Samazināt atpakaļ uz laiku, kas pavadīts nosūtot un saņemot e-pastu

Photo by H ir mājas

e-pasts var padarīt saziņu vieglāku, bet tas var arī iztukšot savu laiku. Uzziniet, kā apstrādāt ienākošos e-pasta ziņojumus un rakstīt izejošos e-pastus, lai ietaupītu laiku.

Saskaņā ar 2005. gada aptauju, darbinieku intervijas atklāja, ka e-pasta laikā izšķērdētais laiks uzņēmumam, kurā ir 10 000 darbinieku, zaudē aptuveni 152 miljonus eiro algu gadā.

E-pasts nepārprotami ir saistīts ar saviem trūkumiem. Neskaidri e-pasta ziņojumi novirza darbiniekus no svarīgiem ar darbu saistītiem uzdevumiem, mākoņa saziņas kanāliem un bieži vien rada papildu darbu. Izvairieties no e-pasta kļūmēm, ievērojot tālāk minētos ieteikumus.

Kā ienākošo e-pastu var izšķērdēt jūsu laiku

Photo by Dvortygirl

Ir daudz veidu e-pasta ziņojumus, kas var izšķiest jūsu laiku. Tie, kas:

• Var tikt sagriezti no vairākiem ziņojumiem un saīsināti uz visaptverošu
• Nav tieši saistīti ar jums
• Attiecas uz jums, bet ne tiešā veidā, kas atstāj jūs nezināt, kā vai ja jums vajadzētu reaģēt( un ēdlaiks)
instagram viewer
• Nevirziet jūs, lai veiktu kādu darbību( kas ir neproduktīva)
• Neizraisīt un / vai mudināt jūs netērēt laiku tīmeklī.
• Netiek piemēroti e-pastam, un tas ir vairāk piemērots, izmantojot dinamisku sakaru kanālu, piemērambiznesa sanāksme vai kāds formāts, kas ir piemērotāks saturam( piemēram, atsevišķs dokuments ar informāciju bagātīgu informāciju)

Kā efektīvi apstrādāt ienākošo e-pastu

Lai efektīvi lasītu un apstrādātu e-pastus, jums ir jākoncentrējas uz divām lietām -e-pasta vēstules( vai to trūkuma) vēstule un lēmumu pieņemšana par to, kā rīkoties, lai atbildētu.

1. darbība: izklāstiet ziņu( vai trūkst)

Kad jūs izlasījat jaunu e-pastu, ņemiet pēc iespējas mazāk laika, lai noskaidrotu:

• vai tas runā tieši vai netieši pievērš uzmanību
• Vai runātājs jums teicis, ko viņisagaidīt no jums
• Vai tas ir izdarīts skaidrā veidā
• Vai vispārējs ziņojums jums ir piemērots
• Neatkarīgi no tā, vai kopējā ziņa šķiet piemērota, ņemot vērā jūsu saiknes ar sūtītāju kontekstu( vai to, ka viņi mēģina uzsākt uzņēmējdarbībupiemēram, attiecības)

Tas palīdzēs jums noskaidrot, kas ir e-pasta ziņa un kā jūs vēlaties atbildēt. Tas ir, ja jūs plānojat atbildēt vispirms.

Īpaši svarīgi ir atzīmēt, vai runātājs dara vienu vai vairākas lietas, kas var liek jums izšķērdēt dārgo laiku, piemēram:

• Nav skaidrs, par ko viņi cenšas pateikt
• Valodu lietošana sajaucot vai eifēmiski, lai izvairītos no runāšanaskonkrēti termini( piemēram, "es domāju, ka mums kaut kādā brīdī vajadzētu būt sirdij", salīdzinot ar "Vai jūs varat zvanīt man šonedēļ, lai mēs varētu sarunāties pa tālruni par kaut ko svarīgu?")
• Ieliekot vai izejot no tēmas
• Ieskaitot informāciju, kasnav neviena no jūsu uzņēmējdarbības, neatbilstoša, aizvainojoša vai nesaskaņota
• Cc vai bcc'ing jums uz ziņojumiem, kas nav saistīti ar jums
• Atkārtojot to pašu ziņojumu, izmantojot dažādus e-pastus, vai atkārtojot to, kas jau ir ietverts iepriekšējos paziņojumos, izņemot e-pastu
• Rakstīt par kaut ko, ko jau esat apspriedis un atrisinājis - aizmirstībā vai neuzmanīgi

Šajās situācijās ir jābūtīpaši uzmanīgi, lai efektīvi reaģētu, tādējādi samazinot, cik daudz laika pavadat komunikācijai. Sakarā ar to, ka ir viegli pieļaut, ka iepriekš minētie divdomīgie e-pasta scenāriji aizkavē jūsu laiku.

