6Aug
Η Microsoft Access χρησιμοποιείται σε πολλές επιχειρήσεις για την αποθήκευση και την πρόσβαση σε πληροφορίες.Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εύκολα μια απλή αναφορά χρησιμοποιώντας τον Οδηγό αναφοράς.
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της πρόσβασής σας και κάντε κλικ στις Αναφορές που βρίσκονται κάτω από το πεδίο Αντικείμενα στην αριστερή πλευρά.Στην επάνω γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο για να ξεκινήσετε μια νέα αναφορά.
Στο παράθυρο "Νέα αναφορά" επιλέξτε "Οδηγός αναφοράς" και, στη συνέχεια, επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα το ερώτημα ή τον πίνακα που θέλετε να συγκεντρώσετε δεδομένα για να δημιουργήσετε την αναφορά.Σε αυτήν την περίπτωση, θέλω να δημιουργήσω μια αναφορά σχετικά με τους Πελάτες της Tech_Company.Αφού έχετε επιλέξει τα σωστά δεδομένα, κάντε κλικ στο OK.
Αυτό το επόμενο μέρος του οδηγού σάς επιτρέπει να επιλέξετε τα διάφορα πεδία από τον πίνακα ή το ερώτημα που επιλέξατε.Αυτό είναι μεγάλο όταν θέλετε να δημιουργήσετε μόνο μια αναφορά με βάση συγκεκριμένα δεδομένα μέσα σε έναν πίνακα.Επισημάνετε τις πληροφορίες στα Διαθέσιμα πεδία και πατήστε το κουμπί βέλους για να μετακινηθείτε στα Επιλεγμένα Πεδία.Εδώ επιλέξαμε τους πελάτες Όνομα, Επώνυμο, Πόλη και Τηλέφωνο.Σε αυτό το σημείο θα μπορούσατε να επιλέξετε Finish( Τέλος), αλλά ας χρησιμοποιήσουμε λίγο περισσότερη λειτουργικότητα του οδηγού, κάντε κλικ στο Next( Επόμενο).
Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε ομαδοποίηση σε διάφορα μέρη των δεδομένων σας.Επειδή παρουσιάζω μια απλή αναφορά( σύντομα θα βρεθούν πρόσθετα σεμινάρια σχετικά με την εξαγωγή προσαρμοσμένων αναφορών), απλά κάντε κλικ στο Επόμενο.
Εδώ επιλέγετε τη σειρά που θα εμφανιστούν τα δεδομένα στην αναφορά.Αυτή είναι μια προσαρμογή που θα πρέπει να αποφασίσετε με βάση τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να παρουσιάσετε τα δεδομένα.Εδώ επιλέγω να ταξινομήσω το Επώνυμο του κάθε πελάτη με Αύξουσα σειρά.
Αυτός είναι ο τόπος όπου θα επιλέξετε τη διάταξη της αναφοράς.Για άλλη μια φορά ανάλογα με το πώς θέλετε να παρουσιάσετε τα δεδομένα θα καθορίσει τη διάταξη.Για αυτήν την αναφορά επιλέγω Διάταξη = Πίνακας, Προσανατολισμός = Πορτραίτο και συνήθως θεωρώ ότι είναι καλύτερο να ελέγξετε το πλαίσιο "Ρυθμίστε το πλάτος πεδίου έτσι ώστε όλα τα πεδία να χωρέσουν σε μια σελίδα.Αυτό εξασφαλίζει ότι όλα τα σχετικά δεδομένα είναι σε κάθε σελίδα και δεν είναι διάσπαρτα σε πολλές σελίδες.Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Στη συνέχεια θα επιλέξετε το στυλ ή την εμφάνιση της αναφοράς.Για άλλη μια φορά χρησιμοποιήστε την καλύτερη δημιουργική σας κρίση.Για αυτή την έκθεση επιλέγω Bold.Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Έχετε σχεδόν τελειώσει!Επιλέξτε ένα όνομα για την αναφορά σας.Αν αυτή πρόκειται να είναι μια αναφορά που σχεδιάζετε να αποθηκεύετε και να εκτελείτε από καιρό σε καιρό, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μια καλή σύμβαση ονομασίας ώστε εσείς και οι άλλοι χρήστες της βάσης δεδομένων να βρείτε εύκολα την αναφορά και να την εκτελέσετε.Αφού ονομάσετε την αναφορά σας, κάντε κλικ στο Τέλος.
Θα δείτε τώρα τα αποτελέσματα της αναφοράς που δημιουργήσατε.Από εδώ μπορείτε να εκτυπώσετε την αναφορά, να επιστρέψετε και να κάνετε αλλαγές στο σχεδιασμό ή ίσως να προσθέσετε επιπλέον πίνακες ή πεδία.Εάν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο εμφάνισης της αναφοράς, αποθηκεύστε την και στη συνέχεια θα μπορείτε να την τραβήξετε όταν την χρειάζεστε.
Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access καθόλου, θα συνιστούσα να μεταβείτε στον Χάρτη πορείας για την Εκπαίδευση της Access 2003.
