4Aug
Banyak dari kita mendambakan organisasi dan produktivitas. Jika Anda sudah menggunakan Microsoft Office, maka Anda sudah memiliki alat utama untuk memenuhi keinginan itu: Outlook 2013. Outlook
sangat penting di banyak organisasi, tidak hanya untuk keterampilan emailnya yang jelas, tapi juga kalender, tugas, dan bakat kontak. Perusahaan biasa dapat menghubungkan Outlook ke server Exchange, dan setiap orang dapat berbagi buku alamat dan kalender yang sama, menjadikannya alat yang hebat untuk kolaborasi tingkat perusahaan.
Sayangnya, kebanyakan orang tidak memiliki server Exchange yang didirikan di rumah mereka dan mungkin bahkan tidak tahu apa itu. Tapi, tidak apa-apa, fungsi Outlook sama baiknya dengan komputer di rumah Anda, dan masih akan menyediakan semua fitur yang menjadikannya alat produktivitas yang hebat: e-mail, tugas, janji temu, buku alamat, dan banyak lagi!
Bekerja dengan Outlook - Primer Tiny
Outlook tidak akan menyilaukan Anda saat pertama kali membukanya. Untuk semua maksud dan tujuan, ini adalah aplikasi lain di ekosistem Microsoft Office dan karena itu, ini akan memiliki beberapa elemen yang familiar.
Tidak seperti aplikasi Office populer lainnya, bagaimanapun, Outlook sebagian besar dibangun di seputar fungsinya yang berbeda - Word terutama untuk membuat dokumen teks, Excel adalah semua tentang spreadsheet, presentasi PowerPoint - tapi Outlook adalah aplikasi dari banyak topi. Tampilan default
Outlook adalah inbox, di bagian atas adalah Ribbon, yang tersembunyi dalam tampilan ini untuk menghemat ruang layar.
Suka mereka atau benci mereka, Pita ada dimana-mana di seluruh Kantor. Kita tidak perlu meluangkan waktu lagi untuk mendapatkan manfaat relatif dari keberadaan mereka, jelas mereka di sini untuk tinggal. Konon, selalu ingat, jika ingin cepat menyembunyikan atau menunjukkan Ribbon, cukup gunakan CTRL + F1.
Jika Anda mengklik salah satu fungsi menu di bagian atas, Pita menunjukkan dan Anda dapat memilih fungsi dan alat. Jika Anda ingin Ribbon bertahan, Anda bisa menggunakan "CTRL + F1" atau klik ikon pushpin kecil di pojok kanan bawah.
Tab Home pada Ribbon berubah secara kontekstual tergantung pada mode yang Anda gunakan. Pada screenshot di atas, kita melihat pilihan kita untuk Mail.
Di bawah ini, tab Home telah berubah untuk mencerminkan pilihan Kalender. Perhatikan, Ribbon disematkan sehingga pushpin telah berubah menjadi panah jika Anda ingin menutupnya lagi( atau gunakan "CTRL + F1").
Tab Ribbon yang tersisa - Send / Receive, Folder, View dan, tentu saja File - sebagian besar konsisten dengan mode apa pun yang Anda gunakan. Kita akan melihat lebih dekat semuanya di bagian berikutnya.
Mari kita lihat sekilas bagaimana cara beralih di antara mode dan mengubah pandangan Anda. Di sepanjang tepi kiri, Anda melihat panel folder. Di bagian bawah panel ini ada jalan pintas ke mode Outlook. Dalam contoh ini, Anda melihat ikon untuk Kotak Masuk, Kalender, Orang, Tugas, dan sebagainya.
Jika Anda mengklik panah di bagian atas panel navigasi, panel akan memperluas pane, yang akan menampilkan pohon folder untuk akun email Anda.
Demikian pula, jika Anda beralih ke mode Kalender, Anda akan melihat tampilan yang berlaku di panel folder.
Klik tiga titik untuk mengakses mode Outlook lebih lanjut, seperti cara pintas Notes, Folders, dan Outlook. Pilih "Navigation Options" dan Anda dapat mengubah urutan elemen navigasi yang muncul.
Menonaktifkan "Navigasi Kompak" akan menarik pengguna dengan tampilan resolusi lebih besar. Anda juga dapat menambah atau mengurangi jumlah barang yang muncul dan urutannya muncul.
Send / Receive
Tab Send / Receive diarahkan khusus ke fungsi Inbox namun akan muncul di mode lain( Calendar, Tasks, etc.) juga, meski tidak memiliki fungsi yang sama.
Sebagai contoh, di sini kita melihat tab Calendar Send / Receive, yang menjauhkan bagian Server.
