11Sep
Nous avons tous quelques gros morceaux de texte que nous devons taper régulièrement, comme votre adresse, des noms longs ou des phrases, ou même des tableaux et des images que vous utilisez souvent. La fonctionnalité Insertion automatique dans Word vous permet de stocker ces segments de texte et de les insérer rapidement avec quelques frappes, de sorte que vous pouvez perdre moins de temps à taper.
La fonctionnalité Insertion automatique fait partie d'Office depuis longtemps, mais fait désormais partie de Quick Parts, qui a été ajoutée à Office 2007. Outre les entrées d'insertion automatique, la fonctionnalité QuickPart vous permet d'insérer des propriétés de document( telles que titre etauteur) et les champs( tels que les dates et les numéros de page).Les entrées QuickPart et Insertion automatique sont également connues sous le nom de "Building Blocks" et Word est livré avec de nombreux blocs de construction prédéfinis. Vous pouvez également ajouter autant de blocs de construction personnalisés que vous le souhaitez.
REMARQUE: Nous avons déjà écrit sur la façon de référencer le texte d'autres documents dans Word afin que vous puissiez insérer du contenu réutilisable dans d'autres documents qui seront automatiquement mis à jour. L'astuce décrite dans cet article est similaire à l'utilisation d'une insertion automatique. Toutefois, une fois le contenu inséré à l'aide d'une insertion automatique, ce contenu ne sera pas automatiquement mis à jour lorsque vous modifiez l'insertion automatique.
Il existe d'autres logiciels, tels que le libre PhraseExpress pour Windows, qui effectue une tâche similaire à l'échelle du système. C'est génial car cela fonctionne dans toutes les applications, pas seulement Word, mais AutoText a ses propres avantages - à savoir, il a plus d'options de mise en forme( spécialement celles spécifiques à Word) que PhraseExpress, et il est disponible partout. Ainsi, si vous n'êtes pas autorisé à installer des programmes tiers sur votre ordinateur professionnel, par exemple, vous pouvez toujours utiliser l'insertion automatique.
Vous ne pouvez stocker que les entrées d'insertion automatique dans les modèles, pas dans les documents eux-mêmes. Par défaut, les nouvelles entrées d'insertion automatique sont stockées dans le modèle Normal.dotm. Cela limite la disponibilité de vos insertions automatiques à votre ordinateur uniquement, sauf si vous partagez votre modèle Normal.dotm avec d'autres ordinateurs. Vous pouvez ajouter des insertions automatiques aux modèles personnalisés, mais il existe des limitations avec cela que nous allons discuter plus tard dans cet article.
Comment créer une nouvelle insertion automatique
Pour commencer, créez un nouveau document Word et entrez le contenu( texte, images, tableaux, etc.) que vous souhaitez ajouter en tant qu'insertion automatique. Ensuite, mettez en surbrillance le contenu et cliquez sur l'onglet "Insérer".
Si vous voulez que votre texte d'insertion automatique soit stocké avec la mise en forme du paragraphe pour tous les paragraphes de l'entrée, y compris le dernier paragraphe, assurez-vous que la marque de paragraphe à la fin du dernier paragraphe est incluse dans votre sélection. La marque de paragraphe stocke la mise en forme pour le paragraphe. Lorsque vous ne sélectionnez pas la marque de paragraphe à la fin du paragraphe, ce paragraphe prend le style de paragraphe du texte environnant lorsque vous l'insérez. Si vous ne voyez pas la marque de paragraphe à la fin de chaque paragraphe, vous pouvez choisir de les afficher dans les options. Toute mise en forme de caractère appliquée au contenu de votre insertion automatique est automatiquement enregistrée dans l'insertion automatique.
Dans la section "Texte", cliquez sur le bouton "Explorer Quick Parts" et déplacez votre souris sur "AutoText" dans le menu déroulant. Ensuite, sélectionnez "Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique" dans le sous-menu.
REMARQUE: Vous remarquerez peut-être l'option "Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapide" disponible directement dans le menu "Pièces rapides".Cette option ajoute le texte sélectionné comme une entrée "Quick Parts", pas une entrée "AutoText".Les entrées "Quick Parts" et "AutoText" sont les deux blocs de construction. Vous pouvez ajouter l'entrée de cette façon, mais nous allons discuter de l'ajouter en tant qu'entrée automatique.
