28Jun
Outlook est également synonyme d'email. Par conséquent, au-delà de toutes ses autres fonctionnalités, vous voulez vous assurer que vous savez comment l'utiliser avec e-mail aussi efficacement que possible.
Nous couvrons des aspects d'Outlook depuis un certain temps et les vétérans d'Office savent déjà tout cela, mais les nouveaux utilisateurs, comme ceux qui ont besoin de savoir utiliser Outlook dans un environnement de bureau, doivent savoir comment utiliserOutlook sur une base quotidienne. Cela dit, il s'agit d'une application de courrier électronique multiforme et mature que les utilisateurs de Windows devraient avoir dans leur boîte à outils.
Comme il y a tellement de choses à apprendre, nous avons peu de temps à perdre, alors commençons tout de suite à composer et à envoyer des messages, ainsi qu'une liste de toutes les options que vous pouvez modifier pour rendre Outlook plus utile et agréableexpérience.
Composer et envoyer rapidement un message
Si vous voulez ou devez comprendre les bases mêmes d'Outlook, nous avons rédigé un guide pratique pour les débutants. Nous vous recommandons de le lire si Outlook est entièrement nouveau pour vous.
Sinon, à partir de la boîte de réception Outlook, vous pouvez cliquer sur le bouton "New Email" ou utiliser "CTRL + N".
La nouvelle fenêtre de message devrait être assez simple. Si vous avez déjà utilisé Microsoft Word ou un programme d'édition de texte similaire, les fonctions Texte de base vous sembleront sans doute familières.
A ce stade, vous spécifiez à qui vous envoyez votre message, rédigez votre message et cliquez sur le bouton "Envoyer".C'est très bien si vous rédigez simplement un message unique et que vous en avez terminé, mais il y a plus que cela.
A Mise à jour des contacts
Lorsque vous composez un nouveau courriel, la première chose que vous ferez probablement est d'entrer votre ou vos destinataires. Vous pouvez le faire en tapant simplement leur adresse e-mail ou vous pouvez cliquer sur "Pour. .." et choisir les noms de votre carnet d'adresses.
Rappelez-vous, si vous voulez choisir rapidement deux ou plusieurs adresses simultanément, maintenez CTRL et cliquez sur chaque nom que vous voulez sélectionner, puis choisissez vos options d'adressage: To et Cc( ou Cci).Lorsque vous avez sélectionné tous vos destinataires, cliquez sur "OK".
Si vous n'avez pas encore de carnet d'adresses, nous avons ce qu'il vous faut. Vous pouvez importer vos contacts dans Outlook à partir de votre service de messagerie Gmail ou similaire.
Modification de l'adresse de réponse
Supposons que vous ayez plusieurs comptes de messagerie associés à Outlook. Comment envoyez-vous des emails de vos autres comptes?
Vous remarquerez que sur le bouton "De", il y a une petite flèche. Cliquez sur ce bouton et vous verrez vos autres comptes dans une liste déroulante afin que vous puissiez choisir un autre compte de messagerie.
Vous pouvez également utiliser un compte de messagerie qui n'est pas associé à Outlook, par exemple si vous utilisez l'ordinateur de quelqu'un d'autre ou si vous utilisez votre ordinateur au travail et que vous souhaitez acheminer les réponses vers votre compte personnel.
Si vous faites cela, gardez quelques choses à l'esprit. Tout d'abord, quel que soit le message que vous envoyez sera copié dans le dossier Messages envoyés, n'envoyez rien de personnel sauf si vous avez l'intention de le supprimer et de vider la corbeille. En outre, si vous envoyez un message de votre travail, ils le stockent probablement sur leur serveur de messagerie.
Signatures et
stationnaire Vous connaissez peut-être déjà le concept de signatures, ou vous pouvez même les utiliser vous-même. Fondamentalement, les signatures sont des bits spéciaux prédéfinis que vous pouvez ajouter à chaque message. Cela peut être vos coordonnées, des informations vitales sur un produit ou un événement que vous promouvez, ou juste une citation profonde que vous aimez vraiment.
Dans cet exemple, nous allons joindre une signature détaillant les futurs plans de vacances. Nous joindrons cette signature à tous les emails provenant de notre compte professionnel, mais pas aux réponses et aux renvois.
A partir d'ici, jusqu'à ce que vous supprimiez la signature en utilisant ces paramètres, votre avertissement de vacances apparaîtra à chaque fois que vous composez un nouveau message électronique.
Stationnaire?
