2Aug
Εάν είστε ένας από εκείνους τους ανθρώπους που διαθέτουν πίνακα ή σημειωματάριο με μια συνεχώς εξελισσόμενη λίστα υποχρεώσεων, ή το γραφείο και οι οθόνες σας κοσμούνται με το ® μετά από αυτό που σας υπενθυμίζει σημαντικά γεγονότα, τότε αυτό το άρθρο γιαεσείς.
Το Outlook θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε λίστες υποχρεώσεων που περιλαμβάνουν εργασίες, τις οποίες μπορείτε να κάνετε σε κάθε είδους πράγματα, όπως ορίστε ημερομηνίες λήξης, υπενθυμίσεις, κατηγορίες και πολλά άλλα.Το όλο θέμα είναι να δημιουργήσετε ένα πιο ενεργό είδος λίστας εργασιών με τον οποίο μπορείτε να αλληλεπιδράσετε και θα σας κρατήσει ειλικρινείς.
Εξετάζοντας τις εργασίες
Συζητήσαμε πρόσφατα τις διάφορες περιπλοκές του Outlook 2013, οπότε αν είστε νέοι σε αυτό, συνιστούμε να διαβάσετε την εισαγωγή μας.
Διαφορετικά, ανοίξτε το Outlook μέχρι την προβολή Εργασίες και περιηγηθείτε.Με την πρώτη ματιά, θα παρατηρήσετε ότι είναι αρκετά άδειο και άγονο.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι δεν έχουμε ακόμη να το γεμίσουμε με το πλήθος των πράξεων που πρέπει να κάνουμε και τα εμπόδια να τρέξουμε.
Ας δούμε και να σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τις Εργασίες σαν επαγγελματίας και να οργανώσετε περαιτέρω τη ζωή σας με το Outlook.Με λίγη ώρα και δουλειά, θα έχετε ένα ολοκληρωμένο σύνολο καθηκόντων, τα οποία μπορείτε να ρυθμίσετε για να σας υπενθυμίσω πότε πρέπει να τα κάνετε ή ακόμα και να τα αναθέσετε σε άλλο άτομο!
Προσθήκη εργασιών
Για να ξεκινήσετε, θα θέλετε να προσθέσετε εργασίες.Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει το γνωστό παράθυρο φακέλων κατά μήκος της αριστερής πλευράς.Μπορείτε να προσθέσετε νέους φακέλους σε αυτήν την προβολή, και στη συνέχεια να οργανώσετε τις εργασίες σας σε κατηγορίες.Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα φακέλων έτσι ώστε να μπορείτε να διαχωρίσετε ξανά τις εργασίες σας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής σας ζωής, αν είναι απαραίτητο.
Για να ξεκινήσετε, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει μια ομάδα φακέλων κλήσεων κλήση Οι εργασίες μου και δύο φακέλους δευτερεύουσας εργασίας: Λίστα υποχρεώσεων και εργασίες.Εάν κάνουμε δεξί κλικ στον πιο πάνω φάκελο, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια "Ομάδα Νέων Φακέλων" που θα ονομάσουμε "Εργασίες".
Μπορείτε να προσθέσετε μια γρήγορη εργασία κάνοντας κλικ στο "Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε μια νέα εργασία" ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο "New Task" στην Αρχική κορδέλα.Ελέγξτε την ακόλουθη εργασία χωρίς τίτλο, στην οποία μπορείτε να εφαρμόσετε διάφορες επιλογές, να εμφανίσετε την εργασία, τα στοιχεία της, καθώς και να τη διαχειριστείτε.
Ας συμπληρώσουμε το έργο μας λίγο με κάποιες βασικές λεπτομέρειες και στη συνέχεια πατήστε "Save &Κλείσιμο "Μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης( αν υπάρχει), την κατάσταση, την προτεραιότητα και το ποσοστό ολοκλήρωσης.Μπορείτε επίσης να ελέγξετε το πλαίσιο "Υπενθύμιση" και το Outlook να σας ενημερώσουν πότε η εργασία σας έρχεται.
Προβολή, Τροποποίηση και Ενημέρωση Εργασιών
Αφού δημιουργήσουμε μερικές εργασίες, μπορούμε να τις δούμε να εμφανίζονται στην προβολή Εργασίες.Μπορείτε να κάνετε κάποιες βασικές αλλαγές, όπως αλλαγή της ημερομηνίας λήξης ή αντιστοίχιση μιας κατηγορίας, αλλά αν θέλετε πραγματικά να δείτε και να επεξεργαστείτε, θα πρέπει να κάνετε διπλό κλικ για να την ανοίξετε.
Εδώ είναι και πάλι το καθήκον μας.Μπορούμε να κάνουμε αλλαγές σε αυτό, όπως η κατάσταση ή η προτεραιότητα, ή μπορούμε να κάνουμε κλικ στο κουμπί "Λεπτομέρειες".
Εάν υπάρχουν άλλα στοιχεία που σχετίζονται με την εργασία, μπορείτε να τα συμπληρώσετε εδώ.Αν και αυτό μπορεί να μην είναι κατάλληλο για τους περισσότερους ανθρώπους, αν ασχολείστε με ανεξάρτητους εργολάβους ή συμβούλους, τότε αυτό είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να παρακολουθείτε πόσο σας κοστίζουν περίπου.
