9Jul
Με την προσπάθεια να διαχειριστεί μια επιχείρηση αυτές τις μέρες, είναι πολύ σημαντικό να έχετε ένα οργανόγραμμα για να διατηρείτε τα πάντα διαχειρίσιμα.Εδώ θα σας δείξουμε πώς να χτίσετε ένα στο Visio 2010.
Αυτό το άρθρο Guest γράφτηκε από τους φίλους μας στο Office 2010 Club .
Ανάγκη για Οργανογράμματα
Η ανάγκη δημιουργίας διαγραμμάτων οργανισμού καθίσταται απαραίτητη στις μέρες μας, καθώς οι εταιρείες αρχίζουν να επικεντρώνονται στην εκτεταμένη πρόσληψη για μεγάλη διαθεσιμότητα, αύξηση της παραγωγικότητας και στόχευση διαφόρων αγορών.Λαμβάνοντας υπόψη αυτή την αυστηρή αλλαγή, η δημιουργία ενός οργανογράμματος μπορεί να βοηθήσει τους ενδιαφερόμενους να κατανοήσουν την ολοένα αυξανόμενη οργανωτική δομή &ιεραρχίας με ευκολία.Δείχνει τη βασική δομή της οργάνωσης μαζί με τον ορισμό των σχέσεων μεταξύ υπαλλήλων που εργάζονται σε διαφορετικά τμήματα.
Ευχάριστα, το Microsoft Visio 2010 προσφέρει έναν εύκολο τρόπο δημιουργίας του οργανογράμματος.Όπως και πριν, έχουν χρησιμοποιηθεί ορθοδόξοι τρόποι ταξινόμησης της ιεραρχίας των οργάνων για τον καθορισμό της διάρθρωσης των τμημάτων μαζί με την πιθανή επικοινωνία,οριζόντιες και κάθετες επικοινωνίες.Για να μετατρέψετε αυτές τις λίστες που ορίζουν την οργανωτική δομή σε ένα λεπτομερή διάγραμμα, το Visio 2010 περιλαμβάνει ένα πρόσθετο για την εισαγωγή του υπολογιστικού φύλλου Excel, το οποίο είναι χρήσιμο για την εξαγωγή δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο για τη δημιουργία ενός οργανικού διαγράμματος.
Σημαντικό είναι ότι δεν χρειάζεται να επιδοθείτε στον λαβύρινθο ορισμού της οργανωτικής ιεραρχίας και της δομής της ταξινόμησης, καθώς χρειάζεται απλώς να καθορίσετε τη στήλη &τις κεφαλίδες γραμμών, μαζί με τα δεδομένα που πρέπει να εισαγάγετε και θα δημιουργήσει αυτόματα το γράφημα που ορίζει.οργανωτικές ιεραρχίες με συγκεκριμένα διαπιστευτήρια κάθε υπαλλήλου, που ταξινομούνται στα αντίστοιχα τμήματα τους.
Δημιουργία διαγραμμάτων οργάνωσης στο Visio 2010
Για να ξεκινήσετε, δημιουργήσαμε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με πεδία Name, Supervisor, Designation, Department και Phone .Το πεδίο Name περιέχει το όνομα όλων των εργαζομένων που εργάζονται σε διαφορετικά τμήματα, ενώ ο τομέας Supervisor περιέχει το όνομα των εποπτών ή των ομάδων που οδηγούν.Αυτό το πεδίο είναι ζωτικής σημασίας για τη δημιουργία του Οργανογράμματος, καθώς ορίζει τη βασική δομή &ιεραρχία στο γράφημα.
Τώρα ξεκινήστε το Visio 2010, κατευθυνθείτε στην καρτέλα Προβολή, κάτω από το μενού Πρόσθετα, από τις Επιλογές επιχείρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός διαγράμματος οργάνωσης.
Αυτό θα ξεκινήσει τον Οδηγό διάταξης οργανισμού, στο πρώτο βήμα, θα ενεργοποιήσετε τις πληροφορίες που έχουν ήδη αποθηκευτεί σε μια επιλογή αρχείου ή βάσης δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Καθώς εισάγουμε φύλλο Excel, επιλέγουμε τη δεύτερη επιλογή για την εισαγωγή του υπολογιστικού φύλλου Excel.
Καθορίστε τη διαδρομή του αρχείου Excel και κάντε κλικ στο Next για να συνεχίσετε.
Σε αυτό το βήμα, πρέπει να καθορίσετε τα πεδία που ορίζουν την δομή ενός οργανισμού.Στην περίπτωσή μας, πρόκειται για Όνομα &Πεδία Supervisor .Αφού ορίσετε πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να προχωρήσετε περαιτέρω.
Δεδομένου ότι το οργανόγραμμα είναι κατά κύριο λόγο για την παρουσίαση της ιεραρχίας των τμημάτων / υπαλλήλων που εργάζονται στον οργανισμό, καθώς και του τρόπου με τον οποίο συνδέονται μεταξύ τους και ποιος εποπτεύει τους οποίους.Λαμβάνοντας υπόψη αυτό, σε αυτό το βήμα θα αφήσουμε έξω τον τομέα Supervisor, επειδή η συμπερίληψη δεν θα ήταν απαραίτητη, καθώς το Visio καταγράφει αυτόματα τη βασική δομή που ορίζεται στο φύλλο του Excel.Προσθέστε τα υπόλοιπα πεδία κάτω από την κατηγορία και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Τώρα επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στα σχήματα του Οργανικού Χάρτη και πατήστε Επόμενο.
