29Jun
Microsoft mengira mereka sangat membantu saat mereka membuat notifikasi untuk email baru. Namun, rentetan notifikasi konstan juga bisa mengganggu pemikiran Anda. Anda dapat menonaktifkan pemberitahuan sepenuhnya, atau-lebih baik lagi-Anda dapat mengatur agar Outlook hanya memberi tahu Anda tentang email penting.
Cara Membuat Aturan Sederhana
Jika Anda perlu bersikap responsif terhadap orang-orang tertentu, seperti klien, atasan Anda, atau anggota keluarga Anda, Anda dapat menggunakan Aturan di Outlook untuk menerima pemberitahuan tentang pesan tertentu saja. Berikut adalah cara menyiapkan aturan yang hanya menampilkan notifikasi email dari pengirim tertentu.
Cara termudah untuk menyiapkan peraturan ini adalah menemukan email dari orang tersebut. Untuk contoh ini, saya akan menyiapkan sebuah peraturan untuk memberi tahu saya saat saya menerima email dari atasan saya, karena email dari atasan Anda selalu penting, bukan? Jadi, saya akan klik kanan pada email dari editor kepala How-To Geek, Whitson Gordon, dan pilih "Rules" dan kemudian "Create Rule" dari menu popup.
Dalam kotak dialog "Create Rule", pilih kondisi di mana Anda ingin menerima pemberitahuan tentang email baru. Saya ingin segera mendapatkan pemberitahuan tentang email yang saya terima dari Whitson, jadi saya pilih kotak centang pertama.
Saya juga memilih kotak centang "Dikirim ke" dan pastikan nama saya dipilih dari daftar drop-down, jadi saya akan menerima pemberitahuan untuk email yang dikirim dari Whitson langsung ke saya. Jika Anda tidak ingin diberi tahu email yang Anda kenal atau salah satu dari beberapa penerima, pilih "saya saja" dari daftar drop-down "Terkirim ke".Klik "OK" setelah Anda membuat pilihan Anda.
Kotak dialog "Success" ditampilkan dengan opsi untuk "Jalankan peraturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder saat ini".Klik "OK".Saya ingin mencari tahu email apa yang ada di inbox saya dari Whitson, jadi saya pilih kotak centangnya.
Kotak dialog "New Mail Alerts" akan muncul, menuntut tindakan segera. Saat ini saya hanya memiliki satu email dari Whitson di inbox saya, jadi itu satu-satunya yang tercantum di kotak dialog ini. Namun, jika ada lebih banyak email dari Whitson, mereka semua akan terdaftar di sini. Jika Anda ingin melihat email langsung dari kotak dialog ini, pilih email yang akan dilihat dan klik "Open Item".Klik "Close" untuk menutup kotak dialog.
Kotak dialog "New Mail Alerts" tetap terbuka sampai Anda mengklik "Close", bahkan saat Anda membuka pesan email dari kotak dialog dan kemudian menutup pesannya.
Cara Membuat Aturan Lebih Lanjutan
Saat membuat peraturan, Anda dapat memilih dari pilihan tambahan yang lebih spesifik daripada yang tersedia pada kotak dialog "Create Rule" utama. Untuk melakukannya, buka kotak dialog "Buat Aturan", seperti yang dijelaskan sebelumnya di artikel ini. Kemudian klik "Advanced Options".
Layar pertama pada kotak dialog "Rules Wizard" menampilkan daftar kondisi terperinci yang harus diperiksa. Pilih kotak centang untuk kondisi yang ingin Anda periksa untuk pemberitahuan email. Saya ingin menerima pemberitahuan saat menerima email dari Whitson yang dikirim hanya kepada saya, jadi saya memilih kondisi tersebut.
Teks biru yang digarisbawahi adalah link yang Anda klik untuk menentukan nilai yang ingin Anda periksa dalam kondisi itu. Setelah Anda memilih kondisi itu, klik link biru pada kondisi itu di kotak "Langkah 2" untuk mengedit nilainya.
Setelah Anda memilih kondisi yang ingin Anda periksa, klik "Next".
Sekarang, pilih opsi untuk menunjukkan apa yang harus dilakukan dengan pesan yang Anda terima yang cocok dengan kondisi yang dipilih. Anda dapat melakukan hal-hal seperti memindahkan pesan ke folder tertentu, meneruskannya ke satu atau lebih orang, balas menggunakan template, atau tandai sebagai sudah dibaca. Saya ingin menerima Peringatan Desktop saat mendapat pesan email dari Whitson, jadi saya pilih opsi terakhir pada daftar, "tampilkan Desktop Alert".Setelah Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan tersebut, klik "Next".
Layar berikutnya menyediakan opsi untuk menyetel pengecualian ke aturan, misalnya jika Anda tidak ingin mendapatkan notifikasi jika pesan tersebut merupakan undangan rapat atau pembaruan. Pilih pengecualian yang ingin Anda terapkan pada peraturan Anda dan klik "Berikutnya".Saya tidak ingin ada pengecualian, jadi saya klik saja "Next" untuk melewati layar ini.