Υπάρχουν μερικά άλλα πράγματα που μπορούμε να αναφέρουμε προτού προχωρήσουμε σε υποτροπές.Ενώ βρίσκεστε στο περιβάλλον εργασίας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σημειώσετε ότι μπορείτε να διαγράψετε ή να προωθήσετε την εργασία εάν αποφασίσετε ότι δεν αξίζει να ακολουθήσετε, ή χρειάζεστε εισροή από κάποιον άλλο σε αυτό, αντίστοιχα.
Μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε την εργασία, όπως την επισήμανση της ολοκλήρωσης, την εκχώρησή της και την αποστολή αναφοράς κατάστασης.Θα μιλήσουμε περισσότερο για αυτό σύντομα.Προς το παρόν, ας δούμε σύντομα πώς να ρυθμίζουμε επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Εργασία με επαναλαμβανόμενες εργασίες
Η δημιουργία μιας επαναλαμβανόμενης εργασίας είναι η ίδια με τη δημιουργία επαναλαμβανόμενου ραντεβού ή επαναλαμβανόμενης συνάντησης.Το παράθυρο διαλόγου που βλέπετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Επανάληψη" θα φαίνεται μάλλον αρκετά οικείο.
Τόσο η δουλειά μας "μιλάμε για εργασία", επαναλαμβανόμενη κάθε εβδομάδα την Τετάρτη, χωρίς κανένα τέλος.Σημειώστε επίσης ότι ακόμα και αν δεν ολοκληρώσετε την εργασία μέχρι τη στιγμή που η εργασία επαναληφθεί, θα δημιουργηθεί ακόμα μια άλλη.
Μπορείτε να αντικαταστήσετε αυτήν την επιλογή επιλέγοντας την επιλογή "αναδημιουργία νέας εργασίας", η οποία αντί να επαναλαμβάνεται αυτόματα την ημέρα x, δεν αναγεννάει την εργασία μέχρι να ολοκληρωθεί η σημερινή.
Αντιστοίχιση εργασίας σε κάποιον άλλο
Έχουμε τη δουλειά μας "μιλάμε για δουλειά!", Όλοι έχουμε δημιουργήσει, τώρα απλά πρέπει να το πετάξουμε σε κάποιον άλλο!Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντιστοίχιση εργασίας" στην ενότητα Διαχείριση της εργασίας της Κορδέλας.
Αυτό θα ανοίξει την εργασία ως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να απευθυνθείτε σε άλλους.Σε αυτή την περίπτωση πρόκειται απλώς να αναθέσουμε την εργασία για να μιλήσουμε για εργασία σε κάποιον άλλο, γι 'αυτό θα την στείλουμε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Αν θέλετε να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση στο πεδίο "Προς" μπορείτε ή μπορείτε να απομακρύνετε το τυχερό όνομα από το βιβλίο διευθύνσεών σας.Δεν έχετε δημιουργήσει ένα βιβλίο διευθύνσεων;Διαβάστε σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας και διαχείρισης επαφών, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου εισαγωγής των επαφών σας από το Gmail απευθείας στο Outlook.
Αυτός ο παραλήπτης θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατόπιν με την επιλογή "Αποδοχή" ή "Απόρριψη". Δεν θέλουμε να κάνουμε το αφεντικό αναστατωμένο, γι 'αυτό θα προχωρήσουμε και θα αποδεχθούμε το έργο.Εκτός αυτού, η συζήτηση για την εργασία δεν είναι ποτέ κακή ιδέα!
Τέλος, αν οι δυνάμεις-που-θέλουν να γνωρίζουν την πρόοδο( ή την έλλειψή τους) στην τρέχουσα αποστολή σας.Μπορείτε να τους στείλετε μια αναφορά κατάστασης.
Σε γενικές γραμμές, ο μέσος όρος χρήστης στο σπίτι του Outlook είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσει τις εργασίες ως μέσο λήψης αποφάσεων ή διενέργειας δουλειών μακριά στο σπίτι, αλλά είναι χρήσιμο να γνωρίζετε το πλήρες φάσμα των δυνατοτήτων που έχετε δημιουργήσει.Ας προχωρήσουμε τώρα στην υπόλοιπη κορδέλα Home και μιλήστε για το τι μπορείτε να κάνετε για να διαχειριστείτε την εργασία από εκεί.
Διαχείριση καθηκόντων και ταξινόμηση κατά προβολή
Κατά τη διάρκεια της εβδομάδας σας, μερικές εργασίες θα γίνουν, και μερικοί δεν θα το κάνουν.Αυτά που ολοκληρώνετε, μπορείτε να σημειώσετε ως πλήρη και να ξεχάσετε.Αλλά αυτά που δεν θα φτάσετε θα χρειαστεί να διαχειριστούν με κάποιο τρόπο ή απλά θα έχετε έναν συνεχώς αυξανόμενο κατάλογο φουσκωμένων εργασιών.
Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να τα διαχειριστείτε.Ας δούμε αυτή την περιοχή της Κορδέλας και στη συνέχεια να σας δείξουμε πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτά τα εργαλεία.
Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κατάργηση από τη λίστα", θα την χαρακτηρίσετε ως ολοκληρωμένη και θα την αφαιρέσετε από τη λίστα.Εάν το Outlook αντιμετωπίζει κάποιο πρόβλημα, όπως εάν η εργασία επαναλαμβάνεται ή είναι ελλιπής, θα σας ρωτήσει τι θέλετε να κάνετε σχετικά με αυτό.
Μπορείτε επίσης να εργαστείτε απευθείας με τις εργασίες που βλέπετε στη λίστα εργασιών σας.Ανατρέξτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης για περισσότερες λεπτομέρειες.Βλέπετε ότι μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στο εικονίδιο σημαίας για να την χαρακτηρίσετε ως ολοκληρωμένη ή μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ για να δείτε τις επιλογές παρακολούθησης.
Βλέπετε στο επόμενο στιγμιότυπο ότι το καθήκον μας "κάθονται γύρω από το ποδόσφαιρο με τα πόδια μας επάνω" οφείλεται αύριο, αλλά το έχουμε επίσης επισημάνει για παρακολούθηση την επόμενη εβδομάδα.Η δημιουργία μιας εργασίας παρακολούθησης βασικά το διπλασιάζει για το χρόνο που σας ταιριάζει καλύτερα να την ολοκληρώσετε.Σε αυτή την περίπτωση, θα μπορούσαμε να σηματοδοτήσουμε την αυριανή αποστολή ως ολοκληρωμένη ή να την καταργήσουμε, αλλά αυτό το διπλό καθήκον θα εξακολουθεί να οφείλεται την επόμενη εβδομάδα.
Σημειώστε ότι μπορείτε να παρακολουθήσετε εργασίες από ένα από τα πέντε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη παρακολούθηση.
Τέλος, η αλλαγή της άποψής σας μπορεί να σας βοηθήσει να περικόψετε μέσα από ένα μεγάλο αριθμό εργασιών.Εάν δεν εμφανίζεται στη Κορδέλα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αλλαγή προβολής" και θα δείτε αυτές τις επιλογές.
Εδώ μπορεί να μοιάζει με μια απλή λίστα.Η άποψη δεν κάνει διακρίσεις μεταξύ καταστάσεων ολοκλήρωσης ή κατηγοριών ή οτιδήποτε άλλο.Παρουσιάζει όλα τα παρελθόντα, τα παρόντα και τα μελλοντικά σας καθήκοντα σε μια απλή άποψη.
Από την άλλη πλευρά, εάν ταξινομούμε την άποψή μας με ενεργά καθήκοντα, βλέπουμε ότι τα πράγματα περιορίζονται σε μεγάλο βαθμό για εμάς.
Να θυμάστε πάντα να αλλάζετε την προβολή εργασιών έτσι ώστε να τα ταξινομήσετε γρήγορα ή να τα αποκρύψετε για μέγιστο δυναμικό παραγωγικότητας!
Επιλογές εργασίας
Τέλος, ας γνωρίσουμε ή να επανεξετάσουμε τον εαυτό μας με επιλογές εργασίας.Οι επιλογές εργασίας θα σας επιτρέψουν να αλλάξετε τις ρυθμίσεις και να αλλάξετε τη συμπεριφορά και την εμφάνισή τους.Μπορείτε να τα προσεγγίσετε από το μενού Αρχείο, κάνοντας κλικ στο "Επιλογές - & gt;Tasks ".
Μπορείτε να ορίσετε επιλογές για υπενθυμίσεις για εργασίες με καθυστερημένες ημερομηνίες, καθυστερήσεις και ολοκληρωμένα χρώματα εργασίας, ώρες εργασίας και άλλα απλά τσιμπήματα.Επομένως, αν θέλετε οι καθυστερημένες εργασίες να είναι λαμπερές ή θέλετε τις προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις στο τέλος της ημέρας αντί να ξεκινήσετε, μπορείτε να κάνετε τις αλλαγές εδώ.
Όπως μπορείτε να διαπιστώσετε, το Outlook αποκαλύπτεται ότι είναι μια πολύ καλά στρογγυλεμένη εφαρμογή και δεν έχουμε μιλήσει ακόμα για την ημερολόγια και τις σημειώσεις ακόμα!Ελπίζουμε να είστε σε θέση να χρησιμοποιήσετε τις Εργασίες για να αναβαθμίσετε τις οργανωτικές δεξιότητές σας με δύο εγκοπές.Είναι πολύ εύκολο να ορίσετε και να αναθέσετε, και είναι ωραίο να έχετε αυτές τις υπενθυμίσεις και να παρακολουθείτε όλα τα πράγματα στη λίστα σας σιγά-σιγά να ελέγχονται.
Εν τω μεταξύ, μας ενδιαφέρει να ακούσουμε από εσάς.Έχετε μια ερώτηση ή ένα σχόλιο που θέλετε να φύγετε μαζί μας;Περάστε στο φόρουμ συζήτησης και πυροβολήστε.