4Aug
Όταν δημιουργείτε τύπους στο Excel, μπορείτε να αναφέρετε κελιά από τους άλλους τύπους του φύλλου εργασίας στους τύπους σας.Αλλά αν έχετε πολλούς τύπους, όλες αυτές οι αναφορές κυττάρων μπορούν να μπερδευτούν.Υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να καταργήσετε τη σύγχυση.Το
Excel περιλαμβάνει ένα χαρακτηριστικό που ονομάζεται "Ονόματα", το οποίο μπορεί να κάνει τους τύπους σας πιο ευανάγνωστους και λιγότερο σύγχυση.Αντί να αναφέρετε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών, μπορείτε να ορίσετε ένα όνομα σε αυτό το κελί ή την περιοχή και να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα σε τύπους.Αυτό θα κάνει τους τύπους σας πολύ πιο εύκολο να κατανοηθούν και να διατηρηθούν.
Στον ακόλουθο τύπο, αναφερθούμε σε ένα εύρος κελιών( με έντονα γράμματα) από ένα άλλο φύλλο εργασίας, που ονομάζεται "Βάση δεδομένων προϊόντος", στο ίδιο βιβλίο εργασίας.Σε αυτή την περίπτωση, το όνομα του φύλλου εργασίας μας δίνει μια καλή ιδέα για το τι περιέχεται στην περιοχή των κυττάρων, "A2: D7".Ωστόσο, θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε ένα όνομα για αυτό το φάσμα κυψελών για να κάνουμε τον τύπο συντομότερο και πιο ευανάγνωστο.
= IF( ISBLANK( A11), "", VLOOKUP( ALL, ' Βάση προϊόντων' A2: D7 , 2, FALSE)ΣΗΜΕΙΩΣΗ Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη λειτουργία VLOOKUP που χρησιμοποιείται στον ανωτέρω τύποάρθρο σχετικά με τη χρήση του VLOOKUP στο Excel.Μπορείτε επίσης να μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "IF" και άλλες χρήσιμες λειτουργίες.
Πώς να δημιουργήσετε ένα όνομα για ένα κελί ή μια περιοχή κελιών χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ονόματος
Για να αντιστοιχίσετε ένα όνομα σε μια περιοχή κελιών, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ονομάσετε.Τα κύτταρα δεν χρειάζεται να είναι συνεχόμενα.Για να επιλέξετε μη συνεχόμενα κελιά, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο "Ctrl" κατά την επιλογή τους.
Κάντε κλικ στο ποντίκι στο πλαίσιο "Όνομα" πάνω από το πλέγμα κελιών.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την περιοχή κελιών στο πλαίσιο και πατήστε "Enter".Για παράδειγμα, ονομάσαμε τα επιλεγμένα κελιά στο φύλλο εργασίας "Προϊόντα" της βάσης δεδομένων "Προϊόντα".Υπάρχουν κανόνες σύνταξης στους οποίους πρέπει να συμμορφώνεστε όταν επιλέγετε ένα όνομα.Μπορείτε να ξεκινήσετε ένα όνομα μόνο με ένα γράμμα, μια υπογράμμιση( _) ή μια ανάστροφη κάθετο( \).Το υπόλοιπο όνομα μπορεί να αποτελείται από γράμματα, αριθμούς, περιόδους και υπογράμμιση.Υπάρχουν πρόσθετοι κανόνες σύνταξης για το τι είναι έγκυρο και όχι για τον ορισμό ονομάτων.
Θυμηθείτε τον τύπο από την αρχή αυτού του άρθρου;Περιείχε αναφορά στο φύλλο εργασίας "Βάσεις δεδομένων προϊόντων" στο βιβλίο εργασίας και σε μια σειρά κελιών στο συγκεκριμένο φύλλο εργασίας.Τώρα, ότι δημιουργήσαμε το όνομα "Προϊόντα" για να αντιπροσωπεύσουμε το εύρος των κυψελών στο φύλλο εργασίας "Βάσεις προϊόντων", μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το όνομα στον τύπο που φαίνεται με έντονα γράμματα παρακάτω.
