11Sep
Όλοι έχουμε μερικά μεγάλα κομμάτια κειμένου που πρέπει να πληκτρολογούμε τακτικά - όπως τη διεύθυνσή σας, τα μακρά ονόματα ή τις φράσεις ή ακόμα και τους πίνακες και τις εικόνες που χρησιμοποιείτε συχνά.Η δυνατότητα αυτόματου κειμένου στο Word σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε αυτά τα κομμάτια κειμένου και να τα εισάγετε γρήγορα με μερικές πληκτρολογήσεις, ώστε να μπορείτε να σπαταλάτε λιγότερο χρόνο πληκτρολόγησης.
Το χαρακτηριστικό AutoText αποτελεί μέρος του Office για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά τώρα αποτελεί μέρος του Quick Parts, το οποίο προστέθηκε στο Office 2007. Εκτός από τις καταχωρήσεις του Αυτόματου κειμένου, η λειτουργία Quick Parts σας επιτρέπει να εισάγετε ιδιότητες εγγράφουσυγγραφέας) και πεδία( όπως ημερομηνίες και αριθμοί σελίδων).Οι καταχωρίσεις γρήγορων μερών και αυτόματου κειμένου είναι επίσης γνωστές ως "Building Blocks" και το Word συνοδεύεται από πολλά προκαθορισμένα δομικά στοιχεία.Μπορείτε επίσης να προσθέσετε όσες προσαρμοσμένες δομικές μονάδες επιθυμείτε.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Έχουμε γράψει προηγουμένως σχετικά με τον τρόπο αναφοράς κειμένου από άλλα έγγραφα στο Word ώστε να μπορείτε να εισάγετε επαναχρησιμοποιήσιμο περιεχόμενο σε άλλα έγγραφα που θα ενημερώνονται αυτόματα.Το τέχνασμα που συζητήθηκε σε αυτό το άρθρο είναι παρόμοιο με τη χρήση μιας εγγραφής AutoText.Ωστόσο, μόλις το περιεχόμενο εισαχθεί χρησιμοποιώντας μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, αυτό το περιεχόμενο ΔΕΝ ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάζετε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου.
Υπάρχει και άλλο λογισμικό, όπως το δωρεάν PhraseExpress για Windows, το οποίο εκτελεί μια παρόμοια εργασία σε όλο το σύστημα.Αυτό είναι υπέροχο επειδή λειτουργεί σε κάθε εφαρμογή, όχι μόνο το Word, αλλά το AutoText έχει μερικά πλεονεκτήματα από μόνο του - δηλαδή, έχει περισσότερες επιλογές μορφοποίησης( ειδικά Word-specific ones) από το PhraseExpress και είναι διαθέσιμο όπου είναι το Word.Επομένως, εάν δεν επιτρέπεται να εγκαταστήσετε προγράμματα τρίτων στον υπολογιστή εργασίας σας, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το AutoText.
Μπορείτε να αποθηκεύσετε καταχωρήσεις αυτόματου κειμένου μόνο σε πρότυπα και όχι στα ίδια τα έγγραφα.Από προεπιλογή, οι νέες εγγραφές AutoText αποθηκεύονται στο πρότυπο Normal.dotm.Αυτό περιορίζει τη διαθεσιμότητα των καταχωρήσεων του Αυτόματου κειμένου μόνο στο μηχάνημά σας, εκτός εάν κάνετε κοινή χρήση του προτύπου Normal.dotm με άλλα μηχανήματα.Μπορείτε να προσθέσετε εγγραφές AutoText σε προσαρμοσμένα πρότυπα, αλλά υπάρχουν περιορισμοί με αυτό που θα συζητήσουμε αργότερα σε αυτό το άρθρο.
Πώς να δημιουργήσετε μια νέα καταχώρηση αυτόματου κειμένου
Για να ξεκινήσετε, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word και εισαγάγετε το περιεχόμενο( κείμενο, εικόνες, πίνακες κ.λπ.) που θέλετε να προσθέσετε ως καταχώρηση αυτόματου κειμένου.Στη συνέχεια, επισημάνετε το περιεχόμενο και κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή".
