9Jul
Ja zināsiet, ka dažas dienas būs ārpus biroja, jūs varat iestatīt Out of Office Assistant automātisku atbildi, ļaujot cilvēkiem zināt, ka jūs baudāt brīvdienas, kamēr viņi ir iestrēdzis darbā.
Lai izveidotu Outlook atbildi no biroja atbildes, mēs izveidosim e-pasta veidni ar ziņojumu, kuru mēs vēlamies izmantot, un pēc tam izveidosim noteikumu, kas nosūtīs atbildi ar šo ziņojumu visiem e-pasta ziņojumiem, kurus mēs saņemam noteiktā datumu diapazonā.
PIEZĪME. Outlooki jābūt atvērtai, lai varētu izpildīt kārtulas un nosūtīt jums atbildi no biroja atbildes. Tātad pārliecinieties, ka jūs atstājat savu datoru un Outlook darbojas, kad atrodaties ārpus biroja.
pirmais solis: veidojiet ziņojuma veidni
Lai izveidotu ziņojuma veidni programmā Outlook, pārliecinieties, ka cilne "Mājas" ir aktīva un jaunajā sadaļā noklikšķiniet uz pogas "Jauna e-pasts".
Ziņojuma lodziņā ievadiet ziņu, kuru vēlaties nosūtīt kā automātisku atbildi. Neievietojiet e-pasta adresi vai tēmu. Pēc tam noklikšķiniet uz cilnes "Fails".
Noklikšķiniet uz "Saglabāt kā" iespēju sarakstā aizmugurējā ekrāna kreisajā pusē.
Kad dialoglodziņš Saglabāt kā vienumu, nolaižamajā izvēlnē Saglabāt kā veidu atlasiet opciju "Outlook veidne( *. oft)".
Jūs tiekat novirzīts uz lietotāja veidņu mapi. Laukā "Faila nosaukums" ievadiet veidnes nosaukumu, saglabājot paplašinājumu ".oft" un noklikšķiniet uz "Saglabāt".
Ja vēlaties kopēt no biroja atbildes e-pasta veidnes uz citu datoru vai to dublēt, pilnais ceļš uz lietotāja veidņu mapi ir C: \ Lietotāji \ & lt; lietotājvārds & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Aizstāt & lt; username & gt;ar savu Windows lietotāja vārdu.
Aizveriet ziņojuma logu, noklikšķinot uz pogas "X" augšējā labajā stūrī.
Dialoglodziņš parāda, vai vēlaties saglabāt ziņojuma melnrakstu. Jums nav, jo jūs to saglabājāt kā veidni, bet jūs varat, ja vēlaties. Noklikšķiniet uz "Jā", ja vēlaties saglabāt melnrakstu, vai arī "Nē", ja jums tas nav.
Otrais solis: izveidojiet noteikumu, lai automātiski atbildētu uz jauniem e-pasta ziņojumiem
Tagad, kad mums ir e-pasta veidnes no atbildības par biroju, mēs izveidosim noteikumu, lai izmantotu šo veidni, lai atbildētu uz visiem ziņojumiem, kas nonākuši noteiktā datumu diapazonā.Pārliecinieties, vai cilne "Mājas" ir aktīva.
Sadaļā Pārvietot noklikšķiniet uz pogas Noteikumi un atlasiet "Pārvaldīt kārtulas un amatu"Brīdinājumi "nolaižamajā sarakstā.
Varat arī noklikšķināt uz cilnes "Faili", lai piekļūtu backstage ekrānam. Pārliecinieties, vai ir aktivizēts ekrāns "Info"( ja nepieciešams, noklikšķiniet uz "Informācija"), pēc tam noklikšķiniet uz "Pārvaldīt noteikumus unBrīdinājumi ".
Dialoglodziņā Noteikumi un brīdinājumi pārliecinieties, vai e-pasta adrese, uz kuru vēlaties piemērot šo noteikumu, ir atlasīta nolaižamā sarakste Lietot izmaiņas šajā mapē.Ja vēlaties, lai šis noteikums tiktu piemērots visiem jūsu Outlook kontiem, mēs šajā rakstā parādīsim, kā to izdarīt vēlāk. Noklikšķiniet uz cilnes "E-pasta noteikumi", ja tā vēl nav aktīva, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Jauna kārtula.
Dialoglodziņa Noteikumu vednis pirmajā ekrānā sadaļā "Sākt no tukša noteikuma" noklikšķiniet uz "Piemērot noteikumu par saņemtajām ziņām".Opcija tiek pievienota lodziņam "2. darbība: rediģēt noteikuma aprakstu( noklikšķiniet uz zem apzīmētās vērtības)".Šai noteikuma daļai nav nekā rediģēt, tāpēc, lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.
Dialoglodziņa Noteikt vednis otrais ekrāns ļauj jums izvēlēties nosacījumus, lai pārbaudītu, kad saņemat e-pastus. Lai saņemtu atbildi par biroja lietošanu, kas nosūtīta noteiktā datumu diapazonā, lodziņā "1. solis: atlasiet nosacījumus" atzīmējiet lodziņu "saņemti noteiktā datuma periodā".Šis nosacījums tiek pievienots lodziņam "2. solis: rediģēt noteikuma aprakstu( noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības)", piemēram, pirms tam, bet šoreiz rediģējamā apraksta daļa ir daļa. Lai pievienotu datumu diapazonu, 2. solīta lodziņā noklikšķiniet uz saites "noteiktā datumu diapazonā".