= IF( ISBLANK( A11), "", VLOOKUP( ALL, Προϊόντα , 2, FALSE))ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν δημιουργείτε ένα όνομα χρησιμοποιώντας το πεδίο "Name Box"Αυτό σημαίνει ότι το όνομα είναι διαθέσιμο για χρήση σε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας του τρέχοντος βιβλίου εργασίας χωρίς αναφορά σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας.Μπορείτε να επιλέξετε να περιορίσετε το πεδίο σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας έτσι ώστε το όνομα του φύλλου εργασίας πρέπει να χρησιμοποιείται όταν αναφέρεται στο όνομα, όπως στο παράδειγμα στην αρχή αυτού του άρθρου.
Πώς να επεξεργαστείτε τα ονόματα χρησιμοποιώντας τον Διαχειριστή ονομάτων Το
Excel παρέχει ένα εργαλείο που ονομάζεται "Διαχειριστής ονομάτων", το οποίο διευκολύνει την εύρεση, επεξεργασία και διαγραφή των ονομάτων στο βιβλίο εργασίας σας.Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Name Manager για να δημιουργήσετε ονόματα, εάν θέλετε να καθορίσετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το όνομα.Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Διαχείριση ονομάτων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Φόρμες".
Στην ενότητα "Ορισμένα ονόματα" της καρτέλας "Φόρμες", κάντε κλικ στο "Όνομα διαχειριστή".
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση ονομάτων.Για να επεξεργαστείτε ένα υπάρχον όνομα, επιλέξτε το όνομα από τη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία".Για παράδειγμα, πρόκειται να επεξεργαστούμε το όνομα "Προϊόντα".
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία ονόματος".Μπορείτε να αλλάξετε το ίδιο το "Όνομα" καθώς και να προσθέσετε ένα "Σχόλιο" στο όνομα, παρέχοντας περισσότερες λεπτομέρειες για το τι αντιπροσωπεύει το όνομα.Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το εύρος των κελιών στα οποία έχει αντιστοιχιστεί αυτό το όνομα κάνοντας κλικ στο κουμπί "Expand Dialog" στη δεξιά πλευρά του πλαισίου επεξεργασίας "Refers to".
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Θα δείτε ότι η αναπτυσσόμενη λίστα "Πεδίο εφαρμογής" είναι γκρι.Όταν επεξεργάζεστε ένα υπάρχον όνομα, δεν μπορείτε να αλλάξετε το "Πεδίο εφαρμογής" αυτού του ονόματος.Πρέπει να επιλέξετε το πεδίο εφαρμογής όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά το όνομα.Εάν θέλετε το πεδίο να είναι ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας και όχι ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα όνομα με τρόπο που σας επιτρέπει να καθορίσετε αρχικά το πεδίο εφαρμογής.Θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε σε μια επόμενη ενότητα.
Για παράδειγμα, λέμε ότι προσθέσαμε ένα άλλο προϊόν στη "Βάση δεδομένων προϊόντων" και θέλουμε να το συμπεριλάβουμε στην κυτταρική σειρά που ονομάζεται "Προϊόντα".Όταν κάνουμε κλικ στο κουμπί "Expand Dialog", το πλαίσιο διαλόγου "Edit Name" συρρικνώνεται προς τα κάτω ώστε να περιέχει μόνο το πεδίο "Refers to".Επιλέγουμε το εύρος των κελιών απευθείας στο φύλλο εργασίας "Βάση δεδομένων προϊόντος", συμπεριλαμβανομένης της σειράς που περιέχει το προϊόν που προστέθηκε πρόσφατα.Το όνομα του φύλλου εργασίας και το εύρος κυψελών εισάγονται αυτόματα στο πλαίσιο αναφοράς "Αναφέρεται στο".Για να αποδεχθείτε την επιλογή σας και να επιστρέψετε στο πλήρες παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία ονόματος", κάντε κλικ στο κουμπί "Σύμπτυξη διαλόγου".Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο παράθυρο διαλόγου "Edit Name" για να αποδεχτείτε τις αλλαγές στο όνομα.