La boîte de dialogue "Créer un nouveau bloc de construction" s'affiche. Entrez un nom pour l'insertion automatique dans la zone d'édition "Nom".
Nous vous recommandons de rendre les noms de vos insertions automatiques suffisamment différents pour que vous n'ayez à taper que quelques caractères du nom pour insérer chaque entrée dans un document. Si plusieurs entrées d'insertion automatique ont des noms très similaires, vous devrez saisir suffisamment de nom pour que Word sache quelle entrée vous voulez insérer.
Vous pouvez également changer la catégorie pour cette entrée. La liste déroulante "Catégorie" fournit une option "Créer une nouvelle catégorie" qui vous permet d'ajouter cette insertion automatique à une catégorie personnalisée. Vous pouvez également modifier la "Galerie" dans laquelle l'entrée est créée.
La liste déroulante "Options" vous permet de spécifier comment l'entrée est insérée dans le document. Si vous insérez un petit morceau de texte, tel qu'un nom de société, sélectionnez "Insérer uniquement du contenu", qui insère le contenu de l'entrée en ligne au niveau du curseur. Vous pouvez également insérer le contenu comme son propre paragraphe ou sur sa propre page( parfait pour créer des pages de couverture standard).
Acceptez le paramètre par défaut pour la liste déroulante "Enregistrer dans".Cela enregistrera l'insertion automatique dans votre modèle Normal.
Une fois que vous avez configuré votre nouvelle insertion automatique, cliquez sur "OK".
Lorsque vous fermez le dernier document Word que vous avez ouvert, la boîte de dialogue suivante peut s'afficher vous demandant si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au modèle Normal.dotm, si vous avez activé l'option pour être invité à enregistrer le modèle Normal. Pour enregistrer votre insertion automatique dans le modèle "Normal.dotm", cliquez sur "Enregistrer".
Comment insérer une entrée d'insertion automatique dans un document
Maintenant que nous avons créé une nouvelle insertion automatique, insérons-la dans un document. Créez un nouveau document Word ou ouvrez-en un existant. Cliquez à nouveau sur l'onglet "Insérer" et déplacez votre souris sur "AutoText" dans le menu déroulant. Vous remarquerez que l'insertion automatique que vous avez ajoutée est disponible directement dans le sous-menu "Insertion automatique".Sélectionnez-le pour insérer le contenu dans cette entrée.
Vous pouvez également insérer une insertion automatique simplement en commençant à taper le nom de l'insertion automatique. Une petite fenêtre s'affiche avec le nom de l'insertion automatique correspondante et des instructions vous demandant d'appuyer sur "Entrée" pour insérer. Appuyez sur "Entrée" pour insérer la totalité de l'insertion automatique dans votre document. Vous pouvez également appuyer sur "F3".
Le contenu de l'insertion automatique est inséré, complété par les sauts de ligne et le formatage d'origine.
Pour faciliter et accélérer l'insertion des entrées d'insertion automatique, vous pouvez ajouter le bouton "Insertion automatique" dans la barre d'outils Accès rapide.
Comment activer "Afficher les suggestions de saisie semi-automatique"
Si vous ne voyez pas la suggestion de saisie semi-automatique lorsque vous tapez le nom de votre insertion automatique, vous devrez peut-être activer l'option "Afficher les suggestions de saisie semi-automatique".
Pour activer "Afficher les suggestions de saisie semi-automatique", ouvrez un document Word existant ou créez-en un nouveau et cliquez sur l'onglet "Fichier".
Sur l'écran des coulisses, cliquez sur "Options" dans la liste des options sur la gauche.
Cliquez sur "Avancé" dans la liste des éléments sur le côté gauche de la boîte de dialogue "Options Word".
Dans la section "Options d'édition", cliquez sur la case à cocher "Afficher les suggestions de saisie semi-automatique" afin qu'une coche apparaisse dans la zone.
Maintenant, vous pouvez maintenant appuyer sur "Entrée" après avoir tapé une partie du nom d'une insertion automatique pour l'insérer.
Comment modifier le contenu d'une insertion automatique existante
Dites que vous avez déménagé dans une nouvelle maison et que vous devez modifier votre adresse dans votre insertion automatique. C'est facile à faire. Tapez simplement l'entrée comme vous le souhaitez dans un nouveau document Word, sélectionnez-le, puis accédez au sous-menu "Insertion automatique" comme nous l'avons vu plus haut. Sélectionnez l'option "Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique" dans le sous-menu en dessous des entrées d'insertion automatique existantes.
