20Jul
Microsoft OneNote 2016 adalah alat pengambilan catatan gratis yang hebat, tidak hanya untuk diri Anda sendiri, tetapi juga jika Anda ingin berkolaborasi dalam catatan dan proyek dengan orang lain, seperti rekan kerja atau anggota keluarga. Kami akan menunjukkan beberapa cara berbeda untuk membagikan buku catatan OneNote Anda.
Untuk berbagi catatan dan notebook Anda di OneNote 2016 dengan yang lain, pastikan buku catatan Anda disinkronkan ke akun OneDrive Anda secara online, sehingga orang lain dapat mengaksesnya. Ini akan menyinkronkannya ke internet, tapi tidak membuatnya tersedia secara otomatis untuk orang lain. Untuk melakukan itu, Anda harus membagikannya secara manual dengan orang lain sehingga mereka dapat melihatnya dan, jika Anda mau, editlah.
Untuk mengakses berbagai alat untuk berbagi catatan dan notebook di OneNote 2016, klik tab "File".
Di layar di belakang panggung, klik "Bagikan" pada daftar item di sebelah kiri.
Cara Berbagi Notebook dengan Seseorang Melalui Email
Anda dapat mengundang orang untuk melihat atau mengedit notebook Anda dengan mengirimi mereka sebuah email dengan opsi Share with People di layar Share Notebook. Hanya orang yang Anda undang khusus yang bisa mengakses buku catatan Anda. Opsi Share with People adalah default, jadi dipilih secara otomatis di layar Share Notebook.
Masukkan nama atau alamat email di kotak "Ketikkan nama atau alamat email".Jika Anda memasukkan nama yang ada di buku alamat Outlook Anda, Anda akan ditanyai dengan kontak yang sesuai dengan nama atau alamat email yang Anda mulai ketik, sehingga Anda dapat dengan mudah memilih orang yang Anda inginkan. Anda juga dapat mengklik tombol "Cari Buku Alamat untuk kontak" di sebelah kanan kotak Nama atau alamat email. Untuk berbagi buku catatan dengan beberapa orang, letakkan titik koma di antara setiap alamat email.
Saat Anda berbagi buku catatan dengan orang lain, Anda dapat memilih untuk mengizinkan mereka melihat notebook atau mengizinkan mereka untuk mengedit notebook juga. Untuk menentukan apakah mereka dapat mengedit notebook, pilih "Dapat mengedit" atau "Dapat melihat" dari daftar drop-down di sebelah kanan kotak Nama atau alamat email.
Jika Anda ingin menyertakan pesan untuk penerima email, masukkan catatan di kotak di bawah alamat email.
Klik "Share" untuk mengirim link ke orang yang Anda pilih untuk berbagi notebook.
Orang yang Anda bagi bersama notebook ditambahkan ke daftar Bersama dengan di bagian bawah layar.
Jika Anda memutuskan untuk mencabut akses seseorang yang Anda pakai untuk notebook, klik kanan pada orang tersebut di daftar Bersama dan pilih "Hapus Pengguna" dari menu popup. Anda juga dapat mengubah izin untuk orang tersebut di menu ini.
Orang-orang yang Anda kirimi undangan akan menerima email berisi tombol "Lihat di OneDrive".
Ketika mereka mengklik tombol View in OneDrive dalam pesan email, notebook akan dibuka di OneNote Online, di mana mereka dapat melihat dan mengeditnya, tergantung pada izin yang Anda tetapkan untuk mereka.
Jika Anda mengizinkan orang yang Anda berbagi dengan notebook Anda untuk mengeditnya, tombol "Edit in Browser" tersedia di OneNote Online.
Cara Berbagi Notebook Menggunakan Link
Berbagi notebook OneNote menggunakan tautan mirip dengan berbagi dengan orang melalui email. Perbedaan utamanya adalah ketika Anda berbagi notebook dengan orang melalui email, dan kemudian memutuskan ingin mencabut akses ke notebook, Anda harus menghapus setiap pengguna secara terpisah, seperti yang telah dibahas di bagian sebelumnya. Tapi, berbagi notebook menggunakan tautan memungkinkan Anda mencabut akses ke semua orang yang telah Anda pakai untuk berbagi notebook dengan sekali klik.
