώρησης εγγράφων για να αφαιρέσετε ευαίσθητα δεδομένα από κάθε μεμονωμένο έγγραφο πριν δημοσιεύσετε ή να τα μοιραστείτε με κάποιον.Δεν υπάρχει ενσωματωμένος τρόπος για να αφαιρέσετε αυτές τις πληροφορίες από πολλαπλά έγγραφα ταυτόχρονα, ούτε υπάρχει ρύθμιση σε επίπεδο ολόκληρου του Office για να αποτρέψετε το Office από την εφαρμογή αυτών των δεδομένων στα έγγραφα.
Ωστόσο, μπορείτε να έχετε το Office αφαιρέσει αυτόματα τα μεταδεδομένα κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα αρχείο.Πρέπει να εφαρμόσετε αυτήν τη ρύθμιση σε κάθε έγγραφο που χρησιμοποιείτε - είναι μια ρύθμιση για συγκεκριμένο έγγραφο, όχι μια ρύθμιση σε επίπεδο συστήματος.
Για να αποτρέψετε το Office από την αποθήκευση μεταδεδομένων μαζί με τα έγγραφά σας, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο( File), κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές( Options) και επιλέξτε την κατηγορία Trust Center.Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις Center Trust και επιλέξτε Επιλογές απορρήτου.Ενεργοποιήστε την επιλογή "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τις ιδιότητες αρχείου κατά την αποθήκευση".Εάν εμφανίζεται γκρι, κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος εγγράφου παρακάτω, εκτελέστε τον Έλεγχο εγγράφων και αφαιρέστε όλες τις προσωπικές πληροφορίες του εγγράφου.Στη συνέχεια, θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου.
Να θυμάστε ότι θα πρέπει να αλλάξετε αυτήν την επιλογή ξεχωριστά για κάθε έγγραφο.
Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να είναι χρήσιμες και ορισμένες από αυτές είναι ακόμη ζωτικής σημασίας για τη συνεργασία ή για τις εταιρείες να παρακολουθούν ποιος εργάστηκε σε ένα έγγραφο.Αλλά όταν έρθει η ώρα να δημοσιεύσετε το έγγραφο, ίσως θέλετε να καταργήσετε αυτά τα μεταδεδομένα.