9Jul
Kun tiedät, että olet poissa toimistosta muutaman päivän ajan, voit asentaa Off of Office Assistantin vastaamaan automaattisesti, antamalla ihmiset tietämään, että nautit lomastasi, kun he ovat jumissa töissä.
Luo toimistovastaus Outlookissa luomme sähköpostimallin, jossa haluamme käyttää viestiä ja luodaan sääntö, joka lähettää viestin vastauksen kaikkiin sähköpostiviesteihin, jotka saamme tietyn ajanjakson aikana.
HUOMAA: Outlookin on oltava avoinna sääntöä varten, ja toimistosi vastaus lähetetään. Varmista siis, että jätät tietokoneen ja Outlook toimii, kun olet poissa toimistosta.
Vaihe yksi: Luo viestiominaisuus
Jos haluat luoda viestipohjan Outlookissa, varmista, että Home-välilehti on aktiivinen ja napsauta Uusi-osassa olevaa Uusi sähköposti -painiketta.
Syötä viesti, jonka haluat lähettää automaattisena vastauksena viestiruutuun.Älä anna sähköpostiosoitteeseen tai kohteeseen. Napsauta sitten "Tiedosto" -välilehteä.
Napsauta "Tallenna nimellä" näytön taustavalikon vasemmalla puolella olevista vaihtoehdoista.
Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunasta "Outlook-mallipohja( *. oft)" -valikosta "Tallenna nimellä".
Olet siirtynyt käyttäjän mallipohjiin. Anna mallin nimi "Tiedoston nimi" -ruutuun, säilytä ".oft" -laajennus ja napsauta "Tallenna".
Jos haluat kopioida toimistosi vastauksen sähköpostimallin toiseen tietokoneeseen tai varmuuskopioida sen, käyttäjätiedostojen koko polku on C: \ Käyttäjät \ & lt; username & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Korvaa & lt; username & gt;Windows-käyttäjänimesi kanssa.
Sulje viesti-ikkuna klikkaamalla oikean yläkulman "X" -painiketta.
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko tallentaa viestin luonnoksen. Sinun ei tarvitse, koska olet tallentanut sen mallina, mutta voit, jos haluat. Napsauta Kyllä, jos haluat tallentaa luonnoksen tai "Ei", jos et.
Vaihe kaksi: Luo sääntö automaattisesti vastaamaan uusiin sähköpostiviesteihin
Nyt, että meillä on toimiston vastaus sähköpostimalli, luomme säännön käyttää tätä mallia vastaamaan kaikkiin viesteihin, jotka tulevat tietyn ajanjakson aikana. Varmista, että Home-välilehti on aktiivinen.
Valitse Siirrä-osiossa "Säännöt" -painike ja valitse "Hallinnoi sääntöjä &Hälytykset "pudotusvalikosta.
Voit myös napsauttaa "Tiedosto" -välilehteä päästäksesi taustavalikkoon. Varmista, että "Info" -näyttö on aktiivinen( napsauta tarvittaessa "Info" vasemmalla) ja napsauta sitten "Hallinnoi sääntöjä &Hälytykset "-painiketta.
Varmista Säännöt ja hälytykset -valintaikkunassa, että sähköpostiosoite, johon haluat soveltaa tätä sääntöä, on valittu avattavasta valikosta "Hae muutoksia tähän kansioon".Jos haluat tämän säännön sovellettavan kaikkiin Outlook-tilisi tietoihin, näytämme, miten voit tehdä sen myöhemmin tässä artikkelissa. Napsauta Sähköpostiasetukset-välilehteä, jos se ei ole vielä aktiivinen, ja napsauta sitten "Uusi sääntö" -painiketta.
Ohjattu ohjesääntö -ikkunan ensimmäisessä näytössä napsauta "Aloita tyhjää sääntöä" -otsikon kohdasta "Käytä sääntöä, jonka saan viestejä".Vaihtoehto lisätään kohtaan "Vaihe 2: Muokkaa sääntöjen kuvaus( napsauta alleviivattu arvo)" -ruutuun. Tämän säännön osaa ei ole muokattavissa, joten jatka "Seuraava" -painiketta.
Ohjattuun ohjesääntöön -valintaikkunan toinen näyttö sallii sinun valita, mitkä olosuhteet tarkistetaan, kun vastaanotat sähköpostiviestejä.Jos haluat lähettää toimistosi vastauksen lähetettyinä tiettynä ajanjaksona, tarkista "Vaihe 1: Valitse ehdot" -ruutu "vastaanotettu tietyssä päivämääränä" -ruutuun. Ehto lisätään "Vaihe 2: Muokkaa sääntömäärittelyä( klikkaa alleviivattu arvo)", kuten aiemmin, mutta tällä kertaa on osa muokattavaa kuvausta. Jos haluat lisätä ajanjakson, napsauta vaiheessa 2 olevaa "Tiettyyn ajanjaksoon" -linkkiä.
