16Jul
Si vous partez en dehors de la ville, vous voudrez peut-être mettre une note dans votre courriel pour faire savoir aux gens que vous ne serez pas disponible, ou pour contacter quelqu'un d'autre pendant votre absence.
La plupart des services de messagerie électronique permettent d'envoyer une réponse automatique aux messages entrants lorsque vous n'êtes pas disponible pour vérifier votre courrier électronique. Voici comment configurer un répondeur de vacances pour les services de messagerie les plus populaires.
Quand il s'agit de l'installation d'un répondeur de vacances, vous êtes dans l'un des rares bateaux:
- Soit vous avez un compte Gmail, un compte Microsoft( outlook.com, live.com, hotmail.com), ou un Yahoocompte que les répondants de soutien.
- Vous êtes connecté à un serveur Microsoft Exchange et pouvez utiliser le Gestionnaire d'absence du bureau.
- Vous avez un compte de messagerie POP3 / IMAP qui ne prend pas en charge les répondeurs, peut-être de votre fournisseur d'accès Internet ou d'un autre service.
Nous allons vous montrer comment configurer un répondeur de vacances dans Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail( pour les comptes Microsoft), Outlook.com, Outlook pour Windows( pour les comptes IMAP et POP3), Exchange, et même dans Apple Mail pourMac( pour les comptes IMAP et POP3).
Configuration d'un répondeur de vacances dans Gmail
Pour ceux d'entre vous qui possèdent une adresse Gmail ou qui gèrent une petite entreprise utilisant Google Apps, la configuration d'un répondeur de vacances dans Gmail est simple. Connectez-vous à votre compte Gmail, cliquez sur le menu Paramètres en haut à droite de votre écran et sélectionnez Paramètres. Lorsque la page Paramètres s'ouvre sur un nouvel onglet, faites défiler jusqu'à ce que vous voyiez une section appelée Répondeur de vacances. Les options sont très intuitives. Allumez simplement le répondeur vacances, sélectionnez le premier jour et le dernier jour( le cas échéant) et entrez un sujet et un message. Si vous ne souhaitez pas que la réponse aux vacances soit envoyée à une personne qui vous envoie un e-mail, cochez la case "Envoyer uniquement une réponse à mes contacts" pour autoriser uniquement la réponse aux vacances dans les contacts de votre liste Google Contacts.
Configuration d'un répondeur de vacances Yahoo
Pour configurer une réponse de vacances dans Yahoo Mail, ouvrez un navigateur et connectez-vous à votre compte Yahoo Mail. Ensuite, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de la fenêtre du navigateur et cliquez sur "Paramètres" dans la liste déroulante. Dans la boîte de dialogue Paramètres, cliquez sur "Vacation Response" dans la liste des options sur la gauche, et cochez la case "Activer la réponse automatique au cours de ces dates( inclus)".Choisissez les dates From et Until et entrez la réponse automatique que vous voulez envoyer. Si vous souhaitez envoyer une réponse différente à un ou plusieurs domaines spécifiques, cochez la case "Différentes réponses aux e-mails d'un domaine spécifique", entrez les domaines, puis entrez le message à envoyer aux e-mails provenant de ces domaines.
Yahoo vous permet également d'avoir différentes réponses par e-mail en fonction de qui il va. Cochez simplement la case à cocher "Réponse différente aux e-mails d'un domaine spécifique" et ajoutez les domaines d'e-mail pour lesquels vous souhaitez une réponse différente.
Cliquez sur "Enregistrer" en bas de la boîte de dialogue Paramètres lorsque vous avez terminé.Votre réponse de vacances sera automatiquement envoyée aux dates spécifiées.
Configuration des réponses automatiques dans Windows 10 Mail pour les comptes de messagerie Microsoft
Windows 10 Mail vous permet uniquement de configurer des réponses de vacances pour les comptes de messagerie Microsoft, notamment outlook.com, live, com, hotmail.com et les comptes Office 365.Pour configurer une réponse de vacances dans Windows 10 Mail, ouvrez l'application et cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Ensuite, cliquez sur "Réponses automatiques" dans le volet Paramètres qui se glisse sur la droite et sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez envoyer des réponses automatiques à partir de la liste déroulante "Sélectionner un compte".Cliquez sur le bouton "Envoyer des réponses automatiques" bouton de sorte qu'il devient gris foncé et lit On. Entrez le message que vous souhaitez envoyer en tant que réponse automatique dans la case située sous le bouton du curseur. Si vous souhaitez que la réponse soit uniquement envoyée aux personnes figurant dans votre liste de contacts, cochez la case "Envoyer uniquement les réponses à mes contacts".Vous pouvez configurer des réponses automatiques pour tous les comptes pris en charge dans Mail, mais vous devez le faire séparément pour chacun d'eux.
Configuration d'une réponse automatique sur Outlook.com
Pour configurer une réponse automatique sur Outlook.com, accédez à http://www.outlook.com dans votre navigateur favori et connectez-vous au compte de messagerie Microsoft à partir duquel vous souhaitez envoyer une réponse automatique. Ensuite, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans l'angle supérieur droit de la page Outlook.com et sélectionnez "Réponses automatiques" dans la liste déroulante. Cliquez sur le "Envoyer des réponses automatiques" sur le volet qui glisse sur le côté droit de la fenêtre. Définissez l'heure de début et l'heure de fin et entrez le message que vous souhaitez envoyer automatiquement. Sélectionnez les autres options que vous souhaitez, par exemple si vous souhaitez que les réponses automatiques ne soient envoyées qu'aux personnes de votre liste de contacts ou à tous ceux qui vous envoient des e-mails.
