5Aug
Cet article d'invité a été écrit par Askar, le geek derrière le site de technologie DemoGeek.
Si vous travaillez en équipe ou lorsque vous traitez avec vos clients, vous pouvez vous assurer de bien distribuer vos documents afin que les informations contenues dans le document atteignent le bon public et que la confidentialité des informations soit respectée.
Word 2007 dispose d'une fonctionnalité avec laquelle vous pouvez préparer formellement votre document Word pour une distribution correcte à un groupe de personnes ou même à toute personne ayant un certain facteur de crédibilité.
Préparation
Lancez Word 2007 et créez le document comme vous le souhaitez.
Une fois que vous êtes satisfait du document et que vous êtes prêt à le distribuer, patientez quelques instants avant de cliquer sur l'application de courrier électronique et suivez ces étapes simples pour préparer le document à la distribution. Gardez à l'esprit que ces étapes sont isolées et que cela signifie que vous pouvez choisir les étapes que vous souhaitez suivre.
Cliquez sur le bouton Office et cliquez sur l'option de menu " Prepare ".Il y a 7 options différentes que vous devriez pouvoir voir. Je vais vous expliquer chacune de ces options afin que vous puissiez choisir la bonne combinaison d'options pour vos besoins de distribution.
Propriétés du document
La première de la liste est l'option " Properties" avec laquelle vous pouvez entrer des informations de métadonnées sur le document.
Vous pouvez entrer le nom de l'auteur du document, son titre, son sujet, ses mots-clés, sa catégorie, son statut et ses commentaires.
Certains d'entre eux peuvent être consultés via le fichier & gt; & gt; Boîte de dialogue Propriétés .
Gardez à l'esprit qu'une fois que vous aurez finalisé le document, vous ne pourrez pas voir ces propriétés, mais jusque-là vous pouvez associer des propriétés à votre document pour que d'autres personnes aient une idée du document avant de l'ouvrir.
Inspecter le document
La deuxième option de la liste est l'option " Inspect Document ".Dans le cadre de la préparation pour distribuer votre document, vous pouvez inspecter le document pour les commentaires, les révisions, les marques de révision, l'annotation à l'encre. Vous pouvez rechercher des métadonnées masquées ou des informations personnelles enregistrées avec le document. Vous pouvez rechercher des données XML personnalisées qui ont été stockées avec le document. Vous pouvez également rechercher des informations sur les en-têtes, les pieds de page et les filigranes. Enfin, vous pouvez également rechercher des textes cachés dans le document.
Choisissez les options d'inspection que vous voulez vous assurer avant de distribuer le document et lorsque vous cliquez sur le bouton " Inspecter " Word inspectera le document et vous notifiera tous les éléments qu'il trouve sur son inspection.
Les éléments qui ont besoin de votre attention seraient marqués d'un point d'exclamation et vous pouvez choisir de les réinspecter si vous le souhaitez.
Chiffrer le document
Le troisième élément de la liste est l'option " Encrypt Document ".Choisissez cette option si vous souhaitez que le document ne soit affiché que par certaines personnes en qui vous avez confiance. Il vous permet de crypter le document avec un mot de passe de votre choix et les utilisateurs doivent entrer ce mot de passe pour voir le document.
Choisissez un mot de passe que vous pouvez distribuer au groupe. Mon conseil est de ne pas choisir un mot de passe que vous utilisez personnellement mais plutôt un mot de passe que personne ne peut utiliser pour retracer vos comptes en ligne ou les comptes sensibles que vous utilisez personnellement.
Confirmez le mot de passe une fois de plus. Les mots de passe sont sensibles à la casse et assurez-vous de conserver / mémoriser le mot de passe car il n'y a aucun moyen de récupérer le mot de passe si vous oubliez et il n'y a aucun moyen d'ouvrir le fichier si vous oubliez le mot de passe.
Une fois cryptée, vous devriez être en mesure de voir que l'option de menu a une petite couleur d'arrière-plan pour indiquer que ce document est crypté.
Lorsque des personnes de votre groupe de distribution essaient d'ouvrir un document chiffré, elles sont invitées à entrer un mot de passe.
Sans mot de passe, ils ne pourront pas ouvrir le document.
Restriction Autorisation
Quatrième de la liste est l'option " Restriction Permission ".Vous pouvez utiliser l'option "Limiter l'autorisation" pour limiter ce que les personnes peuvent faire avec le document. Si le document est sensible, vous pouvez utiliser «Restreindre les autorisations» pour les empêcher d'éditer, de copier et d'imprimer le document.
Restrict Permission utilise le client Windows Rights Management pour implémenter les restrictions.
Vous pouvez être invité à installer l'outil Windows Rights Management. Ne vous inquiétez pas, allez-y et installez-le, il provient de la source de confiance. Une fois installé, vous devriez être capable de configurer ce que les gens peuvent faire avec le document.
Ajouter une signature numérique
Cinquième dans la liste est l'option " Ajouter une signature numérique ".Les signatures numériques garantissent l'intégrité du document. Pensez à Digital Signatures comme une signature papier, mais fait par voie électronique pour plus de commodité.Lorsqu'un document a une signature numérique, cela signifie l'intégrité et la confiance du document. Cela serait utile si vous distribuez le document à un très large public.
Cliquez sur l'option " Ajouter une signature numérique " et Word vous demandera avec la boîte de dialogue ci-dessus de rechercher des fournisseurs de signature numérique sur Office Marketplace.
Sur son Office Online Marketplace, vous devriez pouvoir trouver un fournisseur de signature numérique que vous pouvez utiliser pour signer le document.
Exécuter le Vérificateur de Compatibilité
Passons à la dernière option " Exécuter le Vérificateur de Compatibilité " en premier. Si vous avez utilisé des fonctionnalités spécifiques à Word 2007 et si vous pensez que votre audience utilise peut-être des versions antérieures de Word, vous pouvez exécuter le vérificateur de compatibilité pour vous assurer que votre document peut être lu par l'ensemble du public.
Word 2007 exécute un ensemble de vérifications de compatibilité prédéfinies et, s'il détecte des problèmes de compatibilité, il les affiche dans la boîte de dialogue ci-dessus, sinon vous pouvez passer à l'étape finale avant de distribuer le document.
Marquer comme final
Cela devrait être la dernière étape que vous vouliez suivre avant de distribuer le document au groupe. Comme le nom l'indique, cette action marque le document comme étant défini pour la distribution.
Comme cela apporte des modifications importantes au document, vous serez invité à vous assurer que vous voulez marquer le document comme final.
Une fois qu'un document est marqué comme final le document ne peut pas être édité et sera nettoyé des lectures d'épreuve, des commentaires etc. Les documents finalisés
obtiennent une nouvelle icône sur la barre d'état qui ressemble plus à un tampon sur un papier.
Obtenir un document préparé pour la distribution peut vous aider à éviter certaines erreurs évidentes que vous faites lorsque vous distribuez un document à un groupe important de personnes. Vous n'êtes pas obligé de suivre toutes les étapes;vous pouvez plutôt choisir celui que vous voulez / préférez. Word 2007 est assez flexible pour faire ce que vous lui demandez de faire lors de la préparation d'un document pour la distribution.
J'espère que vous trouverez cela utile et j'espère que vous utiliserez la capacité de Word 2007 pour finaliser correctement un document avant la distribution. Si vous avez des questions ou des commentaires s'il vous plaît laissez-moi savoir dans les commentaires.