Layar terakhir memungkinkan Anda menentukan nama untuk aturan tersebut, dan menyiapkan beberapa opsi aturan, termasuk satu untuk "Aktifkan peraturan ini" segera. Jika Anda ingin segera menjalankan aturan di pesan di kotak masuk, pilih "Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di 'Kotak Masuk'".
Tinjau deskripsi aturan di bawah "Langkah 3" dan klik "Selesai" saat Anda selesai.
Sekarang, ketika saya menerima email dari Whitson, peringatan desktop akan muncul di desktop Windows. Perhatikan bahwa ini berbeda dari kotak dialog "Lansiran Email Baru"-sebaliknya, ini adalah pemberitahuan Windows asli. Jika Anda menyukai gaya notifikasi ini, Anda harus melalui "Opsi Lanjutan" untuk setiap aturan yang Anda buat ".
Cara Mengedit Aturan Anda
Memodifikasi, menghapus, atau bahkan menonaktifkan sementara peraturan Anda sangatlah mudah. Saya ingin mengubah aturan saya untuk menampilkan kotak dialog "New Mail Alerts" daripada "Desktop Alert".Untuk melakukan ini, saya klik "Rumah" tab.
Klik tombol "Rules" di bagian "Move" dan pilih "Manage Rules &Alerts "dari menu drop-down.
Kotak dialog "Rules and Alerts" ditampilkan. Pada tab "Aturan E-mail", klik "Ubah Aturan" dan pilih "Edit Aturan Pengaturan" dari menu drop-down.
Seperti telah dibahas sebelumnya, layar pertama "Rules Wizard" menampilkan daftar kondisi yang dapat Anda periksa pada pesan email masuk. Pilihan yang saya buat saat pertama kali membuat tampilan aturan di bagian atas daftar dan deskripsi dengan pengaturan saat ini ditampilkan di kotak di bawah "Langkah 2".Saya tidak ingin mengubah kondisinya, jadi saya klik "Next".Jika Anda ingin mengubah kondisi pada peraturan Anda, buat perubahan Anda dan kemudian klik "Next".
Pada layar daftar tindakan untuk menerima pesan email masuk( tergantung kondisinya), saya menonaktifkan opsi "display a Desktop Alert", yang ditampilkan di bagian atas daftar, lalu klik "Next".
Katakanlah Anda ingin menampilkan kotak dialog "Pesan Email Baru" di tangan Anda. Gulir ke bawah ke bagian bawah daftar tindakan dan pilih "tampilkan pesan spesifik di jendela New Item Alert".Untuk menyesuaikan pesan yang ditampilkan di kotak dialog "Lansiran Email Baru", klik tautan "pesan spesifik" di kotak di bawah "Langkah 2".
Pada kotak dialog "Alert Message", masukkan pesan yang akan ditampilkan pada kotak dialog "New Mail Alerts" dan klik "OK".
Jika Anda ingin menambahkan atau menghapus pengecualian, klik "Next" untuk mengakses daftar pengecualian dan membuat perubahan Anda. Untuk mengubah nama aturan atau mengubah opsi lainnya di layar terakhir "Rules Wizard", klik "Next" lagi di layar pengecualian. Saya tidak ingin mengubah hal lain, jadi saya klik "Selesai" di layar tindakan untuk menerima perubahan dan menutup "Aturan Wizard".
Anda kembali ke kotak dialog "Rules and Alerts".Klik "OK" untuk menutupnya. Untuk menjalankan aturan dengan segera, klik "Jalankan Aturan Sekarang" di bagian atas tab "Aturan E-mail".
Pada kotak dialog "Run Rules Now", dalam kotak "Select rules to run", pilih kotak centang untuk aturan yang ingin Anda jalankan dan klik "Run Now".CATATAN
: Setelah Anda menjalankan aturan, kotak dialog "Run Rules Now" tidak menutup secara otomatis. Anda harus klik "Close" untuk menutupnya. Kotak dialog "Aturan dan Peringatan" juga tidak ditutup secara otomatis, jadi klik "OK" untuk menutupnya.
Kotak dialog "New Mail Alerts" ditampilkan dengan pesan kustom Anda di bagian atas.
Fitur Aturan di Outlook menyediakan banyak pilihan untuk menangani pesan email Anda secara otomatis. Anda dapat memiliki pesan tertentu yang dipindahkan ke folder tertentu, melakukan tindakan pada pesan email dengan teks tertentu di baris subjek, atau bahkan menghapus pesan secara otomatis berdasarkan kondisi tertentu. Aturan Outlook mungkin tampak luar biasa pada awalnya karena semua opsi yang tersedia. Namun, jika Anda tahu bagaimana Anda ingin mengelola pesan email tertentu, tidak sulit untuk membuat dan mengelola peraturan Anda sendiri.