Entrez le même nom que l'entrée Insertion automatique existante dans la zone d'édition "Nom" et cliquez sur "OK".
Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche. Cliquez sur "Oui" pour remplacer l'insertion automatique précédente avec le nouveau.
Maintenant, vous pouvez insérer l'insertion automatique mise à jour dans tout document Word nouveau ou existant comme vous le faisiez auparavant.
REMARQUE: N'oubliez pas que la modification d'une insertion automatique NE modifie PAS le contenu de cette entrée dans les documents existants dans lesquels vous l'avez déjà inséré.Le contenu révisé de l'insertion automatique n'est utilisé que lorsque vous insérez l'entrée à tout moment après l'avoir modifiée.
Comment modifier les propriétés d'une insertion automatique existante?
Outre la modification du contenu d'une insertion automatique, vous pouvez également modifier les propriétés de l'entrée, telles que le modèle dans lequel elle est stockée, la catégorie, etc.
Pour ce faire, créez un nouveau document Word ou ouvrez-en un existant. Cliquez sur l'onglet "Insérer" puis cliquez sur le bouton "Explorer Quick Parts" dans la section "Texte".Sélectionnez "Building Blocks Organizer" dans le menu déroulant.
La boîte de dialogue "Building Blocks Organizer" s'affiche. Une liste de tous les "Blocs de construction" s'affiche, indiquant le "Nom" de chacun et les catégories "Galerie", "Catégorie" et "Modèle" dans lesquels ils se trouvent. Ils sont répertoriés par ordre alphabétique selon la "Galerie".Notre nouvelle entrée "Adresse" est listée en haut car c'est dans la galerie "Insertion automatique".Cliquez sur l'entrée pour le sélectionner. Un aperçu de l'entrée s'affiche sur le côté droit de la boîte de dialogue.
Après avoir sélectionné l'entrée "Adresse", cliquez sur "Modifier les propriétés" sous la liste des "Building blocks".
La même boîte de dialogue s'affiche lorsque vous avez créé l'entrée Insertion automatique. Cependant, maintenant il s'appelle "Modify Building Block".Nous allons remplacer "Option" par "Insérer du contenu dans son propre paragraphe, de sorte que l'adresse est toujours insérée à partir d'une ligne distincte, même si le curseur se trouve à la fin d'une autre ligne. Cliquez sur "OK" une fois que vous avez fait le changement.
Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche à nouveau, confirmant que vous souhaitez remplacer l'entrée Insertion automatique par la version révisée. Cliquez "Oui"
Comment supprimer une insertion automatique
Si vous constatez que vous n'avez plus besoin d'une insertion automatique, vous pouvez la supprimer de la collection de blocs de construction. Pour supprimer une insertion automatique, ouvrez la boîte de dialogue "Building Blocks Organizer", comme décrit dans la dernière section. Sélectionnez l'insertion automatique que vous souhaitez supprimer et cliquez sur "Supprimer" sous la liste des "Building blocks".
Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche pour vous demander si vous êtes sûr de vouloir supprimer le bloc de construction sélectionné, dans ce cas, une insertion automatique. Cliquez sur "Oui" pour supprimer l'entrée. Vous retournerez à la boîte de dialogue "Building Blocks Organizer".Cliquez sur "Fermer" pour le fermer et revenir à votre document.
AutoText semble avoir une anomalie lors de l'utilisation d'un modèle personnalisé.Nous avons testé l'ajout d'insertions automatiques à un modèle personnalisé, mais lorsque nous avons créé un nouveau document basé sur ce modèle, l'insertion automatique n'était pas disponible. Toutefois, lorsque nous avons créé un nouveau document basé sur le modèle Normal, puis joint le modèle personnalisé à ce document, l'insertion automatique était disponible. Par conséquent, si vous souhaitez enregistrer des entrées d'insertion automatique dans votre propre modèle personnalisé, assurez-vous de joindre le modèle à vos documents après les avoir créés, sinon vos entrées d'insertion automatique ne seront pas disponibles. Si vous découvrez autrement, s'il vous plaît laissez-nous savoir dans les commentaires.
Les anciennes versions de Word( 2003 et antérieures) vous permettaient de copier des insertions automatiques d'un modèle à un autre. Cependant, à partir de Word 2007, cette fonctionnalité a été supprimée.