15Aug
Παρόλο που το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να μειώνεται σε δημοτικότητα, δίνοντας δρόμο σε πιο άμεσα μέσα ηλεκτρονικής επικοινωνίας, εξακολουθεί να είναι ζωτικής σημασίας για το επαγγελματικό ρεπερτόριο των περισσότερων ανθρώπων.Αλλά ανυπόμονος, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί γρήγορα να βγει από το χέρι, γι 'αυτό είναι σημαντικό να χρησιμοποιηθούν κανόνες και φίλτρα.
Οι κανόνες της Apple Mail σάς επιτρέπουν να δώσετε προτεραιότητα σε ό, τι είναι σημαντικό, ενώ απομακρύνετε ό, τι δεν είναι.Ένα καλό σύστημα κανόνων θα μειώσει γρήγορα την ακαταστασία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, δίνοντάς σας την ευκαιρία να απαντήσετε σε μηνύματα προτεραιότητας με πιο έγκαιρο τρόπο.
Το Apple Mail καθιστά τη ρύθμιση των ρυθμίσεων εύκολη, επιτρέποντάς σας να αρχειοθετήσετε ανώμαλα, να επισημάνετε και να σας ενημερώσουμε για νέα μηνύματα, ώστε να μην ψάχνετε συνεχώς για αυτό το σημαντικό μήνυμα από το αφεντικό ή τον συνάδελφό σας.
Για να ρυθμίσετε κανόνες, πρέπει πρώτα να ανοίξετε την προτίμηση της Apple Mail, η οποία γίνεται επιλέγοντας το μενού Mail και στη συνέχεια "Προτιμήσεις" ή χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πληκτρολογίου Command +.
Στις προτιμήσεις, κάνουμε κλικ στην τελευταία καρτέλα στα δεξιά, "Κανόνες" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Add Rule".
Για αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε έναν κανόνα για τη δρομολόγηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα σε ένα συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο.Ωστόσο, προτού το κάνουμε αυτό, πρέπει να διασφαλίσουμε ότι το γραμματοκιβώτιο έχει ήδη ρυθμιστεί.Εάν δεν είναι, τότε μπορούμε να κάνουμε κλικ στο μενού "Γραμματοκιβώτιο" και να επιλέξετε "Νέο γραμματοκιβώτιο. .." από τις επιλογές μενού.Τώρα, επιλέξτε πού θέλετε να διαμένει το νέο γραμματοκιβώτιό σας και δώστε το κατάλληλο όνομα.(Στην περίπτωσή μου, ονομάζω "Lowell", όπου όλα τα μηνύματα από τον προϊστάμενό μου θα πάνε.)
Πίσω στις προτιμήσεις μας για κανόνες, θα δημιουργήσουμε τον νέο μας κανόνα, ο οποίος θα είναι πολύ απλός.Ο εν λόγω αποστολέας-αφεντικό μου-έχει δύο διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούν συνήθως, γι 'αυτό θα συμπεριλάβουμε και τους δύο στον κανόνα μας για να βεβαιωθούμε ότι οποιοδήποτε μήνυμα που προέρχεται από οποιαδήποτε διεύθυνση μεταφέρεται στο νέο γραμματοκιβώτιό μας.
Με αυτόν τον νέο κανόνα, το οποιοδήποτε μήνυμα που έρχεται από είτε η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μεταφερθεί στο συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο.Αυτό σημαίνει ότι θα παραλείψετε τα εισερχόμενα, οπότε πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ελέγχουμε συχνά αυτό το γραμματοκιβώτιο για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε τίποτα.
Δυστυχώς, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες Boolean με το Mail, οπότε κάθε μέρος του κανόνα που θα ορίσετε θα πρέπει να έχει το δικό του στοιχείο.Θα ήταν εύκολο να χρησιμοποιήσουμε τον χειριστή "OR" στον κανόνα μας όταν καθορίζουμε είτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν μπορούμε - ο καθένας πρέπει να έχει τη δική του γραμμή.
