5Aug
Αυτό το άρθρο φιλοξενούται από τον Askar, το geek πίσω από το site τεχνολογίας DemoGeek.
Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα ή όταν ασχολείτε με τους πελάτες σας, ίσως θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι διανέμετε τα έγγραφά σας με τον σωστό τρόπο, έτσι ώστε οι πληροφορίες στο έγγραφο να φτάσουν στο σωστό κοινό και να τηρηθεί η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών.Το
Word 2007 διαθέτει ένα χαρακτηριστικό με το οποίο μπορείτε να προετοιμάσετε τυπικά το έγγραφό σας Word για σωστή διανομή σε μια ομάδα ανθρώπων ή ακόμα και σε άτομα με συγκεκριμένο παράγοντα αξιοπιστίας.
Προετοιμασία
Ξεκινήστε το Word 2007 και δημιουργήστε το έγγραφο με τον τρόπο που θέλετε.
Μόλις είστε ευχαριστημένοι με το έγγραφο και είστε έτοιμοι να διανείμετε, πατήστε για λίγο πριν χτυπήσετε την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να έχετε το έγγραφο έτοιμο για διανομή.Λάβετε υπόψη σας ότι αυτά τα βήματα είναι απομονωμένα και τι σημαίνει αυτό μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε τα βήματα που θέλετε να ακολουθήσετε.
Κάντε κλικ στο κουμπί του Office και κάντε κλικ στην επιλογή μενού " Prepare ".Υπάρχουν 7 διαφορετικές επιλογές που πρέπει να μπορείτε να δείτε.Θα εξηγήσω καθεμία από αυτές τις επιλογές ώστε να μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε τον σωστό συνδυασμό επιλογών για τις απαιτήσεις διανομής σας.
Ιδιότητες εγγράφου
Η πρώτη στη λίστα είναι η επιλογή " Properties" με την οποία μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες μεταδεδομένων σχετικά με το έγγραφο.
Μπορείτε να εισάγετε το όνομα του δημιουργού του εγγράφου, τον τίτλο, το θέμα, τις λέξεις-κλειδιά, την κατηγορία, την κατάσταση και τα σχόλια.
Μερικά από αυτά μπορούν να προβληθούν μέσω του αρχείου & gt; & gt; Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου.
Λάβετε υπόψη ότι αφού οριστικοποιήσετε το έγγραφο, δεν θα μπορείτε να δείτε αυτές τις ιδιότητες αλλά έως τότε μπορείτε να συσχετίσετε ιδιότητες με το έγγραφό σας για άλλους, για να λάβετε μια ιδέα για το έγγραφο πριν το ανοίξετε.
Έλεγχος εγγράφου
Η δεύτερη επιλογή στη λίστα είναι η επιλογή " Έλεγχος εγγράφου ".Ως μέρος της προετοιμασίας για τη διανομή του εγγράφου σας, μπορείτε να ελέγξετε το έγγραφο για σχόλια, αναθεωρήσεις, σημάδια αναθεώρησης, σχολιασμό μελανιών.Μπορείτε να ελέγξετε για κρυφά μεταδεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.Μπορείτε να ελέγξετε για τυχόν προσαρμοσμένα δεδομένα XML που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.Μπορείτε επίσης να ελέγξετε για τυχόν πληροφορίες σχετικά με τις κεφαλίδες, τα υποσέλιδα και για οποιαδήποτε υδατογραφήματα.Τέλος, μπορείτε επίσης να ελέγξετε για τυχόν κρυφά κείμενα του εγγράφου.
Επιλέξτε τις επιλογές επιθεώρησης που θέλετε να βεβαιωθείτε πριν διανείμετε το έγγραφο και όταν πατήσετε το κουμπί " Inspect ", το Word θα επιθεωρήσει το έγγραφο και θα σας ειδοποιήσει για τα στοιχεία που εντοπίζει κατά την επιθεώρησή του.
Τα στοιχεία που χρειάζονται την προσοχή σας θα επισημαίνονται με θαυμαστικό και μπορείτε να επιλέξετε να επανεξετάσετε αν θέλετε.
Κρυπτογράφηση εγγράφου
Η τρίτη στη λίστα είναι η επιλογή " Encrypt Document ".Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε το έγγραφο να προβληθεί μόνο από ορισμένα άτομα που εμπιστεύεστε.Σας επιτρέπει να κρυπτογραφήσετε το έγγραφο με έναν κωδικό πρόσβασης της επιλογής σας και οι χρήστες πρέπει να πληκτρολογήσουν αυτόν τον κωδικό πρόσβασης για να προβάλλουν το έγγραφο.
Επιλέξτε έναν κωδικό πρόσβασης που μπορείτε να διανείμετε στην ομάδα.Η συμβουλή μου είναι να μην επιλέξετε τον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιείτε προσωπικά, αλλά μάλλον έναν κωδικό που κανείς δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει για να εντοπίσει τους λογαριασμούς σας στο διαδίκτυο ή τους ευαίσθητους λογαριασμούς που χρησιμοποιείτε προσωπικά.
Επιβεβαιώστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης.Οι κωδικοί πρόσβασης είναι ευαίσθητοι στις πεζούλες και φροντίστε να διατηρήσετε / θυμηθείτε τον κωδικό πρόσβασης, καθώς δεν υπάρχει τρόπος να ανακτήσετε τον κωδικό πρόσβασης εάν ξεχάσετε και δεν υπάρχει τρόπος να ανοίξετε το αρχείο αν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης.