Bergantung pada jenis protokol email yang Anda gunakan( pada tangkapan layar pertama, kami bekerja dengan akun IMAP), Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki kemampuan untuk hanya mendownload header, atau menandai / menghapus tanda pesan untuk diunduh, dll. Opsi
Send / Receive dengan demikian bergantung pada bagaimana Anda mengatur akun e-mail Anda, namun singkatnya: kami sangat merekomendasikan IMAP.
Folder
Secara keseluruhan, tab Folder cukup konsisten di semua mode, dengan pengecualian Kalender. Di bawah ini, Anda melihat tab Folder Inbox, yang memungkinkan Anda melakukan segala macam administrasi folder( jika Anda tidak menggunakan akun IMAP, Anda tidak akan melihat tab IMAP).
Tombol Pengaturan AutoArchive agak membingungkan karena tidak terlalu mempengaruhi bagaimana inbox Anda secara otomatis mengarsipkan surat lama. Jika Anda ingin menyimpan tapak email Anda kecil dan mudah dikelola, Anda harus membuka opsi dan menghadiri pengaturan AutoArchive di sana. Buka Options dan pilih kategori "Advanced".
Begitu Anda menemukan opsi AutoArchive, klik tombol "AutoArchive Settings. .." untuk membuka dialog yang jauh lebih bermanfaat daripada yang Anda berikan dari Ribbon. Seperti yang kami sebutkan, sebagian besar tab Folder cukup konsisten di seluruh Outlook, kecuali Kalender, yang melayani fungsi khusus kalender. Misalnya, Anda tidak menyalin atau memindahkan folder, Anda menyalin atau memindahkan kalender, dan seterusnya. Untuk sebagian besar, Anda akan melakukan banyak administrasi folder berkaitan dengan inbox Anda karena jelas e-mail dapat dengan cepat menjadi berat dan berat jika Anda tidak memiliki struktur folder dan organisasi yang baik.
Lihat
Opsi Tampilan berisi fungsi penting berikut ini. Ini adalah tab Tampilan seperti yang terlihat dari Kotak Masuk.
Perhatikan tombol Jendela Pengingat, yang dapat Anda buka setiap saat untuk memeriksa pengingat Anda, seperti jika Anda melewatkan satu atau tanpa sadar memecat yang lain. Jika Anda memiliki pengingat apa pun yang ditampilkan, Anda dapat memilih untuk mengabaikan masing-masing, menekan tombol tiduran, atau hanya mengabaikan semuanya dalam satu perjalanan.
Tab View yang lain akan bervariasi sesuai dengan mode. Berikut ini dikaitkan dengan Kalender, yang menambahkan kemampuan untuk mengubah tampilan, pengaturan, warna, dan tata letak saat ini. Sekali lagi, bagian Tata Letak melakukan banyak hal yang sama di seluruh Outlook, namun penting untuk dicatat bahwa itu tidak universal, jadi apa yang Anda aktifkan dalam mode Tugas, atau Kalender, atau Email tidak akan direplikasi di seluruh aplikasi.
Juga, penting untuk memperhatikan bagian Pengaturan. Inilah bagian Pengaturan pada mode Tasks. Perhatikan bagaimana Anda dapat mengurutkan dan mengubah tampilan Tugas untuk dampak maksimum.
Dengan menggunakan tab Tampilan per preferensi Anda, Anda dapat memotong dan mengurutkan informasi dengan cepat saat meningkatkan dan membangun dari waktu ke waktu. Kalender Anda tidak akan kosong, tugas Anda akan berlipat ganda, tumpukan surat, dan karena pengaturan dan tata letak yang berbeda dapat membantu Anda menjadi lebih produktif daripada membabi buta secara membabi buta. Pita Fungsi
Mari kita bahas bagaimana pilihan Anda berubah dari fungsi ke fungsi. Inilah yang Anda butuhkan untuk memanfaatkan pesan email dasar, menambahkan lampiran, tag, dan memformat teks Anda. Tidak ada yang terlalu rumit dan Anda harus bisa menghasilkan pesan email yang menakjubkan.
Bandingkan dengan Task Ribbon, yang dapat diakses dengan memulai atau membuka sebuah tugas. Luangkan waktu untuk mencatat betapa berbedanya itu dari Pita Pesan.
Bandingkan dengan tab Insert. Tab Sisipkan bersifat statis di seluruh Outlook, Anda dapat memengaruhi konten pesan, tugas, acara kalender, dll. Menggunakan opsi dan fungsi yang sama. Pesan email
menambahkan tab Opsi, yang memiliki beberapa fitur berguna. Di luar Tema, yang mungkin berguna bagi Anda, ada opsi BCC( blind carbon copy, untuk kapan Anda ingin menyembunyikan penerima dari header email) dan fungsi Pelacakan. Secara keseluruhan, tidak ada yang penting di sini, namun jika Anda perlu meminta pengiriman atau tanda terima baca, tab Opsi adalah tempat untuk dikunjungi.
