8Sep
Outlook não é muito útil se você não tiver contatos. Claro, você pode inserir endereços de e-mail conforme você for, mas isso é demorado e propenso a erros.É melhor ter seus contatos já no Outlook, para que você possa tirar uma mensagem rápida em apenas alguns cliques.
Em um artigo recente, discutimos como começar a usar o Outlook, e hoje queremos ampliar isso para incluir o trabalho com contatos. Seus contatos serão o centro da sua experiência do Outlook, aqueles com quem você corresponde e como você usa o aplicativo.
Como você pode esperar, você pode fazer muito gerenciamento de contatos com o Outlook e ter um catálogo de endereços configurado antes de começar a usar isso faz muito sentido.
Criando um livro de endereços
Para começar a gerenciar seus contatos, a primeira coisa que deseja fazer é abrir o modo Pessoas para que você possa começar a trabalhar. Há algumas maneiras de adicionar contatos ao seu catálogo de endereços. No início, é provável que você importe seu catálogo de endereços de outra fonte, como seu webmail ou outro programa de e-mail.
Nota, para cada conta de e-mail que você possui, você terá um catálogo de endereços. Nesta situação particular, temos um catálogo de endereços local para o nosso arquivo de dados local do Outlook, e nós temos outro associado à nossa conta de e-mail.
Em qualquer caso, vamos cobrir os conceitos básicos para que, se você não possui um catálogo de endereços para importar, você pode começar a adicionar contatos manualmente. Na captura de tela a seguir, vemos uma parte do nosso novo catálogo de endereços, que está completamente vazio, por enquanto.
Para começar, basta clicar no botão "Novo contato" e abrirá uma nova janela de contato. A primeira coisa que pode saltar para você é exatamente o quão ocupado aparece, mas não tenha medo, se você olhar além das muitas características da Faixa de opções, você verá que é um formulário de contatos de padrão bastante padrão.
Vamos cortar a perseguição então e fazer um contato para How-To Geek preenchendo os valores apropriados. Você também pode adicionar uma imagem, o que é desnecessário, mas ainda é um toque agradável para o livro de endereços sem graça e chato.
Depois de terminar de entrar em seu contato ou contatos, você quer clicar em "Salvar &Fechar "ou você pode clicar em" Salvar &Novo "para gerar outro contato. Vamos fazer isso. Possemos uma escolha entre a criação de um novo contato ou um novo contato para a mesma empresa.
Neste caso, escolheremos o último para economizar tempo na digitação, após o qual clicaremos em "Salvar &Fechar "para revelar nossas novas entradas no catálogo de endereços.
Não é ruim, já temos dois contatos que podemos enviar por e-mail, mas, homem, isso é muito demorado. Seria muito mais fácil se pudéssemos mover as informações de contato de outra fonte para o Outlook.
Se você usa um serviço de webmail ou outro, seus contatos são provavelmente lá e precisarão ser importados para o Outlook. Se você deseja entrar cada contato, um por um, então você certamente será bem-vindo para fazê-lo, mas recomendamos a importação de sua lista de contatos principais, seja Thunderbird, ou o Gmail, ou outro serviço de e-mail.
Importação e exportação de registros de contatos
Independentemente de usar o Gmail ou o Yahoo Mail! , ou você tem uma conta de e-mail de 1997 que manteve e manteve, contatos e todos, inevitavelmente, você precisará colocar contatos em seus contatos do Outlookem massa.
Para fazer isso, você pode exportar contatos de outra fonte e depois importá-los para o Outlook. Normalmente, isso é facilmente realizado simplesmente acessando as configurações ou opções de sua conta de e-mail ou cliente e depois escolhendo a opção de exportar contatos.
Normalmente, então, tudo o que você precisa fazer é importá-los para o Outlook. Este é um processo bastante direto, e será semelhante na maioria dos aplicativos de e-mail. Recomendamos que você leia nosso artigo, que explica como exportar e importar contatos para o Outlook e vice-versa.
vCard? O que é um vCard?
Você pode ter ouvido vCards( Virtual Card File ou. VCF), talvez você tenha recebido um ou use um.vCards, são um formato de cartão de negócios eletrônico padrão que você pode trocar com outros, como através de uma assinatura ou anexo de e-mail.