Αυτό είναι απλώς ένα απλό παράδειγμα, οπότε ας δοκιμάσουμε κάτι λίγο πιο περίπλοκο.Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να ορίσουμε έναν κανόνα που θα επισημάνει συγκεκριμένα μηνύματα, θα τα μεταφέρει σε ένα ειδικό γραμματοκιβώτιο και θα προωθήσει ένα αντίγραφο σε άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να το κάνουμε αυτό:
Έτσι, με αυτόν τον κανόνα, το μήνυμα θα αντιγραφεί στο φάκελο Σημαντικό γραμματοκιβώτιο, το φόντο θα σκιάζεται με κόκκινο χρώμα και θα προωθηθεί σε ξεχωριστό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Θα μπορούσαμε να συνεχίσουμε να προσθέτουμε κριτήρια στον κανόνα μας, αλλά μάλλον παίρνετε την ιδέα.
Αυτά είναι διασκεδαστικά, οπότε ας προσπαθήσουμε και πάλι και να το κάνουμε λίγο περισσότερο.Σε αυτόν τον κανόνα, συμβαίνουν όλα τα είδη των πράξεων.
Πρώτον, εάν το περιεχόμενο ή του μηνύματός μας περιέχει τις λέξεις "κυλιόμενο derby" τότε το μήνυμα θα μετακινηθεί σε έναν ειδικό φάκελο.Μόλις λάβουμε αυτό το μήνυμα, το Mail θα μας ειδοποιήσει παίζοντας έναν ήχο, θα μας στείλει μια ειδοποίηση και θα αναβοσβήνει το εικονίδιο στο Dock.Τέλος, θα αλλάξει το φόντο στο ροζ και θα το σημάνει με πράσινη σημαία.
Αυτό ακούγεται σαν πολλά για ένα συγκεκριμένο είδος μηνύματος, αλλά αν θέλετε πραγματικά να μάθετε πότε φτάνει κάτι, βεβαίως βεβαιωθείτε ότι το Mail σας ειδοποιεί.
Πριν τελειώσουμε, ρίξτε μια ματιά στις προτιμήσεις μας για Κανόνες για μια ακόμη φορά, επειδή υπάρχουν κάποιες αρκετά πολύτιμες λειτουργίες που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Η λειτουργία "Επεξεργασία" είναι έτσι ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε και να τροποποιήσετε οποιονδήποτε κανόνα όταν χρειάζεται.Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε οποιονδήποτε κανόνα θέλετε να αλλάξετε.
Το κουμπί "Διπλότυπο" μπορεί να έρθει πρακτικά από καιρό σε καιρό όταν θέλετε να επαναλάβετε έναν κανόνα μία ακόμη φορά, με μερικές μόνο μικρές αλλαγές, αλλά δεν θέλετε να το δημιουργήσετε αρκετές φορές.
Τέλος, εάν πρέπει να διαγράψετε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση" ή απλά επιλέξτε τον κανόνα και πατήστε το κουμπί "Διαγραφή" στο πληκτρολόγιό σας.
Αν έχετε πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε η ρύθμιση κανόνων είναι σίγουρα ένας πολύ καλός τρόπος για να συγκεντρώσετε όλα τα μηνύματά σας σε ωραίες και τακτοποιημένες θέσεις, ώστε να μην χάσετε ή να χάσετε τίποτα στην τυχαία σειρά.Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός για να τις χρησιμοποιήσετε.Mail καθιστά πολύ εύκολο να ρυθμίσετε ακόμα και μερικούς απλούς κανόνες, ώστε να μπορείτε να βρείτε σημαντικά μηνύματα με μερικά μόνο κλικ.Μόλις το κολλήσετε, ίσως δημιουργείτε ακόμη πιο περίπλοκους κανόνες που υπερβαίνουν αυτό που σας δείξαμε εδώ σήμερα.