Como testar a "legibilidade" da sua escrita no Microsoft Word ou no Outlook

O Microsoft Word e o Outlook possuem a capacidade de visualizar estatísticas de "legibilidade" para o que você está escrevendo, para que você saiba o quão simples ou complexo você está escrevendo é.Isso pode ajudar a garantir que sua escrita seja legível o suficiente para o seu público-alvo.

Nas versões antigas do Word, o recurso estava a apenas um clique de distância na barra de status. Nas versões a partir de 2013, você deve habilitar primeiro o recurso e, em seguida, acessá-lo executando uma verificação de feitiços e gramática.

Verificando ortografia e gramática no Word e no Outlook acontecem no Painel de verificação e oferecem uma maneira bastante sólida de comprovar os documentos. Existem alguns complementos de verificação de gramática melhores para o Office, mas mesmo que você tenha habilitado, você ainda precisará ativar a verificação de gramática integrada para usar as estatísticas de legibilidade. Se é que vale a pena, depende realmente de você.E se você não se importar com a verificação de gramática ativa, mas prefiro não se distrair com os espalhafatosos momentos enquanto você trabalha, você sempre pode desligar a verificação de ortografia e gramática enquanto você escreve.

Como habilitar as estatísticas de legibilidade

Para acessar as estatísticas de legibilidade no Word, primeiro você deve ativar o recurso. No Word, clique na guia Arquivo e depois clique em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Proofing. Habilite as caixas de seleção "Verificar gramática com ortografia" e "Mostrar estatísticas de legibilidade".Clique em OK quando terminar.

O processo é semelhante no Outlook. Clique na guia Arquivo e, em seguida, clique em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Email e clique no botão "Ortografia e Autocorreção".

Na janela Opções do Editor, selecione a guia Proofing. Habilite as caixas de verificação "Verificar gramática com ortografia" e "Mostrar estatísticas de legibilidade" e clique em OK.

Observe que, tanto no Word quanto no Outlook, você pode desmarcar as opções para verificar erros ortográficos e de gramática à medida que você digita se você acha distração.

Como visualizar estatísticas de legibilidade

Agora que você ativou as estatísticas de leitura, verificando a pontuação de legibilidade de um documento ou uma seleção de texto é simples. Tudo o que você precisa fazer é executar uma verificação de feitiços e gramática. Você pode selecionar texto específico para verificar, ou certifique-se de que nada seja selecionado para verificar todo o documento. Inicie uma verificação ortográfica e gramatical clicando em F7 ou clicando no botão Proofing na barra de status na parte inferior da janela.

Execute a verificação de feitiço e gramática e, quando tiver terminado, a janela Estatísticas de legibilidade aparecerá.

A janela mostra algumas estatísticas básicas como a contagem de palavras e caracteres, juntamente com algumas médias, como frases por parágrafo. Na seção Readability, você verá duas pontuações: Flesch Reading Ease e Flesch-Kincaid Grade Level. Ambos os escores são baseados em fórmulas que representam a duração média da sentença( ASL) e as sílabas médias por palavra( ASW).

• Flesch Read Ease .Esta pontuação classifica a legibilidade do seu texto em uma escala de 100 pontos, com pontuações mais altas sendo mais fáceis de ler. As pontuações de 0 a 60 são normalmente consideradas como nível de pós-graduação da faculdade ou da faculdade e bastante difíceis de ler. As pontuações de 60-80 são consideradas razoavelmente fáceis de ler e escrever em inglês simples. A maioria dos documentos profissionais se enquadram nessa faixa. Resultados mais altos do que 80 são considerados fáceis de ler para crianças.
• Flesch-Kincaid Nível de classificação .Esta pontuação avalia a legibilidade do texto com base nos níveis de escolaridade dos EUA.Uma nota de 4,0, por exemplo, significa escrever que pode ser entendida por um estudante de quarto ano. A maioria dos documentos profissionais cai em algum lugar no intervalo de 7.0-11.0.

E se você gosta de conhecer as matemáticas por trás das coisas, a fórmula usada para determinar o índice Flesch Reading Ease é:

206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84.6 x ASW)

A fórmula utilizada na determinação da pontuação Flesch-Kincaid Grade Levelé:

( .39 x ASL) +( 11,8 x ASW) - 15,59

E é isso!É uma característica simples para habilitar e usar e, embora você não queira basear tudo o que você escreve em pontuações de legibilidade, eles ainda podem ser uma ferramenta útil para garantir que você está batendo no público certo com a sua escrita.