Αν θέλετε να αποθηκευτεί το κείμενο εισαγωγής του AutoText με τη μορφοποίηση των παραγράφων για όλες τις παραγράφους της καταχώρησης, συμπεριλαμβανομένης της τελευταίας παραγράφου, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή της παραγράφου στο τέλος της τελευταίας παραγράφου περιλαμβάνεται στην επιλογή σας.Το σημάδι παραγράφου αποθηκεύει τη μορφοποίηση για την παράγραφο.Όταν δεν επιλέξετε το σημάδι παραγράφου στο τέλος της παραγράφου, αυτή η παράγραφος παίρνει το στυλ παραγράφου του περιβάλλοντος κειμένου όταν την εισάγετε.Εάν δεν βλέπετε το σημάδι παραγράφου στο τέλος κάθε παραγράφου, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανιστούν στις επιλογές.Οποιαδήποτε μορφοποίηση χαρακτήρων που εφαρμόσατε στο περιεχόμενό σας AutoText αποθηκεύεται αυτόματα στην καταχώρηση Αυτόματου κειμένου.
Στην ενότητα "Κείμενο", κάντε κλικ στο κουμπί "Εξερευνήστε τα γρήγορα εξαρτήματα" και μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το "Αυτόματο κείμενο" από το αναπτυσσόμενο μενού.Στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποθήκευση επιλογής σε γκαλερί αυτόματου κειμένου" από το υπομενού.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ίσως παρατηρήσετε την επιλογή "Αποθήκευση επιλογής σε σύντομη συλλογή" διαθέσιμη απευθείας από το μενού "Γρήγορα εξαρτήματα".Αυτή η επιλογή προσθέτει το επιλεγμένο κείμενο ως καταχώρηση "Γρήγορα εξαρτήματα", όχι μια καταχώριση "Αυτόματου κειμένου".Οι καταχωρίσεις "Γρήγορα εξαρτήματα" και "Αυτόματη συμπλήρωση" είναι και τα δύο δομικά στοιχεία.Θα μπορούσατε να προσθέσετε την καταχώρηση με αυτόν τον τρόπο, αλλά πρόκειται να συζητήσουμε την προσθήκη της ως καταχώριση Αυτόματου κειμένου.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου".Καταχωρίστε ένα όνομα για την καταχώριση Αυτόματου κειμένου στο πλαίσιο "Όνομα".
Σας συνιστούμε να κάνετε τα ονόματα των εγγραφών σας AutoText αρκετά διαφορετικά, ώστε να χρειάζεται μόνο να πληκτρολογήσετε μερικούς χαρακτήρες του ονόματος για να εισαγάγετε κάθε καταχώρηση σε ένα έγγραφο.Εάν πολλές εγγραφές AutoText έχουν ονόματα που είναι πολύ παρόμοια, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε αρκετό όνομα, ώστε το Word να γνωρίζει ποια καταχώρηση θέλετε να εισαγάγετε.
Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την κατηγορία αυτής της καταχώρησης.Η αναπτυσσόμενη λίστα "Κατηγορία" παρέχει μια επιλογή "Δημιουργία νέας κατηγορίας" που σας επιτρέπει να προσθέσετε αυτήν την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου σε μια προσαρμοσμένη κατηγορία.Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη "Γκαλερί" στην οποία δημιουργείται η καταχώρηση.
Η αναπτυσσόμενη λίστα "Επιλογές" σας επιτρέπει να καθορίσετε τον τρόπο εισαγωγής της καταχώρησης στο έγγραφο.Αν εισάγετε ένα μικρό κομμάτι κειμένου, όπως ένα όνομα εταιρείας, επιλέξτε "Εισαγωγή περιεχομένου μόνο", το οποίο εισάγει το περιεχόμενο της καταχώρησης εν σειρά στον δρομέα.Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το περιεχόμενο ως τη δική του παράγραφο ή στη δική του σελίδα( ιδανικό για τη δημιουργία τυποποιημένων σελίδων εξώφυλλου).
Αποδοχή της προεπιλεγμένης ρύθμισης για την αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση σε".Αυτό θα αποθηκεύσει την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου στο πρότυπο Normal.
Αφού ρυθμίσετε τη νέα εγγραφή AutoText, κάντε κλικ στο "OK".
Όταν κλείσετε το τελευταίο έγγραφο του Word που έχετε ανοίξει, το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου μπορεί να εμφανίσει ερώτημα αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που έγιναν στο πρότυπο Normal.dotm, εάν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή που θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε το πρότυπο Normal.Για να αποθηκεύσετε την καταχώρησή σας AutoText στο πρότυπο "Normal.dotm", κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".
