10Sep
Microsoft Office sprema skrivene metapodatke u Office dokumente, uključujući i koliko dugo radite na njima, ime svih koji su radili na dokumentu, kada je dokument izrađen, pa čak i prethodne verzije dokumenta.
Prije objavljivanja ili objavljivanja Office dokumenata nekome, vjerojatno ćete htjeti provjeriti koje skrivene informacije sadrže dokument i ukloniti osjetljive podatke. Ovaj metapodaci mogu kršiti vašu privatnost ili biti potencijalno posramljujući.
Prikaz i uklanjanje skrivenih podataka
Na Office 2013 ili Office 2010 kliknite izbornik Datoteka, kliknite Informacije i alat za pregled dokumenta bit će front-and-center, informirajući vas o potencijalno osjetljivim informacijama koje sadrži dokument. Te su informacije više očite nego u starijim verzijama sustava Office, no i dalje je lako propustiti ako niste svjesni da Ured dodaje ove osjetljive podatke u vaše dokumente.
Na sustavu Office 2007 kliknite gumb Office orb na vrpci, pokažite na Pripremite i kliknite Isprovjeri dokument.
Da biste vidjeli skrivene metapodatke u dokumentu, kliknite gumb Provjeri za pitanja, kliknite Pregledajte dokument i odaberite vrste metapodataka za koje želite pregledati dokument. Možete ostaviti sve odabrane opcije da biste pregledali dokument za sve vrste metapodataka.
Kliknite na Pregled i Ured će pregledati dokument za metapodatke. Kliknite gumb Ukloni sve pokraj vrste metapodataka da biste je uklonili.
Imajte na umu da nećete moći oporaviti većinu metapodataka nakon brisanja. Zbog toga Microsoft preporučuje stvaranje nove kopije dokumenta( koristite značajku Spremi kao) prije uklanjanja metapodataka i objavljivanja dokumenta. Tada ćete imati kopiju dokumenta s metapodacima. Naravno, ako uopće ne želite ove metapodatke, jednostavno ga uklonite bez brige o očuvanju kopije.
Koja vrsta metapodataka spašava ured?
Ured sprema svojstva dokumenta, uključujući detalje poput autora, predmeta, naslova, datuma kada ste stvorili dokument, kada ste ga posljednji izmijenili i koliko ste proveli rad na dokumentu. Ta svojstva sadržavat će i naziv bilo kojeg predloška koji ste koristili prilikom izrade dokumenta, zaglavlja e-pošte i ostalih povezanih informacija. To može potencijalno biti neugodno - na primjer, možete poslati TPS izvješće svom šefu i reći da ste cijeli dan radili na njemu sami. No, metapodaci bi mogli otkriti da ste tek nekoliko minuta radili na TPS izvješću, surađivali s drugim ljudima i da ste je izradili pomoću predloška pod nazivom "Beskorisni predložak izvješća TPS-a".Još gore, ovdje postoje i druge implikacije na privatnost - možda biste htjeli objaviti dokument na webu bez povezivanja s imenom, no vaše će se ime prema zadanim postavkama pojavljivati u svojstvima dokumenta.
Zaglavlja, podnožja, vodeni žig i tekst oblikovani kao skriveni tekst također bi mogli biti uključeni, ali neće se pojaviti ako podrobnije izvadite dokument. Alat vam govori sadrži li vaš dokument ove informacije.
Ako ste surađivali s drugim ljudima prilikom pisanja dokumenta, on će sadržavati još više podataka. Metapodaci će prikazati imena svih koji su radili na dokumentu, kao i bilo kakve komentare, revizijske oznake, napomene tinte i prethodne verzije dokumenta. Ako objavljujete dokument na kojem ste radili, vjerojatno ćete ukloniti sve te podatke, a ne dijeliti ih.
Kako zaustaviti ured od spremanja metapodataka
Nažalost, morat ćete koristiti alat za inspektore dokumenata za uklanjanje osjetljivih podataka iz svakog pojedinog dokumenta prije objavljivanja ili dijeljenja s nekim. Nema ugrađenog načina za uklanjanje tih informacija iz više dokumenata odjednom, niti postoji postavka u cijeloj Uredu da spriječi Office da primijeni te podatke u dokumente.
Međutim, Office može automatski ukloniti metapodatke svaki put kad spremite datoteku. Ovu postavku morate primijeniti na svaki dokument koji upotrebljavate - to je postavka specifična za dokument, a ne postavka cijelog sustava.
Da biste spriječili Office da spremite metapodatke zajedno s vašim dokumentima, kliknite izbornik Datoteka, kliknite Mogućnosti i odaberite kategoriju Trust Center. Kliknite gumb Postavke centra za povjerljivstvo i odaberite Opcije privatnosti. Omogućite opciju "Ukloni osobne podatke iz svojstava datoteke na spremanje".Ako se čini sivo, kliknite gumb za inspektore dokumenata u nastavku, pokrenite dokument Inspector i uklonite sve osobne podatke dokumenta. Tada biste trebali moći kliknuti potvrdni okvir.
Imajte na umu da ovu opciju morat ćete promijeniti za svaki dokument zasebno.
Te informacije mogu biti korisne, a neke od njih su ključne za suradnju ili za korporacije da prate tko je radio na dokumentu. No, kada je vrijeme za objavljivanje dokumenta, vjerojatno ćete htjeti ukloniti ove metapodatke.