11Sep
Todos nós temos alguns grandes pedaços de texto que temos que digitar regularmente - como seu endereço, nomes longos ou frases, ou mesmo tabelas e imagens que você usa com freqüência. O recurso AutoTexto no Word permite que você armazene esses pedaços de texto e insira-os rapidamente com algumas teclas, para que você possa perder menos tempo de digitação.
O recurso AutoTexto faz parte do Office por um longo período de tempo, mas agora faz parte do Quick Parts, que foi adicionado ao Office 2007. Além das entradas do AutoTexto, o recurso Quick Parts permite inserir propriedades do documento( como título eautor) e campos( como datas e números de página).Peças rápidas e entradas de AutoTexto também são conhecidas como "Blocos de construção" e o Word vem com muitos blocos de construção predefinidos. Você também pode adicionar tantos blocos de construção personalizados quanto quiser.
NOTA: Nós já escrevemos sobre como fazer referência a textos de outros documentos no Word para que você possa inserir conteúdo reutilizável em outros documentos que serão atualizados automaticamente. O truque discutido nesse artigo é semelhante ao uso de uma entrada de AutoTexto. No entanto, uma vez que o conteúdo é inserido usando uma entrada de AutoTexto, esse conteúdo NÃO será atualizado automaticamente quando você alterar a entrada do AutoTexto.
Existe outro software lá fora, como o PhraseExpress grátis para Windows, que executa uma tarefa similar em todo o sistema. Isso é ótimo porque funciona em todos os aplicativos, e não apenas no Word, mas o AutoTexto possui algumas vantagens próprias - ou seja, possui mais opções de formatação( especialmente as específicas do Word) do que o PhraseExpress, e está disponível onde quer que seja o Word. Portanto, se você não tem permissão para instalar programas de terceiros em seu computador de trabalho, por exemplo, você ainda pode usar o AutoTexto.
Você só pode armazenar entradas de AutoTexto em modelos, não nos próprios documentos. Por padrão, as novas entradas do AutoTexto são armazenadas no modelo Normal.dotm. Isso limita a disponibilidade de suas entradas de AutoTexto somente para sua máquina, a menos que você compartilhe o modelo Normal.dotm com outras máquinas. Você pode adicionar entradas de AutoTexto a modelos personalizados, mas há limitações com isso que discutiremos mais adiante neste artigo.
Como criar uma nova entrada de AutoTexto
Para começar, crie um novo documento do Word e digite o conteúdo( texto, imagens, tabelas, etc.) que deseja adicionar como uma entrada de AutoTexto. Em seguida, destaque o conteúdo e clique na guia "Inserir".
Se desejar que o texto de entrada de AutoTexto seja armazenado com a formatação de parágrafo para todos os parágrafos da entrada, incluindo o último parágrafo, verifique se a marca de parágrafo no final do último parágrafo está incluída na sua seleção. A marca de parágrafo armazena a formatação do parágrafo. Quando você não seleciona a marca de parágrafo no final do parágrafo, esse parágrafo assume o estilo de parágrafo do texto ao redor quando você o insere. Se você não vê a marca de parágrafo no final de cada parágrafo, pode optar por exibi-las nas opções. Qualquer formato de personagem que você aplicou no seu conteúdo de AutoTexto é armazenado automaticamente na entrada de AutoTexto.
Na seção "Texto", clique no botão "Explore peças rápidas" e mova o mouse sobre "AutoTexto" no menu suspenso. Em seguida, selecione "Salvar seleção para Galeria de AutoTexto" no submenu.
NOTA: Você pode notar a opção "Salvar seleção para galeria de peças rápidas" disponível diretamente no menu "Peças rápidas".Esta opção adiciona o texto selecionado como uma entrada "Peças rápidas", e não uma entrada "AutoTexto".As entradas "Peças rápidas" e "AutoTexto" são ambos os blocos de construção. Você pode adicionar a entrada desse jeito, mas vamos discutir como adicionar uma entrada de AutoTexto.
A caixa de diálogo "Criar novo bloco de construção" é exibida. Digite um nome para a entrada de AutoTexto na caixa de edição "Nome".
Recomendamos que os nomes das suas entradas do AutoTexto sejam diferentes o bastante, então você só precisa digitar alguns caracteres do nome para inserir cada entrada em um documento. Se várias entradas de AutoTexto tiverem nomes que sejam muito semelhantes, você precisará digitar o nome suficiente para que o Word saiba qual entrada deseja inserir.
Você também pode alterar a categoria para esta entrada. A lista suspensa "Categoria" fornece uma opção "Criar nova categoria" que permite que você adicione esta entrada AutoTexto a uma categoria personalizada. Você também pode alterar a "Galeria" na qual a entrada foi criada.
A lista suspensa "Opções" permite que você especifique como a entrada está inserida no documento. Se você estiver inserindo um pequeno número de texto, como o nome de uma empresa, selecione "Inserir conteúdo somente", que insere o conteúdo da entrada inline no cursor. Você também pode inserir o conteúdo como seu próprio parágrafo ou em sua própria página( perfeito para criar páginas de capa padrão).
Aceite a configuração padrão para a lista suspensa "Salvar em".Isso salvará a entrada de AutoTexto no seu modelo Normal.