2. solis: izlemiet, kādas darbības veikt

Kad esat zinājis, kas ir ziņa, izdomājiet produktīvāko atbildes veidu.Šeit ir dažas tipiskas atbildes:

• Sarunu maiņa uz labāku komunikācijas līdzekli, piemēram, telefona un konferences zvani
• Atbildot uz atkārtotu jautājumu, kuru iesnieguši vairāki cilvēki, nevis e-pastu, bet ar plašāku informācijas bagātu vidē, ko var koplietot, piemēram, Google Doc
• navatbildot uz ziņojumiem, kas nepaskaidro, no kā jūs runā( pat ja tas šķiet mazliet nepieklājīgs).
• Nosakot neskaidras ziņas ar tiešiem un īsiem konkrētiem jautājumiem, piemēram, "Ja vēlaties, lai ziņojums tiktu aizpildīts? "Vai" Kā jūs vēlētos, lai es piedalītos šajā projektā? "
• Uzņemšana pa tālruni un zvana personai jebkurā brīdī sāk parādīties drāma vai saziņa - tā sagatavošana pa e-pastu prasa tikai ilgāku laiku un var pastiprināt konfliktu.

Step3: Atgriezties pie uzdevuma

Vissvarīgākais ir tas, ka pēc tam, kad jūs atbildat uz e-pastu( kas var sastāvēt no neatsaucoties un nevis dzēš ziņu), yojums vajag atgriezties pie uzdevuma. Pārejiet uz nākamo e-pastu, kas gaida jūsu iesūtnē, vai pārslēdziet rīkus un atgriezieties darbā, nevis reaģējot uz citu personu pieprasījumiem.

Kā sūtīt e-pastu var izšķērdēt jūsu laiku

Photo by Adikos

Turklāt ir daudz veidu e-pasta ziņojumu jūs nosūtīt , kas var tērēt savu laiku. Tie, kas:

• nevajadzīgi tiek izspiesti vairākos paziņojumos, no kuriem katrs prasa daudz laika un domājams, lai to pielāgotu, nevis vienu visaptverošu
• . Neattiecas tieši uz saņēmēju, kas ir jūsu pūļu izšķiešana.
• Nav
• Nenovietojiet adresātu, lai veiktu kādu darbību, kas irneproduktīvs
• Novērst un mudināt saņēmēju tērēt laiku tīmeklī - tas nozīmē, ka tas veicina to pašu no jums.
• Nav piemēroti e-pasta formātam, bet labāk tiek paziņots, izmantojot reāllaika sarunu vai izmantojot mācību vai ar informāciju bagātu dokumentu.kā rokasgrāmatu, emuāra rakstu, FAQ lapu, uzņēmuma pārskatu vai PowerPoint prezentāciju.

. Kā efektīvi sūtīt e-pastu.

. Lai rakstītu e-pastuskas ilgstoši neiztērē laiku( nemaz nerunājot par jūsu adresāta laiku), jums ir jākoncentrējas uz piecām lietām: sazināties ar skaidru ziņojumu, pieprasot saņēmējam veikt pasākumus, kas jāveic, izmantojot labu struktūru, rediģējot pirms sūtīšanas,un sekot līdzi efektīvi.

1. solis: sazinieties ar savu ziņojumu

Pirms e-pasta ziņojuma izstrādes jums ir nepieciešams skaidri saprast ziņu. Noteikt:

• Ko tu gribi sazināties
• Kāpēc tu vēlies to sazināties
• Kāda darbība, kuru vēlaties, lai tavs saņēmējs ņemtu
• Kā jūs varat vislabāk pārliecināt viņus veikt šādu darbību

Tālāk ir minēti daži izplatītie iemesli sūtīt e-pastu:

• Lai atgādinātu kādamtermiņš
• Lai sniegtu kādam rakstiskus norādījumus par uzdevumu
• Lai uzdotu ātru jautājumu, uz kuru var pienācīgi atbildēt, rakstot
• Lai atbildētu uz ātru jautājumu, uz kuru var pienācīgi atbildēt, rakstot
• Lai nodotu kopā ar laika sensitīvu informāciju
• Lai piedāvātu pieejamos datumussanāksmes plānošanai
• Lai sekotu pēc sanāksmes un parādītu atzinību

Visos šajos piemēros, izņemot pēdējo, vēlaties, lai jūsu saņēmējs veiktu kādu darbību( pat ja tas vienkārši atbild uz jums).