Dialoglodziņā Datums saņemšana atzīmējiet izvēles rūtiņu pēc tā, noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes un noklikšķiniet uz datuma, pēc kura vēlaties automātiski izsūtīt no atbildes par biroja atbildi. Piemēram, ja vēlaties, lai jūsu atbilde, kas netika nosūtīta uz darbu, tiktu sūtīta 8. februārī, izvēlieties datumu pēc 7. februāra.
Pēc tam, atzīmējiet lodziņu "Pirms", izvēlieties datumu no izvēles rūtiņas pirms skaitļa, kas atrodas pirms datuma. Izvēlētajam datumam jābūt nākamajai dienai pēc tam, kad vēlaties neatbildēt uz biroja atbildi, lai pārtrauktu to nosūtīt. Piemēram, ja vēlaties, lai 15. februāris būtu pēdējā diena, kad tiek sūtīta atbilde no jūsu biroja, atlasiet 16. februāri kā Pirms datuma.
Izvēlētie datumi tiek pievienoti nosacījumam lodziņā 2. darbība. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas "Nākamais" dialoglodziņā Noteiktu vednis.
Dialoglodziņā Noteikumu vednis trešajā ekrānā dienas laikā jūs izvēlaties, ko vēlaties ar ienākošajiem e-pasta ziņojumiem. Mēs vēlamies atbildēt uz visiem e-pasta ziņojumiem, izmantojot pirmajā sadaļā izveidoto veidni, tāpēc lodziņā "Solis 1: atlasiet darbības( -s)" mēs pārbaudām lodziņu "atbilde, izmantojot konkrētu veidni".Lai atlasītu izveidoto veidni, noklikšķiniet uz saites "Īpaša veidne" lodziņā 2. solī: Rediģēt noteikuma aprakstu( noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības).
Dialoglodziņā Atzīmēt atbildes veidni atlasiet "Lietotāja veidnes failu sistēmā", kas atrodas nolaižamajā izvēlnē "Meklēt".
Izvēlieties izveidoto veidni( mūsu gadījumā - veidlapu "Ārpus biroja atbildes") un noklikšķiniet uz pogas "Atvērt".
Pilnīgie ceļi uz atlasīto veidni tiek pievienoti izvēlētajai darbībai. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.
Ceturtajā kārtulas vedņa ekrānā varat atlasīt visus izņēmumus, kurus vēlaties piemērot noteikumam, piemēram, ja vēlaties izslēgt noteiktus cilvēkus vai grupas( "izņemot, ja no cilvēkiem vai publisku grupu").Mēs nepievienosim nekādus izņēmumus mūsu noteikumam, tāpēc, lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.
Lodziņā "1. solis: norādiet šī noteikuma nosaukumu" lodziņā ievadiet noteikuma nosaukumu. Lodziņš "Ieslēgt šo noteikumu" tiek atzīmēts pēc noklusējuma, tāpēc noteikums automātiski tiks ieslēgts. Tomēr neuztraucieties. Tas netiks palaists tikai pēc norādītā datuma Pēc.
Mēs nevēlamies palaist kārtulas ziņojumiem, kas jau ir iekļauti mūsu iesūtnē, tāpēc atstājiet rūtiņu "Palaist šo noteikumu tagad lodziņos, kas jau ir iesūtnē".Ja vēlaties šo kārtulu palaist visos savos e-pasta kontos programmā Outlook, atzīmējiet lodziņu "Izveidot šo noteikumu visiem kontiem".Noklikšķiniet uz pogas "Pabeigt".
Noteikums tiek pievienots sarakstam. Noklikšķiniet uz "Labi", lai aizvērtu dialoglodziņu Noteikumi un brīdinājumi.
Tagad, kad kāds no norādītajiem datumiem kādā brīdī nosūta jums e-pastu, viņi automātiski saņems ziņojumu jūsu izveidotajā e-pasta veidnē.
Lai gan sūtītājs saņem automātisku atbildi, kurā teikts, ka esat ārpus biroja, jūs joprojām saņemat viņu e-pastu ar ikonu, kas norāda, ka automātiska atbilde ir nosūtīta. Tomēr jūs varat justies pamatoti ignorējot to, kamēr jūs atgriezīsieties.
Kad noteiktā datuma diapazons ir pagājis, šis noteikums neattiecas uz ienākošajiem e-pasta ziņojumiem. Tomēr jūs joprojām varat izslēgt šo kārtulu. Lai to izdarītu, atveriet dialoglodziņu Noteikumi un brīdinājumi vēlreiz, kā aprakstīts iepriekš, un noņemiet atzīmi no lodziņa, kas atrodas saraksta kreisajā pusē.Noklikšķiniet uz "OK", lai aizvērtu dialoglodziņu.
Ja jūs izmantojat šo kārtulu, lai nosūtītu automatizētu atbildi no biroja, atbilde tiek nosūtīta vienreiz katram sūtītājam viena Outlook sesijas laikā.Sesija notiek tad, kad atverat programmu Outlook, līdz izejat no programmas. Tas novērš to, ka dublētus atbildes tiek sūtītas vienam un tam pašam sūtītājam, kurš sūta jums vairākus ziņojumus. Outlook izseko, kas ir saņēmis automātisku atbildi katras sesijas laikā, taču šis saraksts tiek atiestatīts, kad izejat no programmas Outlook. Tātad, atstājiet Outlook atvērtu( neaizveriet un atkārtoti atveriet), lai noteikums darbotos, un automātiskā atbilde no biroja tiek nosūtīta visiem, kas jums nosūta e-pasta ziņojumus, un tādējādi sūtītāji nesaņem vairākas atbildes no biroja.