Tab Format Text sama tidak peduli fungsi apa yang sedang Anda hadapi, dan tidak banyak yang bisa dibicarakan. Tab ini memiliki kemiripan mencolok dengan fungsi pemformatan yang ditemukan di Word, jadi jika Anda menggunakan Word untuk menulis dan memformat dokumen, kontrol ini mungkin akan asing bagi Anda.
Akhirnya, tab Review adalah tab "just-in-case" Anda. Anda dapat menggunakan alat pemeriksaan tab ini untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa Anda, menemukan kata yang lebih baik, dan hanya mencari tahu berapa banyak kata dalam pertemuan /task/ email Anda.
Tab Review sama di seluruh aplikasi Outlook. Perhatikan juga bahwa ini berisi fungsi Bahasa, di sini Anda dapat mengatur preferensi bahasa dan preferensi pemeriksaan Anda. Anda juga dapat menerjemahkan item seperti jika Anda berkorespondensi dengan mitra asing atau seseorang mengirimkan sedikit teks dalam bahasa lain.
Itu sebagian besar untuk fungsi lebih lanjut di Outlook. Jelas, kami melewatkan banyak hal yang spesifik, tapi kami merasa begitu Anda memahami sifat sistem Ribbon. Bila Anda ingin menggunakan fungsi, Anda tahu di mana mencarinya.
Menyiapkan Akun Email Anda Secara Otomatis dan Manual
Mari kita membahas secara singkat pembuatan akun email secara otomatis dan manual. Saat pertama kali memulai Outlook, ini akan membuat Anda bug untuk membuat akun.
Anda punya pilihan, Anda dapat mengatur Outlook segera dengan akun email, atau Anda dapat melewati bagian ini dan menambahkan akun di lain waktu.
Jika Anda memilih "Tidak", pesan peringatan akan berakibat pada dasarnya bahwa Outlook cukup lemah tanpa setidaknya satu akun email. Tentu saja, Anda tetap dapat menggunakannya untuk melacak tugas, catatan, menyimpan kalender, dan hal lainnya, namun Outlook benar-benar pengalaman email-sentris.
Dengan pemikiran tersebut, kami akan menyiapkan Outlook dengan akun email. Anda awalnya dapat mencoba melakukannya secara otomatis, di mana Anda akan memasukkan beberapa informasi sepintas tentang akun Anda dan aplikasi akan mencoba mendeteksi pengaturannya secara otomatis.
Terkadang ini berhasil, sesuatu tidak. Jika ya, maka Anda menang, dan Anda bisa langsung menuju ke bagian selanjutnya. Jika tidak atau Anda tahu Anda perlu menyiapkan jenis server tambahan, pilih "Manual setup" dan klik "Next" untuk melanjutkan.
Demi kelayakan, kami akan menyiapkan akun yang sudah ada sebelumnya menggunakan metode otomatis. Kami akan menjelaskan metode manual hanya sedikit. Jika Anda perlu membuat akun secara manual, sebaiknya lewati dulu bagian itu. Sementara itu, kami hanya menggunakan akun Outlook.com, memberikan kata sandinya, dan Anda melihat hasilnya di bawah ini.
Menggunakan Outlook.com adalah cara mudah untuk keluar, jika Anda ingin membuat surat non-Microsoft, Anda mungkin perlu mengonfigurasinya secara manual. Jika Anda tidak tahu bagaimana melakukannya, sebaiknya Anda mencari cara mengatur Outlook dengan email khusus Anda.
Yang mengatakan, dalam contoh mudah kami, kami mengklik "Selesai" dan Outlook kemudian membuka kotak masuk yang mengkilap dan baru.
Setup Akun Manual
Kini setelah Anda memiliki pemahaman yang cukup bagus tentang fitur dasar Outlook, mari kembali dan mendiskusikan cara menyiapkan akun email lebih lanjut. Ada kemungkinan Anda seperti banyak orang lain dan memiliki dua atau lebih akun email. Untungnya, Anda dapat mengatur Outlook untuk beroperasi dengan banyak akun email yang berbeda termasuk POP dan IMAP, dan Anda dapat memiliki sebanyak mungkin akun yang dapat Anda tangani secara pribadi. POP
dan IMAP?