Πώς να διαγράψετε ένα όνομα χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση ονομάτων
Εάν αποφασίσετε ότι δεν χρειάζεστε άλλο όνομα, είναι εύκολο να το διαγράψετε.Απλά, μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου "Όνομα διαχειριστή" όπως συζητήσαμε στην προηγούμενη ενότητα.Στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα που θέλετε να διαγράψετε στη λίστα ονομάτων και κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή".
Στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο "OK" εάν είστε σίγουροι ότι θέλετε να διαγράψετε το επιλεγμένο όνομα.Θα επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Όνομα διαχειριστή".Κάντε κλικ στο "Κλείσιμο" για να το κλείσετε.
Πώς να δημιουργήσετε ένα όνομα χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου "New Name"
Όταν δημιουργείτε ένα νέο όνομα επιλέγοντας ένα ή περισσότερα κελιά και εισάγοντας ένα όνομα στο "Όνομα κουτί", το προεπιλεγμένο πεδίο του ονόματος είναι ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.Λοιπόν, τι κάνετε εάν θέλετε να περιορίσετε το πεδίο ενός ονόματος μόνο σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας;
Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε το όνομα.Κάντε κλικ στην καρτέλα "Φόρμες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ορισμός ονόματος" στην ενότητα "Ορισμένα ονόματα".
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν χρειάζεται να επιλέξετε πρώτα τα κελιά.Μπορείτε επίσης να τα επιλέξετε χρησιμοποιώντας το κουμπί "Expand Dialog" αργότερα, αν θέλετε.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "New Name".Παρατηρήστε ότι είναι πολύ παρόμοιο με το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία ονόματος" που αναφέρθηκε προηγουμένως.Η κύρια διαφορά είναι ότι τώρα μπορείτε να αλλάξετε το πεδίο του ονόματος.Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να περιορίσουμε το πεδίο του ονόματος μόνο στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο".Θα το κάναμε αν θέλαμε να μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το ίδιο όνομα για μια σειρά κελιών σε ένα άλλο φύλλο εργασίας.
Πρώτον, θα εισαγάγουμε το όνομα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, το οποίο στην περίπτωσή μας είναι "Προϊόντα".Θυμηθείτε τους κανόνες σύνταξης κατά τη δημιουργία του ονόματος σας.Στη συνέχεια, για να περιορίσετε το πεδίο του ονόματος "Προϊόντα" μόνο στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο", το επιλέγουμε από την αναπτυσσόμενη λίστα "Πεδίο εφαρμογής".
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το παράθυρο διαλόγου "Νέο όνομα" μπορεί επίσης να προσπελαστεί κάνοντας κλικ στο "Νέο" στο πλαίσιο διαλόγου "Όνομα διαχειριστή".
Πληκτρολογήστε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το όνομα, αν θέλετε, στο πλαίσιο "Σχόλιο".Αν δεν έχετε επιλέξει τα κελιά στα οποία αντιστοιχίζετε το όνομα, κάντε κλικ στο κουμπί "Expand Dialog" στα δεξιά του πλαισίου επεξεργασίας "Refers to" για να επιλέξετε τα κελιά με τον ίδιο τρόπο που κάναμε όταν επεξεργαστήκαμε το όνομα νωρίτερα.Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του νέου ονόματος.
Το όνομα εισάγεται αυτόματα στο ίδιο "Όνομα κουτί" που χρησιμοποιήσαμε για να αντιστοιχίσουμε ένα όνομα σε μια περιοχή κελιών στην αρχή αυτού του άρθρου.Τώρα, μπορούμε να αντικαταστήσουμε την αναφορά κυψελών( "Βάση προϊόντων" $ A $ 2: $ D: 7) με το όνομα( Προϊόντα) στους τύπους στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο", όπως κάναμε προηγουμένως σε αυτό το άρθρο.
Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα για να αντιπροσωπεύσετε μια σταθερή τιμή
Δεν χρειάζεται να ανατρέχετε στα κελιά όταν δημιουργείτε ένα όνομα.Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα για να αντιπροσωπεύσετε μια σταθερή, ή ακόμα και μια φόρμουλα.Για παράδειγμα, στο παρακάτω φύλλο εργασίας εμφανίζεται η συναλλαγματική ισοτιμία που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της τιμής σε ευρώ για τα διάφορα μεγέθη widgets.Επειδή η συναλλαγματική ισοτιμία αλλάζει συχνά, θα ήταν χρήσιμο να βρίσκεται σε ένα μέρος που είναι εύκολο να εντοπιστεί και να ενημερωθεί.Δεδομένου ότι τα ονόματα είναι εύκολο να επεξεργαστούν, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα όνομα που να αντιπροσωπεύει τη συναλλαγματική ισοτιμία και να αποδίδει μια τιμή στο όνομα.
Παρατηρήστε ότι ο τύπος περιέχει μια απόλυτη αναφορά κυψέλης σε ένα κελί που περιέχει την τρέχουσα συναλλαγματική ισοτιμία.Θα προτιμούσαμε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα που θα αναφέρεται στην τρέχουσα συναλλαγματική ισοτιμία, ώστε να είναι ευκολότερο να αλλάξετε και οι τύποι με τη συναλλαγματική ισοτιμία είναι ευκολότερο να κατανοηθούν.
Για να δημιουργήσετε ένα όνομα που θα εκχωρηθεί σε μια σταθερή τιμή, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Νέο όνομα" κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Φόρμες" και στη συνέχεια στην επιλογή "Ορισμός ονόματος" στην ενότητα "Ορισμένα ονόματα".Εισαγάγετε ένα όνομα που αντιπροσωπεύει τη σταθερή τιμή, όπως "ExchangeRate".Για να αντιστοιχίσετε μια τιμή σε αυτό το όνομα, εισαγάγετε ένα σύμβολο ίσου σημείου( =) στο πλαίσιο αναφοράς "Αναφέρεται στο" που ακολουθείται από την τιμή.Δεν πρέπει να υπάρχει χώρος μεταξύ του σημείου ισότητας και της αξίας.Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του ονόματος.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν υπάρχει ένας τύπος που χρησιμοποιείτε σε πολλά μέρη του βιβλίου εργασίας σας, μπορείτε να εισάγετε αυτόν τον τύπο στο πεδίο "Αναφέρεται στο" ώστε να μπορείτε να εισάγετε απλώς το όνομα σε κάθε κελί όπου πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο.
Τώρα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το νέο όνομα σε τύπους όπου θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τη συναλλαγματική ισοτιμία.Όταν κάνετε κλικ σε ένα κελί με έναν τύπο που περιέχει απόλυτη αναφορά κυψέλης, παρατηρήστε ότι το αποτέλεσμα είναι "0.00".Αυτό οφείλεται στο ότι καταργήσαμε τη συναλλαγματική ισοτιμία από το κυψέλη στο οποίο γίνεται αναφορά.Θα αντικαταστήσουμε αυτήν την αναφορά κυττάρων με το νέο όνομα που δημιουργήσαμε.
Επισημάνετε την αναφορά κυττάρων( ή άλλο μέρος του τύπου που θέλετε να αντικαταστήσετε με ένα όνομα) και αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα που δημιουργήσατε.Καθώς πληκτρολογείτε, όλα τα αντίστοιχα ονόματα εμφανίζονται σε αναδυόμενο παράθυρο.Επιλέξτε το όνομα που θέλετε να εισαγάγετε στη φόρμα κάνοντας κλικ σε αυτό στο αναδυόμενο παράθυρο.
Το όνομα εισάγεται στον τύπο.Πατήστε "Enter" για να αποδεχτείτε την αλλαγή και να ενημερώσετε το κελί.
Σημειώστε ότι το αποτέλεσμα ενημερώνεται με τη συναλλαγματική ισοτιμία που αναφέρεται από το όνομα.Τα ονόματα
είναι πολύ χρήσιμα αν δημιουργείτε σύνθετα βιβλία εργασίας του Excel με πολλούς τύπους.Όταν πρέπει να διανείμετε τα βιβλία σας σε άλλους, η χρήση ονομάτων διευκολύνει τους άλλους, όπως και τον εαυτό σας, να κατανοήσουν τους τύπους σας.