Dažreiz darbība nešķiet kā darbība. Varbūt jūs vēlaties:

• Pārliecinieties par sava kolēģa
• tipu. Ļaujiet saviem draugiem uzzināt, ka esat droši nokļuvis jūsu ceļojuma galamērķī.
• . Īsu informāciju par to, kā jūs veicat jaunajā galamērķī un kā jūs varat sasniegt nākamajāvairākas nedēļas

Katrā no šīm situācijām jūs nesakat savam adresātam veikt noteiktu darbību. Tomēr tiek paredzēts, ka no viņiem netiks veikta nekāda darbība, ja vien jūs pareizi aizverat e-pastu vai vismaz parakstīsit savu vārdu. Viņi saprot, ka komunikācija var viegli beigties ar jūsu e-pastu;ka viņiem nav jāreaģē.

2. solis: pieprasiet saņēmējam veikt pasākumus

Lai rakstītu efektīvus e-pasta ziņojumus, kas ietaupītu jūsu laiku, jums ir nepieciešams, lai tie tiktu izpildīti. Un jums ir jāpārliecinās, ka jūsu adresāts ir skaidrs, no kādām darbībām no viņiem tiek gaidīts.

Ja jūs nevēlaties to izdarīt, bet mēģināt izskaidrot savu dzīves stāstu vai paskaidrot, kāpēc jūs veicat nākamo iPhone modeli, nevis iegūt jaunāko, jūs varat aizmirst par ietaupījumu laiku, jo pildspalva rakstadaudz domas un laika.

Koncentrējieties uz sekojošo, iesniedzot e-pastu:

• Nosakiet termiņus
• Norādiet ārkārtas rīcības plānus
• Piedāvājot potenciālos risinājumus nākamajam darbības virzienam( piem., Reizes, kad esat pieejams personīgai tikšanās reizei, kur jūs varat iepazīties)
• Atbildes sniegšana, ja tiek prasīts viens
• Pieprasīt rakstveidā piemērotu pieprasījumu, un tas faktiski ir ērtāk, ja tiek izmantots cits komunikācijas veids
• Nodrošina virkni norādījumu uzdevumam, ko saņēmējs ir piekritis veikt

Esiet aktīvs un pārliecinošs, nosakotapstrīdami soļi. Nevar uzdot atklātu jautājumu, ja vien nav citas iespējas. Tāpēc, ka atklātie jautājumi ir pretstats saturam, par ko ir iespējams celt prasību.

Šeit ir daži piemēri:

• Tā vietā, lai pieprasītu saņēmējam dot savu grafiku( un iztērēt e-pastu šajā procesā), sāciet to, nosūtot viņiem pieejamos tikšanās laikus.
• Tā vietā, lai jautātu savam saņēmējam, ko viņi domā par noteiktu uzņēmējdarbības lēmumu, izklāstiet iespējamo lēmumu un pieprasiet izveidot atsauksmes;tādā veidā tiem nevajadzēs kaut ko izdomāt par savām vajadzībām, tā vietā tam būs kaut kas ar

darbu. Jūs turpināsiet rīkoties ar e-pastu, nodrošinot skaidrus norādījumus lasītājam un noturīgu saturu, nevis atklātu.

Vissvarīgākais ir tas, ka jums ir jāpārliecinās, ka no jūsu lasītāja gaidītajām darbībām ir skaidri paziņots. Neņemiet, ka viņi zina, ka jūs vēlaties izveidot tikšanos šonedēļ, tikai piedāvājot savus pieejamos laikus. Neuzņemieties, ka viņi zina, uz ko attiecas uzdevums, uz kuru attiecas jūsu norādījumu kopums. Skaidri izskaidrojiet un laipni dariet viņiem zināmu, ko vēlaties.

3. solis: izveidojiet labu struktūru

Viena no jūsu izteiktajām ziņām ir skaidri definēta, un jūs esat padarījis to par rīcību, ir pienācis laiks to sakārtot tā, lai sniegtu skaidrību un jūsu prasības.

Punkti: Vispārējs noteikums, kas jāievēro, ir punktu saglabāšana ar pieciem teikumiem. Ir grūti koncentrēties uz gariem rindkopiem, kamēr notiek lasīšana internetā, bet sarežģītie punkti ļauj saņēmējam zaudēt uzmanību un varbūt zaudēt svarīgākos punktus. Tas noved pie liekām vai liekām atbildēm, kas mākoņu sakaru kanālu.

teikumi: Izmantojot aktīvo balsi, rakstot teikumus. Saglabājiet teikumus īsumā un vietā.Izvairieties no savām domām vai nevajadzīgi izskaidrojiet savu domāšanu vai jūtas par lietām. Tā vietā ievērojiet faktus un to, kādus pasākumus vēlaties pieprasīt saņēmējam.

vārdi: Centieties neizmantot lielus vārdus vai slengu, ja vien jūs zināt, ka jūsu auditorija tos izprot. Izvairieties no jokiem un kultūras norādēm, kas var tikt nepareizi saprasts, jo viss, ko var viegli nepareizi interpretēt, ir potenciāls šķērslis efektīvai saziņai.