Independentemente disso, existem várias maneiras de você lidar com vCards no Outlook. O cenário mais provável é onde você pode precisar importar um contato ou exportar para um vCard. How-To Geek tem uma descrição completa desse processo, que rapidamente o levará a velocidade sobre isso.
Às vezes, você pode ter muitas vCards armazenadas em um único arquivo vCard. Se você tentar converter esse arquivo no entanto, somente o primeiro vCard no arquivo será importado. Para superar esta limitação, primeiro você precisa converter para um arquivo. CSV e depois importá-lo para o Outlook. Recomendamos que leia este artigo para obter uma descrição completa desse processo.
Finalmente, você pode exportar todos os seus contatos para vCards individuais ou um vCard mestre único, conforme descrito no parágrafo anterior. Mais uma vez, temos um ótimo tutorial sobre como fazer isso, então, com isso, você deve estar atualizado sobre como obter as vCards dentro e fora do Outlook com relativa facilidade.
Crie e gerencie grupos de contatos
Vamos discutir grupos agora, uma vez que ser capaz de descartar rapidamente uma mensagem para um grupo seleto de almas garante que você não se esqueça de incluir qualquer pessoa e o salva de digitar cada nome no campo Para: .
Para configurar um grupo de contatos, clique em "Novo Grupo de Contato" na Faixa de opções.
Uma vez aberto, você precisará primeiro decidir o que deseja chamar seu grupo( aqui nomeamos o nosso "CES 2015") e clique em "Adicionar Membros" e selecione "De Contatos do Outlook". Você também pode criar um novo contato noa mosca ou escolha outro caderno de endereços, como se você quisesse incluir pessoas do diretório da sua empresa.
Na lista, selecionamos os membros do nosso grupo. Lembre-se, você pode selecionar membros segurando "CTRL" e clicando com o botão esquerdo em cada membro. Independentemente disso, sempre que quiser adicionar novos membros, você seleciona o nome ou nomes e clique no botão "Membros - & gt;", que os adicionará ao grupo.
Quando você terminar, clique em "OK".
Você será retornado para a tela de gerenciamento de grupo, onde você pode revisar os membros do seu novo grupo e fazer outras mudanças. Por exemplo, você pode encaminhar o grupo como um contato Vcard ou Outlook, adicionar notas sobre o grupo, enviar por e-mail todo o grupo ou criar uma reunião com apenas os membros do grupo.
No nosso caso, vamos clicar em "Salvar &Fechar "para criar oficialmente o grupo e retornar à janela principal do Outlook. Vemos agora o nosso novo grupo na nossa lista de contatos, denotada pelo ícone do grupo.À direita, você pode ver o membro do grupo e há ícones para executar ações. Neste exemplo, apenas o ícone de e-mail está disponível, bem como o botão "Editar".
Você deve notar que a maneira mais rápida de enviar um grupo de e-mail é simplesmente digitar o nome no campo Para: então, neste caso, poderíamos digitar "CES 2015" e o Outlook saberia enviar a mensagem a todos nessagrupo.
Opções de pessoas
Se você clicar em "Arquivo - & gt;Opções ", você pode configurar o Outlook de várias maneiras em várias categorias diferentes.
Aqui estão as suas opções de pessoas. Ao contrário de outras categorias nas opções do Outlook, as opções de pessoas são poucas e muito fáceis de resolver.
As opções que você encontrará aqui permitirão que você decida como os nomes são arquivados, seja para mostrar um índice adicional e para exibir status e fotografias on-line.
Gerenciar contatos do Outlook é bastante simples, mas, como você viu, você pode fazer muito mais com eles para mantê-los corretamentemantido. Isso empresta muito mais para completar sua experiência do Outlook se você tiver mais informações em seus contatos do que apenas um nome e endereço de e-mail.
Dito isto, se você ainda é parcial ao usar algo como o Gmail como seu principal provedor de e-mail, então você ainda pode usar o Outlook para ajudá-lo a gerenciar seus contatos, mantendo-os sincronizados com sua conta do Gmail.