10Sep
Microsoft Office salvestab teie Office'i dokumentides varjatud metaandmeid, sealhulgas ka seda, kui kaua olete nendega töötanud, dokumentidega töötavate isikute nime, dokumendi loomise ajal ja isegi dokumendi varasemate versioonidega.
Enne Office'i dokumentide avalikkust avaldamist või kellelegi saatmist soovid tõenäoliselt kontrollida, milline peidetud teave sisaldab dokumenti ja eemaldada tundlikud andmed. Need metaandmed võivad rikkuda teie privaatsust või võivad olla piinlikud.
Vaadake ja eemaldage varjatud andmeid
Office 2013 või Office 2010-il klõpsake menüü File( Fail) käsku Info( Information) ja kontrollige dokumendi tööriista( front-and-center), teavitades teid võimalikult tundlikku teavet, mida dokument sisaldab. See teave on ilmsem, kui see on Office'i vanemates versioonides, kuid see on ikka lihtne unustada, kui te ei tea, et Office lisab teie tundlikele andmetele oma dokumendid.
Office 2007-s klõpsake liblikal oleval nupul Office orb, valige Ettevalmistus ja klõpsake käsku Kontrolli dokumenti.
Dokumendis olevate varjatud metaandmete vaatamiseks klõpsake nuppu Kontrolli probleemide kohta, klõpsake käsku Kontrolli dokument ja valige metaandmete tüübid, mida soovite dokumendi uurida. Võite lihtsalt jätta kõik valikud, mis on valitud dokumendi uurimiseks kõigi metaandmete tüüpide jaoks.
Klõpsake nuppu Kontrolli ja amet vaatab metaandmete dokumendi. Selle eemaldamiseks klõpsake metaandmete tüübi kõrval oleval nupul Eemalda kõik.
Pange tähele, et pärast selle kustutamist ei saa enamus seda metaandmeid taastada. Sel põhjusel soovitab Microsoft enne uue metaandmete eemaldamist ja dokumendi avaldamist dokumendi uue koopia( kasutage funktsiooni Save As) loomist. Seejärel saate dokumendi koopia metaandmetega. Loomulikult, kui te ei soovi seda metaandmeid üldse, võite selle lihtsalt eemaldada, muretsemata koopia säilitamise üle.
Milline metaandmete tüüp Office säilitab?
Office salvestab dokumendi omadused, sealhulgas üksikasjad nagu autor, teema, pealkiri, dokumendi koostamise kuupäev, viimati selle muutmisel ja kui kaua olete dokumendis töötanud. Need omadused sisaldavad ka malli nime, mida kasutasite dokumendi loomise ajal, e-posti pealkirju ja muud seotud teavet. See võib olla piinlik - näiteks võite saata TPSi aruande oma bossile ja öelda, et olete kogu päeva töötanud üksi. Kuid metaandmed võivad paljastada, et te töötasite mõne minutiga ainult TPSi aruandes, tegi koostööd teiste inimestega ja et selle loomisel kasutasite malli "Kasutatav TPSi aruande mall".Veelgi hullem on seal ka teisi privaatsust mõjutavaid tegureid. Võib-olla soovite avaldada dokumendi veebis ilma selleta oma nimega, kuid teie nimi kuvatakse vaikimisi dokumendi omadustes.
Võib sisaldada ka päise, jaluse, vesimärgi ja peidetud teksti vormistatud teksti, kuid seda ei kuvata, kui teete dokumendi põgusat koormat. Tööriist ütleb teile, kas teie dokument sisaldab seda teavet.
Kui te dokumendi kirjutamisel koostööd teinud teiste inimestega, sisaldab see veelgi rohkem andmeid. Metaandmetes kuvatakse kõigi dokumendis töötavate isikute nimed, samuti kõik kommentaarid, muudatustegurid, tindi annotatsioonid ja dokumendi eelmised versioonid. Kui avaldate dokumendi, milles töötasite, soovite ilmselt eemaldada kõik need andmed, mitte seda jagada.
Kuidas peatada kontori metaandmete salvestamisest
Kahjuks peate enne dokumendi avaldamist või kellega kellegi teistega jagamist kasutama dokumendiinspektori tööriista, et eemaldada igast dokumendist tundlikud andmed. Sellel informatsioonil pole ühtegi sisseehitatud viisi mitmest dokumendist korraga eemaldamiseks ja seal pole ka kogu Office'i seadet, mis takistaks Office'il neid andmeid dokumentidele rakendama.
Kuid Office võib automaatselt metaandmeid eemaldada iga faili salvestamise ajal. Te peate seda seadistust kasutama iga kasutatava dokumendi puhul - see on dokumendispetsiifiline seade, mitte kogu süsteemi seade.
Et vältida Office'i metaandmete salvestamist koos dokumentidega, klõpsake menüüd Fail, klõpsake suvandil Valikud ja valige usalduskeskuse kategooria. Klikkige nupul Trust Center Settings ja valige Privacy Options. Lubage valik "Eemalda isiklikud andmed faili omadustest salvestamisel".Kui see jääb halliks, klõpsake allpool olevat nuppu Document Inspector, käivitage dokumendiinspekter ja eemaldage kogu dokumendi isiklik teave. Seejärel peaksite olema võimalik märkeruutu klõpsata.
Pidage meeles, et peate selle võimaluse muutma iga dokumendi puhul eraldi.
See teave võib olla kasulik ja mõni neist on isegi otsustava tähtsusega koostööks või ettevõtete jaoks, kes jälgivad dokumendis töötanud. Kuid kui on aeg dokumendi avaldada, siis tõenäoliselt soovite selle metaandmeid eemaldada.