Izvairieties no papildu vārdiem un kvalifikācijas frāzēm."Ņemot vērā pašreizējo situāciju, kurā tas pašlaik notiek, es domāju, ka tas varētu būt gudrs, lai. .." ir kvalificēts paziņojums, kas ne tikai iznīcina vārdus un laiku, bet arī noved pie patiesā ziņojuma. Tā vietā vienkārši norādiet savu ieteikumu, ja to neesat kvalificējuši.

Vēl viens piemērs: "Man bija jautājums, vai es varētu tev jautāt. .." Izgrieziet šo frāzi un vienkārši uzdodiet jautājumu. Tas arī palielinās jūsu uzticību, jo jūs neapzināti nevēlaties atļauju aktīvi sazināties.

Pieturzīmes: Vienlaicīgi saglabājiet pieturzīmes. Atbilstošie vārdi un frāzes ir efektīvi tikai tad, ja tiek izmantoti, lai izveidotu pieklājību, uzsākot saziņu ar kādu, kuram vēlaties būt biznesa vai personiskas attiecības.Šādos gadījumos jūs ne vienmēr vēlaties būt gaidāmiem, bet izmantot dažas pieklājīgas frāzes, lai parādītu cieņu pret viņu laiku.

Samaziniet komatu izmantošanu - tas, protams, palīdzēs jums saglabāt teikumus īss. Izvairieties no slapja teksta iedvesmotas runas, izmantojot dot-dot-dot un pārāk daudz komatu. Tā vietā atzīmējiet savus teikumus ar atbilstošu angļu valodu un izmantojiet kontrakcijas, kad tas ir jēgas, jo viņi uzlabo lasīšanas plūsmu.

Papildus apsveriet punktu dalīšanu ar aizzīmju punktiem un komandrindas izmantošanu, lai sadalītu galvenās sadaļas( kas var ietvert vienu vai vairākus punktus).

Bullet points un section breaks uzlabo tīmekļa lasāmību, kā arī palīdz jums skaidrāk sakārtot savu ziņojumu.

4. darbība: rediģēšana pirms

sūtīšanas Pirms e-pasta ziņojuma nosūtīšanas 1-2 minūtes to skaļi izlasiet. Tas palīdzēs jums sagrābt kļūdas vai pamanīt neērtas daļas, kuras jūs parasti neiesakāsiet personīgi. Noņemiet šos papildu vārdus un vienkāršojiet pieturzīmes. Ielieciet sarakstus un sagrieziet punktus.

Kad jūs varat atbildēt uz šādiem jautājumiem ar "jā", tad jūs esat gatavi hit "nosūtīt":

• Vai ziņa ir skaidra?
• Vai prasības ir izpildāmas un skaidri noteiktas?
• Vai mans adresāts varēs sekmīgi saņemt manu ziņojumu? Panākumi nozīmē, ka viņi zina, no kāda atbilde ir no tiem.
• Ja lomas tika mainītas, es varētu sekmīgi saņemt šo ziņojumu?

5. solis: efektīvi sekojiet līdzi

. Papildus tam sekojiet līdzi saviem e-pasta ziņojumiem. Ja kāds nereaģē uz tiešu pieprasījumu, netērējiet laiku, domādams, kas noticis. Tā vietā nosūtiet pieklājīgu, bet tiešu papildu e-pastu, lai reģistrētos ar viņiem. Pielietojiet iepriekš minētos principus. Un netērējiet pārāk daudz laika, mēģinot saņemt atbildi;ja saņēmējs nesazinās ar tevi, zinās, kad tā vietā pārvietosies vai tuvosies viņiem.

Izmantojiet e-pastu, lai ietaupītu laiku

e-pasts var ietaupīt daudz laika, ja jūs zināt, kā to efektīvi izmantot. Un tas attiecas gan uz ziņojumu sūtīšanu, gan saņemšanu.

e-pastu vislabāk tiek izmantots, lai sniegtu reālas ziņas, kas tiek pienācīgi paziņotas rakstiski. Ja jūs izmantojat e-pasta priekšrocības un izvairieties no daudzām radušām kļūmēm, tas kalpo kā spēcīgs rīks.