1Sep
Organizowanie i śledzenie wielu e-maili w biurze codziennie może być pracą samą w sobie. Dzisiaj przyjrzymy się używaniu kodów kolorów, aby łatwiej było zidentyfikować osoby, które je otrzymały i kto je wysyła.
Ta funkcja była dostępna od początku w pakiecie Office 2007, ale nigdy jej nie obejmowaliśmy, a było to coś, co przeoczyłem. Jednak po zabawie z nim przez jakiś czas okazało się, że jest to dobry sposób na zarządzanie mnogością e-maili, które dostaję codziennie. Tutaj przejdziemy przez kolorowanie kontaktów, które wysyłają wiadomości, dzięki czemu łatwiej je zauważyć.Również kategoryzowanie tematu na różne grupy kolorów wydaje się pomagać w utrzymaniu porządku.
Nadawcy kodów kolorów
Otwórz program Outlook i kliknij, aby podświetlić wiadomość, którą chcesz pokolorować.
Przejdź do Narzędzia, a następnie Organizuj.
Sposoby organizowania skrzynki odbiorczej otwiera się i chcesz kliknąć opcję Używaj kolorów. Teraz możesz wybrać kolor, który chcesz powiązać z tym kontaktem. Możesz także wybrać określony kolor wiadomości wysyłanych tylko do Ciebie, co jest przydatne jako sposób na odróżnienie wiadomości grupowych od osobistych.
Oto przykład tego, co można zrobić z kolorami. Możliwe, że chcesz utworzyć tylko kilka kolorów dla najważniejszego nadawcy, ale w tym przykładzie trochę za burtę.
Kategorie kolorów
Innym przydatnym sposobem wizualnego porządkowania wiadomości jest dodawanie do nich kategorii kolorów. Możesz dostosować, które tematy wiadomości e-mail są powiązane z każdą kategorią kolorów.
Komunikat będzie miał pasek kategorii na górze i możesz kliknąć pasek prawym przyciskiem myszy, aby zmienić kolor.
Możesz również kliknąć wiadomość prawym przyciskiem myszy w sekcji Kategorie, aby zmienić kategorię.
Możesz zmienić nazwę każdej kategorii na wszystko, co ma dla ciebie sens.
Możesz chcieć utworzyć nową kategorię dla różnych wiadomości. Przejdź do Działania \ Kategoryzuj i Wszystkie kategorie.
Na ekranie kategorii kolorów kliknij opcję Nowy i nadaj kategorii nazwę i kolor, a także przypisz do niego skrót klawiaturowy.
Teraz możesz sortować wiadomości e-mail według rodzaju kategorii, w której się znajdują.
Jeśli chcesz szybko rzucić okiem na swoją wiadomość e-mail, aby zorientować się, co jest, pomocne może być użycie kategorii kolorów. Mam nadzieję, że pomoże Ci to w uporządkowaniu wiadomości e-mail, dzięki czemu wiesz, co szefowie o ostrych włosach chcą, abyś działał bardziej efektywnie.