Πώς να εισαγάγετε μια καταχώρηση αυτόματου τερματισμού σε ένα έγγραφο
Τώρα που δημιουργήσαμε μια νέα καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, ας το τοποθετήσουμε σε ένα έγγραφο.Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word ή ανοίξτε ένα υπάρχον.Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" ξανά και μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το "Αυτόματο κείμενο" από το αναπτυσσόμενο μενού.Θα παρατηρήσετε ότι η καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που προσθέσατε είναι διαθέσιμη απευθείας στο υπομενού "Αυτόματο κείμενο".Επιλέξτε το για να εισαγάγετε το περιεχόμενο σε αυτήν την καταχώρηση.
Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια καταχώριση AutoText απλά αρχίζοντας να πληκτρολογείτε το όνομα της καταχώρησης Αυτόματου κειμένου.Εμφανίζεται ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο με το όνομα της αντίστοιχης εγγραφής AutoText και οδηγίες που σας λένε να πιέσετε "Enter" για εισαγωγή.Πατήστε "Enter" για να εισαγάγετε ολόκληρη την καταχώριση AutoText στο έγγραφό σας.Μπορείτε επίσης να πατήσετε "F3".
Εισάγονται τα περιεχόμενα της καταχώρησης AutoText, συμπληρώνονται με τα αρχικά σπαστά γραμμάτια και τη μορφοποίηση.
Για να καταστεί πιο γρήγορη και ευκολότερη η εισαγωγή καταχωρήσεων του Αυτόματου κειμένου, μπορείτε να προσθέσετε το κουμπί "Αυτόματο κείμενο" στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Πώς να ενεργοποιήσετε την "Προβολή προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης"
Εάν δεν βλέπετε την πρόταση Αυτόματης συμπλήρωσης όταν πληκτρολογείτε το όνομα εισόδου του Αυτόματου κειμένου, ίσως χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Προβολή προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης".
Για να ενεργοποιήσετε το "Show Suggestions AutoComplete", ανοίξτε ένα υπάρχον έγγραφο του Word ή δημιουργήστε ένα νέο και κάντε κλικ στην καρτέλα "File".
Στην οθόνη backstage, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές" στη λίστα επιλογών στα αριστερά.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Advanced" στη λίστα στοιχείων στην αριστερή πλευρά του πλαισίου διαλόγου "Επιλογές του Word".
Στην ενότητα "Επιλογές επεξεργασίας", κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Εμφάνιση προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης", οπότε υπάρχει ένα σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο.
Τώρα, θα μπορείτε τώρα να πατήσετε "Enter" αφού πληκτρολογήσετε μέρος του ονόματος μιας καταχώρησης Αυτόματου κειμένου για να το εισαγάγετε.
Τρόπος επεξεργασίας του περιεχομένου μιας υπάρχουσας καταχώρησης αυτόματου κειμένου
Πείτε ότι μετακινήσατε σε μια νέα κατοικία και πρέπει να αλλάξετε τη διεύθυνσή σας στην καταχώριση του Αυτόματου κειμένου.Αυτό είναι εύκολο να γίνει.Απλά πληκτρολογήστε την καταχώρηση όπως θέλετε σε ένα νέο έγγραφο του Word, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο υπομενού "Αυτόματο κείμενο" όπως συζητήσαμε προηγουμένως.Επιλέξτε το "Save Selection to AutoText Gallery" στο υπομενού κάτω από τις υπάρχουσες καταχωρήσεις του Αυτόματου κειμένου.
Πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα με την υπάρχουσα καταχώρηση Αυτόματου κειμένου στο πεδίο "Όνομα" και κάντε κλικ στο "OK".
Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης.Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να αντικαταστήσετε την προηγούμενη καταχώριση AutoText με τη νέα.
Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε την ενημερωμένη καταχώριση AutoText σε οποιοδήποτε νέο ή υπάρχον έγγραφο του Word όπως πριν.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Να θυμάστε ότι η αλλαγή μιας καταχώρησης AutoText ΔΕΝ αλλάζει τα περιεχόμενα αυτής της καταχώρησης σε υπάρχοντα έγγραφα στα οποία έχετε ήδη εισαγάγει.Τα αναθεωρημένα περιεχόμενα της καταχώρησης AutoText χρησιμοποιούνται μόνο όταν εισάγετε την καταχώρηση οποιαδήποτε στιγμή μετά την αλλαγή της.
Τρόπος επεξεργασίας των ιδιοτήτων μιας υπάρχουσας θέσης αυτόματου κειμένου
Εκτός από την επεξεργασία των περιεχομένων μιας καταχώρησης Αυτόματου κειμένου, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις ιδιότητες της καταχώρησης, όπως το πρότυπο στο οποίο είναι αποθηκευμένο, η κατηγορία κ.ο.κ.
Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word ή ανοίξτε ένα υπάρχον.Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Εξερευνήστε τα γρήγορα εξαρτήματα" στην ενότητα "Κείμενο".Επιλέξτε "Organizer Blocks Organizer" από το αναπτυσσόμενο μενού.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Building Blocks Organizer".Εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα "Δομικά στοιχεία", τα οποία εμφανίζουν το "Όνομα" και το "Γκαλερί", "Κατηγορία" και "Πρότυπο". Περιγράφονται αλφαβητικά σύμφωνα με την "Γκαλερί".Η νέα καταχώρησή μας "Διεύθυνση" παρατίθεται στην κορυφή επειδή βρίσκεται στη συλλογή "Αυτόματο κείμενο".Κάντε κλικ στην καταχώρηση για να την επιλέξετε.Μια προεπισκόπηση της καταχώρησης εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου.
Αφού επιλέξετε την καταχώρηση "Διεύθυνση", κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία ιδιοτήτων" κάτω από τη λίστα "Δομικά στοιχεία".
Το ίδιο παράθυρο διαλόγου εμφανίζεται όπως όταν δημιουργήσατε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου.Ωστόσο, τώρα ονομάζεται "Τροποποίηση δομικού στοιχείου".Θα αλλάξουμε την "Επιλογή" στο "Εισαγωγή περιεχομένου στη δική της παράγραφο, οπότε η διεύθυνση εισάγεται πάντα ξεκινώντας από μια ξεχωριστή γραμμή, ακόμα κι αν ο δρομέας βρίσκεται στο τέλος μιας άλλης γραμμής.Κάντε κλικ στο "OK" μόλις κάνετε την αλλαγή.
Εμφανίζεται και πάλι ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, το οποίο επιβεβαιώνει ότι θέλετε να αντικαταστήσετε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου με την αναθεωρημένη.Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι".
Πώς να διαγράψετε μια καταχώρηση αυτόματου τερματισμού
Αν ανακαλύψετε ότι δεν χρειάζεστε πλέον μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, μπορείτε να την διαγράψετε από τη συλλογή των δομικών στοιχείων.Για να διαγράψετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Building Blocks Organizer", όπως περιγράφεται στην τελευταία ενότητα.Επιλέξτε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που θέλετε να διαγράψετε και κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή" κάτω από τη λίστα "Δομικά στοιχεία".
Ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης εμφανίζει το ερώτημα εάν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να διαγράψετε το επιλεγμένο δομικό στοιχείο, στην περίπτωση αυτή μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου.Κάντε κλικ στο "Ναι" για να διαγράψετε την καταχώρηση.Θα επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Building Blocks Organizer".Κάντε κλικ στο "Κλείσιμο" για να το κλείσετε και να επιστρέψετε στο έγγραφό σας.Το
AutoText φαίνεται να έχει μια ιδιορρυθμία όταν χρησιμοποιεί ένα προσαρμοσμένο πρότυπο.Δοκιμάσαμε την προσθήκη εγγραφών AutoText σε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο, αλλά όταν δημιουργήσαμε ένα νέο έγγραφο βασισμένο σε αυτό το πρότυπο, η καταχώριση αυτόματου κειμένου δεν ήταν διαθέσιμη.Ωστόσο, όταν δημιουργήσαμε ένα νέο έγγραφο βασισμένο στο πρότυπο Normal και κατόπιν προσαρτήσαμε το προσαρμοσμένο πρότυπο σε αυτό το έγγραφο, η καταχώριση του Αυτόματου κειμένου ήταν διαθέσιμη.Επομένως, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις εγγραφές AutoText στο δικό σας προσαρμοσμένο πρότυπο, φροντίστε να επισυνάψετε το πρότυπο στα έγγραφά σας μετά τη δημιουργία τους ή αλλιώς οι καταχωρήσεις του Αυτόματου κειμένου δεν θα είναι διαθέσιμες.Αν ανακαλύψετε διαφορετικά, ενημερώστε μας στα σχόλια.
Οι παλαιότερες εκδόσεις του Word( 2003 και προηγούμενων) σας επιτρέπουν να αντιγράφετε καταχωρήσεις του Αυτόματου κειμένου από ένα πρότυπο σε άλλο.Ωστόσο, από το Word 2007, η λειτουργικότητα αυτή καταργήθηκε.