Jadi apa maksudnya bicara tentang POP dan IMAP?Protokol POP atau Post Office
telah ada selamanya, dan jika Anda pernah menggunakan klien e-mail untuk terhubung ke email yang diberikan ISP Anda, atau mengambil surat Anda dari layanan email web, kemungkinan besar Anda terhubung dengan POP.POP sangat bagus untuk mendownload pesan Anda.
Jika Anda menyiapkan akun untuk bekerja dengan IMAP, Outlook akan menyalin struktur folder online Anda dan biasanya akan menyinkronkan email beberapa minggu sekali. Email Anda tidak akan dihapus dari server, dan Anda dapat memilih hanya mendownload header pesan saja, yang fantastis jika Anda memiliki 1000 pesan di folder Anda.
Jadi POP Anda, yang sudah usang dan seperti mengambil parang ke email Anda, lalu ada IMAP, yang lebih disempurnakan, modern, dan lebih sesuai jika Anda ingin mempertahankan inbox online dan offline yang sama.
Seperti yang kami katakan, kami menganggap IMAP adalah metode yang jauh lebih unggul.
Menambahkan dan Mengelola Account E-mail Berganda
Menambahkan dan mengelola beberapa akun e-mail di Outlook sangat sederhana. Jika Anda ingin menambahkan akun email baru, klik tab "File" di Ribbon dan klik "Add Account." Layar Auto Account Setup akan muncul. Jika Anda ingin( atau perlu) mengatur akun Anda secara manual, pilih "Setup manual" dan klik "Next."
Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, pilihan Anda di antara jenis akun kemungkinan adalah POP atau IMAP, dan menyiapkan akun Anda sebagai satuatau yang lainnya biasanya akan dirinci oleh penyedia email Anda. Artinya, jika Anda menggunakan Gmail atau Yahoo! , atau bahkan email yang diberikan penyedia layanan Internet Anda, Anda harus berkonsultasi dengan mereka atau Internet untuk mendapatkan petunjuk dan pengaturan khusus yang Anda perlukan untuk menggunakannya dengan Outlook.
Di sisi lain, jika Anda menggunakan layanan jenis Outlook.com atau Exchange ActiveSync lainnya, informasi tersebut akan sangat mudah disediakan.
Setelah menambahkan akun Anda, jika Anda perlu mengelolanya, Anda dapat memilih akun yang ingin Anda hadapi dari pemilih drop-down di bagian atas halaman Informasi Akun yang terdapat pada tab File.
Klik "Account Settings" dan "Account Settings," lagi. Dari jendela yang dihasilkan, Anda dapat membuat akun baru, memperbaiki yang sekarang, keluarkan, tetapkan sebagai default( jika Anda memiliki lebih dari satu) dan, tentu saja, ubah pengaturan apa pun jika perlu.
Di sini kita melihat setting akun Outlook.com. Tidak banyak yang dapat kami lakukan untuk melakukannya, meskipun jika Anda baru saja mengganti kata sandi Anda, Anda dapat memperbaikinya dengan cepat di sini.
Di bawah ini adalah penyiapan IMAP, yang dikonfigurasi dengan tangan sesuai setelan yang diberikan oleh Google.
Whoa, ada banyak hal lagi yang terjadi di sana, dan kami bahkan harus menggali "Pengaturan Lebih. .." untuk mengutak-atik port server. Ingat, Anda hanya perlu melakukan hal-hal semacam ini satu kali, lalu lupakan saja. Kecuali Anda nanti mengganti kata sandi, atau ingin menambah / menghapus akun, maka pekerjaan Anda dengan pengaturan akun email telah berakhir.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang menambahkan akun IMAP Gmail ke Outlook, kami memiliki panduan kecil praktis yang akan membantu Anda melakukannya.
Siap, Set, E-mail!
Meskipun Anda mungkin puas hanya menggunakan Gmail atau hanya Yahoo! Mail untuk penggunaan sehari-hari, jika Anda menggunakan beberapa akun e-mail, seperti akun pribadi, profesional, dan / atau pekerjaan, kemudian memiliki klien email seperti Outlook dapat menghilangkan perpindahan antar akun, memasukkan janji ke kalender Anda, atau mengelola tugas.
Ini adalah solusi produktivitas all-in-one yang nyata dan layak, dan mengingat fokus baru Microsoft pada Office suite, tetap menjadi bagian yang relevan dari rutinitas sehari-hari pengguna.
Setelah akun email Anda disiapkan dan siap, Anda dapat mulai menggunakan Outlook dan menjelajahi semua fungsinya. Anda mungkin akan merasa mudah menggunakannya, dan masih banyak lagi cara How-to Geek dapat membantu Anda dengan artikel sebelumnya, atau hanya bertanya di forum diskusi kami.