Μόλις κρυπτογραφηθεί θα πρέπει να μπορείτε να δείτε ότι η επιλογή μενού έχει λίγο χρώμα φόντου για να υποδείξει ότι αυτό το έγγραφο είναι κρυπτογραφημένο.
Όταν οι χρήστες της ομάδας διανομής προσπαθούν να ανοίξουν ένα κρυπτογραφημένο έγγραφο, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης.
Χωρίς κωδικό πρόσβασης, δεν θα είναι σε θέση να ανοίξουν το έγγραφο καθόλου.
Περιορισμός άδειας
Η τέταρτη θέση στη λίστα είναι η επιλογή " Περιορισμός άδειας ".Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Περιορισμός δικαιωμάτων" για να περιορίσετε τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες με το έγγραφο.Αν το έγγραφο είναι ευαίσθητο τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Περιορίστε τις άδειες" για να τους περιορίσετε από την επεξεργασία, την αντιγραφή και την εκτύπωση του εγγράφου.Το
Restrict Permission χρησιμοποιεί το πρόγραμμα διαχείρισης δικαιωμάτων των Windows για την εφαρμογή των περιορισμών.
Ενδέχεται να σας ζητηθεί να εγκαταστήσετε το εργαλείο διαχείρισης δικαιωμάτων των Windows .Μην ανησυχείτε, προχωρήστε και εγκαταστήστε το, είναι από την αξιόπιστη πηγή.Αφού εγκατασταθεί, θα πρέπει να μπορείτε να διαμορφώσετε τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες με το έγγραφο.
Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής
Η πέμπτη στη λίστα είναι η επιλογή " Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής ".Οι ψηφιακές υπογραφές εξασφαλίζουν την ακεραιότητα του εγγράφου.Σκεφτείτε τις ψηφιακές υπογραφές ως υπογραφή χαρτιού, αλλά γίνεται ηλεκτρονικά για λόγους ευκολίας.Όταν ένα έγγραφο έχει ψηφιακή υπογραφή, δηλώνει την ακεραιότητα και την εμπιστοσύνη του εγγράφου.Αυτό θα ήταν χρήσιμο αν διανείμετε το έγγραφο σε μια πολύ μεγάλη ομάδα ακροατών.
Κάντε κλικ στην επιλογή " Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής " και το Word θα σας προτρέψει με το παραπάνω παράθυρο διαλόγου για να αναζητήσετε παρόχους ψηφιακής υπογραφής στο Office Marketplace.
Στο Office Online Marketplace θα πρέπει να μπορείτε να βρείτε έναν πάροχο ψηφιακής υπογραφής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να υπογράψετε το έγγραφο.
Έλεγχος συμβατότητας
Ας μεταβούμε πρώτα στην τελευταία επιλογή " Run Compatibility Checker ".Εάν έχετε χρησιμοποιήσει οποιεσδήποτε λειτουργίες που είναι συγκεκριμένες στο Word 2007 και αν υποπτεύεστε ότι το κοινό σας μπορεί να χρησιμοποιεί παλαιότερες εκδόσεις του Word, τότε ίσως θελήσετε να εκτελέσετε τον Έλεγχο συμβατότητας για να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφό σας μπορεί να διαβαστεί από ολόκληρο το κοινό.Το
Word 2007 θα εκτελέσει μια σειρά προκαθορισμένων ελέγχων συμβατότητας και εάν εντοπίσει τυχόν προβλήματα συμβατότητας, θα τα απαριθμήσει στο παραπάνω παράθυρο διαλόγου, αν δεν είναι καλό να προχωρήσετε στο τελικό βήμα προτού διανείμετε το έγγραφο.
Mark as Final
Αυτό πρέπει να είναι το τελευταίο βήμα που θέλετε να ακολουθήσετε προτού διανείμετε το έγγραφο στην ομάδα.Όπως το όνομα υποδηλώνει ότι η ενέργεια αυτή θα επισημάνει το έγγραφο ως το σύνολο που έχει οριστεί για διανομή.
Επειδή αυτό κάνει σημαντικές αλλαγές στο έγγραφο, θα σας ζητηθεί να βεβαιωθείτε ότι θέλετε να επισημάνετε το έγγραφο ως τελικό.
Μόλις ένα έγγραφο επισημανθεί ως Τελικό, το έγγραφο δεν μπορεί να επεξεργαστεί και θα καθαριστεί από οποιαδήποτε απόδειξη απόδειξης, σχόλια κλπ. Τα
Finalized Documents αποκτούν ένα νέο εικονίδιο στη γραμμή κατάστασης που μοιάζει περισσότερο με ελαστικό σφράγισμα σε χαρτί.
Η παραγωγή ενός εγγράφου προετοιμασμένου για διανομή μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε ορισμένα προφανή λάθη που κάνετε όταν διανέμετε ένα έγγραφο σε μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων.Δεν χρειάζεται να ακολουθείτε όλα τα βήματα.μάλλον μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε ποια θέλετε / προτιμάτε.Το Word 2007 είναι αρκετά ευέλικτο για να κάνει ό, τι σας ζητά να κάνει κατά την προετοιμασία ενός εγγράφου για διανομή.
Ελπίζω να το βρείτε χρήσιμο και ελπίζω να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα του Word 2007 να ολοκληρώσει σωστά ένα έγγραφο πριν από τη διανομή.Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια, παρακαλώ ενημερώστε μας στα σχόλια.