Como referenciar texto de outros documentos no Microsoft Word

Você provavelmente tem algum texto que você digita frequentemente em seus documentos do Word, como endereços. Em vez de redigitar este texto toda vez que você precisar, você pode colocar este texto comum em um documento do Word e referenciá-lo em outros documentos; até mesmo será atualizado automaticamente em todos os seus documentos se você o alterar.

Diga que você deseja colocar seu endereço no rodapé de seus documentos, mas o endereço muda de tempos em tempos. Você pode armazenar o endereço em um documento Word separado e comum e usar um campo em seu relatório para puxar o texto do documento comum e atualizar sempre que ele muda. Vamos mostrar-lhe como fazer isso.

Para começar, crie um novo documento do Word que servirá como seu repositório para o endereço que deseja inserir em outros documentos do Word. Salve-o em um local que será acessível por outros documentos. Por exemplo, não o guarde em uma unidade de rede na qual você nem sempre tenha acesso.

Vamos usar marcadores para se referir ao endereço em nosso documento comum. Digite a seqüência de texto que deseja inserir em outros documentos( no nosso caso, o endereço).Crie um marcador destacando o nome e indo para Inserir & gt;Marque e dê um nome, como "Endereço".Consulte o nosso guia de marcadores no Word para obter informações sobre como criá-los.

Observe que os nomes dos favoritos não podem ter espaços. Recomendamos colocar o nome do marcador acima de cada item em seu arquivo de informações comuns para que você saiba facilmente qual nome usar para qual item. Isto é especialmente útil se você planeja ter muitos itens reutilizáveis ​​neste documento comum. No nosso exemplo, adicionamos nosso endereço ao documento de informações comuns e colocamos o nome do marcador, "Endereço", acima do item.

Depois de adicionar o item ao seu documento comum, você pode salvar e fechar. Abra o documento no qual deseja inserir o endereço e posicione o cursor onde deseja que o texto seja exibido. Para o nosso exemplo, vamos adicionar um rodapé e inserir o endereço lá.

Vamos usar o código de campo INCLUDETEXT para se referir ao marcador que criamos no documento comum. Para fazer isso, pressione "Ctrl + F9" para inserir os suportes para o código de campo.

NOTA: Você não pode simplesmente digitar suportes normais em torno de códigos de campo. Você deve usar "Ctrl + F9" para inserir o tipo correto de suportes.

O cursor é colocado automaticamente entre os suportes. Digite o seguinte texto entre os suportes, substituindo o "& lt; caminho do arquivo & gt;" pelo caminho completo absoluto para o Word comum que contém o nome que deseja inserir. Substitua "& lt; bookmark name & gt;" com o nome do marcador atribuído ao item no documento comum.

INCLUDETEXT "& lt; caminho para o arquivo & gt;"& lt; bookmark name & gt;

NOTA: Não entre os suportes no código de campo.

Por exemplo, digitaremos o seguinte entre os suportes de código de campo:

INCLUDETEXT "C: \\ Usuários \\ Lori \\ Documentos \\ Informações comuns \\ CommonInformation.docx" Endereço

NOTA: Você deve usar barras de trás duplas nocaminho, como nós fizemos. Além disso, certifique-se de usar aspas diretas, e não aspas inteligentes, ao digitar o código acima no campo.

Para pegar o endereço do documento comum e inseri-lo no código de campo que acabou de entrar, clique com o botão direito do mouse no código de campo e selecione "Atualizar campo" no menu pop-up.

O endereço é exibido no documento. Brackets ainda exibem em torno do endereço se você tiver a opção "Mostrar marcadores".Mais uma vez, veja nosso artigo sobre marcadores para saber como desativar esta opção. Além disso, o código de campo pode estar sombreado. No entanto, você também pode desligar isso.

Se você deseja alterar o código do campo, você pode exibir o código novamente em vez do resultado. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no item resultante e selecione "Alternar códigos de campo" no menu pop-up. O texto que você digitou no código do campo é exibido novamente e você pode editá-lo. Simplesmente, atualize o campo para exibir o novo resultado.

Depois de criar seu documento comum, você pode usá-lo para armazenar outros itens que você costuma digitar em seus documentos do Word. Basta usar um campo INCLUDETEXT separado em seus documentos do Word para cada informação que deseja inserir automaticamente em seu documento comum.