Les signatures sont assez faciles à comprendre, mais qu'en est-il stationnaire? Tant que c'est là, allons-y et discutons-en. Comme avec les signatures, vous avez probablement vu le courrier stationnaire sous une forme ou une autre, mais en gros cela fonctionne comme ceci: puisque vous envoyez du courrier électronique au format HTML, stationnaire vous permet d'assigner des arrière-plans, des styles de police et des couleurs différentsmessages.
Vous voyez ici comment cela fonctionne. Nous avons choisi le thème "Bears" de la liste, ce qui nous donne un fond avec des ours en peluche qui l'ornent.
Bien sûr, si vous êtes au travail, vous pouvez vous abstenir de messages avec des ours en peluche et autres, mais si vous voulez que vos messages se démarquent vraiment, vous pouvez utiliser la fonction stationnaire pour créer des résultats vraiment attrayants.
Réponse et transfert de messages
Répondre et transférer des messages est simple et vous avez probablement déjà remarqué les outils de réponse sur le ruban.
Vous voyez la réponse, répondez tout( utilisez avec prudence), et les options de transfert, qui sont assez explicites, mais qu'en est-il des autres options?
Si vous cliquez sur "Réunion", vous pouvez demander une réunion lorsque vous répondez;Découvrez toutes les options que vous obtenez lorsque vous faites cela.
Nous allons couvrir les réunions plus en détail dans un prochain article où nous discuterons des pouvoirs d'agenda d'Outlook.
Définition des options de réponse et de transfert
Ouvrez les options de réponse et d'avance pour un aperçu rapide. Il existe plusieurs façons de modifier l'aspect des messages originaux lorsque vous répondez ou que vous transférez, ou que ce message soit inclus en pièce jointe ou pas du tout.
Vous pouvez également définir le mode d'ouverture et de réponse des réponses et indiquer si vos commentaires sont précédés de votre nom.
Le reste des options de messagerie d'Outlook
Il y a beaucoup d'autres choses qui se passent dans les options Mail, donc avant de vous quitter aujourd'hui, nous voulons passer du temps à en parler.
Voici quelques trucs de base comme les options d'édition pour changer la façon dont vous composez les messages, les options d'orthographe et de correction automatique, et les options de signature et stationnaires, que nous avons déjà abordées.
Beaucoup de ces options s'ouvrent sur des sous-options. Par exemple, si vous cliquez sur "Options de l'éditeur. ..", vous allez découvrir toute une série de cases à cocher supplémentaires( réparties en deux catégories, Proofing et Advanced).
Défilement vers le bas, il y a des options d'arrivée de message pour sélectionner comment Outlook vous avertit lorsque des messages arrivent dans votre boîte de réception.
En plus de la manière dont Outlook marque les éléments comme lus lorsque vous utilisez le volet de lecture.
Vous pouvez décider à quelle fréquence les messages sont automatiquement enregistrés, où ils sont sauvegardés, etc.
Lorsque vous envoyez des messages, que se passe-t-il? Avec les options «Envoyer des messages», sélectionnez les niveaux d'importance et de sensibilité par défaut, la vérification automatique des noms et bien d'autres modifications mineures mais distinctes que vous pouvez apporter à votre expérience utilisateur.
Si vous êtes intéressé par le suivi des messages, il existe des moyens d'y apporter des ajustements. Par exemple, c'est ici que vous pouvez activer les confirmations de lecture, qui vous envoie une notification chaque fois que quelqu'un lit votre email.
Enfin, nous trouvons quelques options pour changer le format de vos messages, que vous ne pouvez probablement jamais utiliser.
Les autres options ont quelques fonctionnalités utiles, comme afficher des options de collage( peut-être ennuyeuses) et indiquer si les liens suivants et précédents doivent être affichés dans les en-têtes de messages lors de la lecture de plusieurs messages dans votre boîte de réception.
Il existe également des options permettant de configurer la manière dont le programme effectue le nettoyage de la conversation, mais nous aborderons cet aspect et d'autres aspects de la gestion du courrier Outlook dans un prochain article.
Email est une partie intégrante d'Outlook, il n'est pas étonnant qu'il y ait beaucoup de façons de le configurer. Inutile de dire que lorsque vous apprendrez à utiliser Outlook, vous reviendrez parfois aux options pour modifier certains aspects du formatage et du comportement du courrier électronique.
Nous n'avons pas fini d'explorer Outlook, nous avons encore beaucoup à vous montrer, comme les manières dont vous allez gérer l'envoi et la réceptionpièces jointes, calendrier, tâches, et bien plus encore. Pour le moment cependant, nous aimerions en savoir plus de vous, alors s'il vous plaît prenez un moment pour nous laisser une note rapide dans notre forum de discussion.