Tarkista päivämäärä vastaanotettu -valintaikkunassa "jälkeen" -ruutu napsauttamalla avattavaa valikkoa ja napsauttamalla sitä päivämäärää, jona haluat lähettää automaattisen toimiston vastauksen. Jos haluat esimerkiksi, että lähettämäsi lähetystoiminnan aloittaminen lähetetään 8. helmikuuta, valitse Helmikuu 7 päivämäärän jälkeen.
Sitten tarkista "Ennen" -ruutu valitsemalla päivämäärä pudotusvalikosta oikealla Ennen-valintaruudusta. Valitsemasi päivämäärän tulisi olla päivä sen jälkeen, kun haluat, että toimiston vastaus lopettaa lähetyksen. Jos haluat esimerkiksi, että 15. helmikuuta on viimeinen päivä, jolloin lähetystoiminnan vastaus lähetetään, valitse 16. helmikuuta Ennen päivämäärää.
Valitsemasi päivämäärät lisätään vaiheessa 2 olevaan ehtoon. Jatka napsauttamalla Ohjattu sääntöjen valintaikkunan Seuraava-painiketta.
Ohjatun ohjesäännön valintaikkunan kolmannella näytöllä valitset, mitä haluat tehdä saapuvilla sähköposteilla ajanjakson aikana. Haluamme vastata kaikkiin sähköpostiviesteihin käyttämällä ensimmäisessä osassa luotua mallia, joten tarkistamme "Vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -ruutuun kohdassa Vaihe 1: Valitse toiminto / -kentät. Jos haluat valita mallin, jonka olemme luoneet, napsauta "Vaihe 2: Muokkaa sääntömäärittelyä( napsauta alleviivattu arvo)" -kenttää "tietty malli" -linkki.
Valitse Select a Reply Template -valintaikkunassa "User Templates in File System" -valikosta "Look in" avattavasta valikosta.
Valitse luomasi malli( tässä tapauksessa "Out of Office Reply" -malli) ja napsauta "Avaa" -painiketta.
Valitun mallin koko polku lisätään valitulle toiminnolle. Jatka napsauttamalla Seuraava-painiketta.
Neljäs ohjatun ohjesäännön näytöllä voit valita kaikki poikkeukset, joita haluat soveltaa sääntöön, kuten jos haluat sulkea pois tiettyjä ihmisiä tai ryhmiä( "paitsi ihmisistä tai julkisista ryhmistä").Emme aio lisätä mitään poikkeuksia sääntömme, joten jatka "Seuraava" -painiketta.
Anna säännön nimeä kohtaan "Vaihe 1: Määritä tämän säännön nimi" -ruutu."Ota tämä sääntö" -ruutu tarkistetaan oletusarvoisesti, joten sääntö otetaan käyttöön automaattisesti.Älä huolestu, vaikka. Se ei kelpaa ennen määrittämääsi jälkeen.
Emme halua käyttää säännön jo postilaatikkoissamme oleviin viesteihin, joten jätä "Suorita tämä sääntö nyt viestit, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa" -ruudusta valittuna. Jos haluat käyttää tätä sääntöä kaikissa Outlook-tilissäsi, tarkista "Luo tämä sääntö kaikille tileille" -ruutu. Napsauta "Valmis" -painiketta.
Sääntö lisätään luetteloon. Sulje Säännöt ja hälytykset -valintaikkuna valitsemalla OK.
Kun joku lähettää sinulle sähköpostiviestin määrittämäsi päivämäärän aikana, he saavat viestin automaattisesti luomaasi sähköpostimalliin.
Vaikka lähettäjä saa automaattisen vastauksen sanomalla, että olet poissa toimistosta, saat silti sähköpostiviestin, jossa on ilmoitus siitä, että automaattinen vastaus on lähetetty. Voit kuitenkin olla perusteltua jättää se huomiotta, kunnes palaat takaisin.
Kun säännön määräaika on kulunut, sääntöä ei sovelleta saapuviin sähköposteihin. Voit silti poistaa säännön käytöstä.Voit tehdä tämän avaamalla sääntöjen ja hälytysten valintaikkunan uudelleen, kuten aiemmin on kuvattu, ja poistamalla valintaruutu luettelon säännön vasemmasta puoliskosta. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.
Kun käytät tätä sääntöä lähettääksesi automaattisen toimiston vastauksen, vastaus lähetetään kerran jokaiselle lähettäjälle yhden Outlook-istunnon aikana. Istunto on, kun avaat Outlookin, kunnes poistut sovelluksesta. Tämä estää päällekkäisten vastausten lähettämisen samalle lähettäjälle, joka lähettää sinulle useita viestejä.Outlook-kappaleita, jotka ovat saaneet automaattisen vastauksen jokaisen istunnon aikana, mutta tämä luettelo nollataan, kun poistut Outlookista. Jätä Outlook siis avoimeksi( älä sulje pois ja avaudu uudelleen), jotta sääntö toimisi ja automaattinen toimiston vastaus lähetetään kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostiviestin, joten lähettäjät eivät saa useita toimiston vastauksia.