Untuk mendapatkan link sharing, akses layar Share Notebook seperti yang dibahas di awal artikel. Klik "Get a Sharing Link" di bawah Share.
Untuk mendapatkan link sharing yang memungkinkan pengguna melihat notebook, tapi tidak mengeditnya, klik "Create Link" di sebelah kanan "View Link".
Sebuah link ditampilkan dalam sebuah kotak di bawah View Link. Pilih teks link dan tekan Ctrl + C pada keyboard Anda untuk menyalinnya.
Anda bisa mengirimkan link ke orang-orang yang ingin Anda gunakan untuk berbagi notebook. Anda juga dapat berbagi tautan dengan media sosial lainnya, perangkat lunak pesan instan, perangkat lunak kolaborasi, memasang tautan di situs web, atau metode lain yang sesuai untuk Anda.
Ketika mereka mengklik link di pesan email, notebook dibuka di OneNote Online, sama seperti saat kita menggunakan opsi Share with People di bagian sebelumnya. Perhatikan bahwa karena kita berbagi notebook dengan View Link, tidak ada tombol Edit in Browser dan notebook tidak bisa diedit.
Jika Anda ingin berkolaborasi dalam buku catatan dengan seseorang dan membiarkan mereka membuat perubahan pada notebook, klik tombol "Buat Tautan" di sebelah kanan "Edit Tautan".
Sama seperti dengan View Link, Anda akan mendapatkan link yang bisa Anda salin dan kirim ke seseorang.
Untuk mencabut akses ke notebook, cukup klik tombol "Nonaktifkan Tautan" di samping jenis tautan yang ingin Anda berhenti berbagi. Setiap orang yang memiliki link tersebut tidak akan bisa mengakses notebook.
Cara Berbagi Notebook dalam Format PDF
Dalam kedua kasus di atas, orang yang Anda berbagi notebook dengan mendapatkan akses ke keseluruhan notebook. Mungkin Anda ingin hanya membagikan bagian tertentu atau hanya beberapa catatan di buku catatan. Anda dapat membuat file PDF yang berisi catatan, bagian, atau keseluruhan notebook dan mengirim file itu ke siapapun yang ingin Anda gunakan untuk berbagi notebook. Klik tautan itu untuk petunjuk mengekspor catatan ke format PDF.
Cara Berbagi Notebook dengan Rapat
Anda tidak perlu membuat catatan sendiri dalam rapat lagi. Anda bisa berbagi buku catatan OneNote dengan peserta pertemuan lainnya dan mintalah mereka membuat catatan juga. Dengan begitu, Anda dapat yakin Anda tidak melewatkan item tindakan penting atau keputusan penting yang dibuat selama rapat.
Jika menghadiri pertemuan online di Skype atau Lync yang dijadwalkan menggunakan Outlook, Anda dapat berbagi notebook dengan peserta pertemuan lainnya menggunakan opsi Share with Meeting di layar Share Notebook. Setelah Anda mengeklik tombol "Bagikan dengan Rapat" dan pilih rapat yang Anda hadiri, tautan ke notebook dikirim ke semua peserta pertemuan. Mereka bisa mengakses notebook dan semua orang bisa menambah notebook pada waktu bersamaan.
Anda juga dapat menggunakan salah satu metode yang dibahas di bagian sebelumnya untuk berbagi buku catatan OneNote dengan orang lain dalam rapat.
Bagaimana Memindahkan Notebook Bersama
Jika Anda telah berbagi notebook dan sekarang Anda perlu memindahkan notebook itu ke lokasi yang berbeda, Anda bisa memindahkan notebook, tapi tidak semudah hanya memilih lokasi baru. Anda harus memberi tahu semua orang bahwa Anda telah membagikan notebook ini dan mengikuti proses ini untuk benar-benar memindahkan notebook ke lokasi baru.
OneNote adalah program hebat untuk mengumpulkan informasi, brainstorming, berbagi catatan dengan teman atau kolega Anda, dan untuk mengakses catatan dan dokumen Anda di hampir semua perangkat. Jika Anda pernah menggunakan Evernote dan ingin beralih ke OneNote karena rencana bebas yang lebih terbatas atau rencana pembayaran yang lebih mahal, Microsoft sekarang menyediakan alat gratis untuk migrasi dengan mudah dari Evernote ke OneNote.