Une fois que vous avez configuré votre réponse automatique, cliquez sur "OK" en haut du volet. Votre message personnalisé va maintenant s'éteindre automatiquement pendant la période que vous avez définie en réponse aux courriels reçus qui répondent aux exigences que vous avez définies.
REMARQUE: vous pouvez uniquement utiliser Outlook.com avec les comptes de messagerie électronique Microsoft accounts-live.com, outlook.com, hotmail.com et msn.com.
Configuration d'un répondeur de vacances Microsoft Exchange Server dans Outlook
Si vous êtes connecté à un serveur Microsoft Exchange( à votre travail, en général), vous pourrez bénéficier de l'assistant d'absence du bureau, qui est la même chose qu'unRépondeur de vacancesPour le configurer, cliquez sur l'onglet "Fichier" pour accéder à la vue en coulisses et cliquez sur le bouton "Réponses automatiques".
De là, mettre en place un répondeur de vacances est assez facile. Cliquez simplement sur l'option "Envoyer des réponses automatiques" et cochez la case "Envoyer uniquement pendant cette période" si vous souhaitez limiter les réponses automatiques à une période donnée. Sélectionnez les dates et heures "Heure de début" et "Heure de fin".Ensuite, vous pouvez entrer un message à envoyer "Inside My Organization" ou "Outside My Organization" ou les deux.
Configuration d'un répondeur de vacances pour les comptes IMAP ou POP3 dans Outlook pour Windows
Si vous n'êtes pas connecté à un serveur Exchange, mais que vous utilisez Outlook à la maison, vous pouvez configurer un répondeur de vacances directement via Outlook. Cependant, cela ne fonctionne que si votre PC reste opérationnel pendant votre absence. Il est donc préférable de vérifier si votre compte de messagerie prend en charge les répondeurs de vacances sur son service de messagerie Web. Sinon, Outlook le fera à la rigueur.
Pour configurer un répondeur de vacances dans Outlook pour Windows, vous devez d'abord configurer un modèle d'e-mail avec le message que vous voulez envoyer. Pour créer un modèle d'e-mail, vous créez essentiellement un nouveau message électronique, entrez le message que vous souhaitez enregistrer( sans To, Cc, Cci ou Objet), puis enregistrez le message en tant que modèle Outlook. Une fois que vous avez créé votre modèle d'e-mail, créez une règle qui enverra automatiquement ce modèle d'e-mail aux e-mails reçus au cours d'une période donnée.
Maintenant, quand quelqu'un vous envoie un email, le modèle que vous avez sélectionné sera automatiquement envoyé à eux pendant la période que vous avez spécifiée.
Configuration d'une réponse d'absence du bureau dans Apple Mail pour Mac( IMAP ou POP3)
Apple Mail ne dispose pas d'une fonctionnalité intégrée pour les réponses d'absence du bureau, mais vous pouvez configurer une ou plusieurs règles pour envoyer automatiquement des réponses personnaliséesaux e-mails entrants pour tout compte IMAP ou POP3 que vous avez ajouté à l'application. Pour configurer une réponse d'absence pour un compte e-mail dans Apple Mail, configurez une règle sur l'écran Règles de la boîte de dialogue Préférences( accédez à Préférences e-mail, puis cliquez sur le bouton "Règles"), en spécifiant les conditionsà satisfaire( le compte pour lequel vous souhaitez envoyer des réponses automatiques) et l'action à effectuer( réponse au message avec un texte de message spécifique).Vous pouvez également ajouter d'autres conditions, telles que vérifier si l'expéditeur est dans vos contacts ou non ou vérifier que le champ À possède une adresse e-mail spécifique.
La règle de réponse d'absence du bureau que vous créez peut être rendue active ou inactive sur l'écran Règles en cochant ou décochant la case à côté de la règle.Étant donné que vous ne pouvez pas définir une plage de dates pour une règle, vous devez activer la règle manuellement lorsque vous souhaitez qu'elle s'exécute, puis la désactiver lorsque vous ne souhaitez plus l'exécuter. Alors, assurez-vous de décocher la case de la règle dans la boîte de dialogue Préférences lorsque vous revenez de vos vacances ou voyage d'affaires.
Tant que la règle est active, tout courriel reçu qui répond aux conditions sélectionnées reçoit une réponse avec le message personnalisé que vous avez configuré.Chaque expéditeur recevra la réponse automatique chaque fois qu'il vous enverra un e-mail.
REMARQUE: vous devez laisser Apple Mail ouvert sur votre Mac pour que la règle s'exécute. Si vous fermez Apple Mail, les réponses automatiques ne seront pas envoyées, mais elles le seront dès que vous ouvrirez à nouveau Apple Mail et recevrez des e-mails dans votre boîte de réception pour le compte sélectionné dans la règle. Il est préférable de configurer un répondeur de vacances dans les paramètres de messagerie de votre service de messagerie électronique, le cas échéant, pour que vous n'ayez pas à laisser votre ordinateur sous tension.