Αυτό το βήμα είναι να σπάσει το γράφημα σε πολλές σελίδες, αν πρόκειται για 100+ υπαλλήλους, μπορεί να θέλετε να ορίσετε τους αριθμούς των σελίδων στα οποία θα εμφανίζεται το οργανόγραμμα.Αλλά στην περίπτωσή μας, έχουμε να κάνουμε με πολύ λιγότερη ποσότητα δεδομένων, οπότε θα επιτρέψουμε στον να θέλω ο οδηγός να σπάσει αυτόματα το οργανόγραμμα μου σε όλες τις σελίδες .Καθορίστε το όνομα που θέλετε να εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας.Εάν έχετε λιγότερες από 20 ιεραρχίες, πληκτρολογήστε το όνομα του υπάλληλου με την υψηλότερη βαθμολογία στην οργάνωση και πατήστε Τέλος για να τερματίσετε τον οδηγό.
Θα δημιουργήσει αμέσως ένα οργανόγραμμα έξω από συγκεκριμένο υπολογιστικό φύλλο Excel.Ο υπάλληλος με την υψηλότερη βαθμολογία θα εμφανίζεται πάνω από το οργανόγραμμα, επιβλέποντας διάφορους υπαλλήλους από διαφορετικά τμήματα.Όπως φαίνεται παρακάτω, οι άμεσοι υπάλληλοί του διαχειρίζονται και άλλους εργαζόμενους και ούτω καθεξής.
Για προχωρημένες προσαρμογές, κατευθυνθείτε στην καρτέλα Org Chart , εδώ θα βρείτε διαφορετικές ομάδες για τη ρύθμιση της ιεραρχίας του γραφήματος Org και τη διαχείριση των θέσεων των άλλων υπαλλήλων.Κάτω από το Οργάνωση της ομάδας , οι ρυθμίσεις σχήματος μπορούν να αλλάξουν και παρέχει εύκολη πλοήγηση στο διάγραμμα.Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τον τύπο της θέσης και να αποκρύψετε υπαλλήλους του επιλεγμένου υπαλλήλου.
Από την ομάδα της εικόνας , μπορείτε να εισαγάγετε μια φωτογραφία των υπαλλήλων, των τμημάτων κλπ. Από την ομάδα συγχρονισμού έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε ένα συγχρονισμένο αντίγραφο και να επεκτείνετε τους υφιστάμενους υπαλλήλους.Στην ομάδα Ομάδες δεδομένων οργανισμού, μπορείτε να αλλάξετε ολόκληρη τη διάταξη του οργανισμού από τις επιλογές εμφάνισης συμπεριλαμβανομένων.εμφάνιση διαχωριστικού, ενεργοποίηση / απενεργοποίηση των εισαγόμενων πεδίων, αλλαγή θέσης μπλοκ και πλήρωση χρωμάτων κλπ.
Αν σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή χρειάζεται να εισάγετε νέα θέση ή να αναγγείλετε κενή θέση, το διάγραμμα οργανογράμματος είναι πάντοτε διαθέσιμο στην αριστερή πλαϊνή μπάρα.Μεταφέρετε το επιθυμητό σχήμα του οργανικού διαγράμματος στη σελίδα του κύριου διαγράμματος, για να διατηρήσετε την ακεραιότητα της δομής, δηλαδή για την εισαγωγή υποκειμένων για συγκεκριμένο υπάλληλο, σύρετε το σχήμα θέσης πάνω από το υπάρχον σχήμα σχήματος υπαλλήλου.
Για παράδειγμα, προσθέσαμε έναν σύμβουλο σε οργάνωση, ο οποίος είναι άμεσα υπό τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, για τη διατήρηση αυτού, σάσαμε το Σύμβουλο κιβώτιο και μόλις το έριξε πάνω από το κουτάκι CEO να κάνει την άμεση δευτερεύουσα θέση.
Η προσθήκη λεπτομερειών στη νέα θέση είναι ένα cinch, απλά κάντε δεξί κλικ στο νέο πλαίσιο θέσης και κάντε κλικ στο Properties( Ιδιότητες).
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Shape Data", θα αρχίσει να συμπληρώνει όλες τις σχετικές πληροφορίες και θα κάνει κλικ στο OK.
Εδώ μπορείτε να δείτε ότι η νέα θέση είναι εύκολα γεμάτη με όλες τις καθορισμένες πληροφορίες.Τώρα, η επέκταση ενός Οργανικού Χάρτη δεν απαιτεί πλέον τη συντήρηση των μακρών λιστών.Στην καρτέλα Σχεδίαση, μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε διαφορετικά σχέδια &σχέδια πάνω από το οργανόγραμμα για να φανεί πιο φανερό και επαγγελματικό.
Συμπεράσματα
Ο οργανωτικός χάρτης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρουσιάσετε λεπτομερείς οργανωτικές ιεραρχίες.με καθορισμένα διαπιστευτήρια υπαλλήλων, διάρθρωση των τμημάτων, νέες κενές θέσεις εργασίας, προσφάτως προσληφθέντες υπαλλήλους, προσφάτως προστεθέντα τμήματα και, κυρίως, δείχνει τον πλέον βολικό τρόπο αλληλεπίδρασης μεταξύ διαφόρων τμημάτων &τους υπαλλήλους, κ.λπ.