Depois de configurar sua nova entrada de AutoTexto, clique em "OK".
Quando você fecha o último documento do Word que você abriu, a seguinte caixa de diálogo pode mostrar perguntando se deseja salvar as alterações feitas no modelo Normal.dotm, se você ativou a opção para ser solicitado a salvar o modelo Normal. Para salvar sua entrada de AutoTexto no modelo "Normal.dotm", clique em "Salvar".
Como inserir uma entrada de AutoTexto em um documento
Agora que criamos uma nova entrada de AutoTexto, insira-a em um documento. Crie um novo documento do Word ou abra um documento existente. Clique na guia "Inserir" novamente e mova o mouse sobre "AutoTexto" no menu suspenso. Você notará que a entrada de AutoTexto que você adicionou está disponível diretamente no submenu "AutoTexto".Selecione-o para inserir o conteúdo nessa entrada.
Você também pode inserir uma entrada de AutoTexto simplesmente começando a digitar o nome da entrada do AutoTexto. Um pequeno popup é exibido com o nome da entrada AutoTexto correspondente e as instruções que indicam que você pressione "Enter" para inserir. Pressione "Enter" para inserir toda a entrada do AutoTexto em seu documento. Você também pode pressionar "F3".
O conteúdo da entrada do AutoTexto é inserido, complete as quebras de linha e formatação originais.
Para tornar mais rápido e fácil inserir as entradas do AutoTexto, você pode adicionar o botão "AutoTexto" à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Como ativar "Mostrar sugestões de preenchimento automático"
Se você não estiver vendo a sugestão de preenchimento automático quando você digitar o nome da sua entrada no AutoTexto, talvez seja necessário ativar a opção "Mostrar Autocompletar Sugestões".
Para ativar "Mostrar sugestões de preenchimento automático", abra um documento do Word existente ou crie um novo e clique na guia "Arquivo".
Na tela dos bastidores, clique em "Opções" na lista de opções à esquerda.
Clique em "Avançado" na lista de itens no lado esquerdo da caixa de diálogo "Opções do Word".
Na seção "Opções de edição", clique na caixa de seleção "Mostrar Autocompletar sugestões" para que haja uma marca de seleção na caixa.
Agora, você poderá pressionar "Enter" depois de digitar parte do nome de uma entrada de AutoTexto para inseri-la.
Como editar o conteúdo de uma entrada AutoTexto existente
Diga que você se mudou para uma nova casa e você precisa alterar seu endereço em sua entrada de AutoTexto. Isso é fácil de fazer. Basta digitar a entrada como deseja em um novo documento do Word, selecioná-lo e, em seguida, acesse o submenu "AutoTexto" como discutimos anteriormente. Selecione a opção "Salvar Seleção para Galeria de AutoTexto" no submenu abaixo de qualquer entrada de AutoTexto existente.
Digite o mesmo nome que a entrada AutoTexto existente na caixa de edição "Nome" e clique em "OK".
Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida. Clique em "Sim" para substituir a entrada de AutoTexto anterior com a nova.
Agora, você pode inserir a entrada AutoTexto atualizada em qualquer documento do Word novo ou existente, como fez antes.
NOTA: Lembre-se, mudar uma entrada de AutoTexto NÃO altera o conteúdo dessa entrada em nenhum documento existente onde você já inseriu. O conteúdo revisado da entrada AutoTexto só é usado ao inserir a entrada a qualquer momento depois de alterá-la.
Como editar as propriedades de uma entrada AutoTexto existente
Além de editar o conteúdo de uma entrada de AutoTexto, você também pode alterar as propriedades da entrada, como o modelo em que está armazenado, a categoria e assim por diante.
Para fazer isso, crie um novo documento do Word ou abra um documento existente. Clique na aba "Inserir" e, em seguida, clique no botão "Explorar peças rápidas" na seção "Texto".Selecione "Building Blocks Organizer" no menu suspenso.
A caixa de diálogo "Building Blocks Organizer" é exibida. Uma lista de todos os "blocos de construção" é exibida, mostrando o "Nome" de cada um e quais "Galeria", "Categoria" e "Modelo". Eles estão listados em ordem alfabética de acordo com a "Galeria".Nossa nova entrada "Endereço" está listada no topo porque está na galeria "AutoTexto".Clique na entrada para selecioná-lo. Uma pré-visualização da entrada é exibida no lado direito da caixa de diálogo.
Depois de selecionar a entrada "Endereço", clique em "Editar Propriedades" abaixo da lista de "Blocos de Construção".
A mesma caixa de diálogo é exibida como quando você criou a entrada AutoTexto;no entanto, agora é chamado de "Modificar bloco de construção".Vamos mudar a "Opção" para "Inserir conteúdo em seu próprio parágrafo, então o endereço sempre está inserido começando em uma linha separada, mesmo que o cursor esteja no fim de outra linha. Clique em "OK" depois de fazer a alteração.
Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida novamente, confirmando que deseja substituir a entrada de AutoTexto pela revista. Clique em "Sim".
Como excluir uma entrada de AutoTexto
Se você descobrir que não precisa mais de uma entrada de AutoTexto, você pode excluí-la da coleção de blocos de construção. Para excluir uma entrada de AutoTexto, abra a caixa de diálogo "Building Blocks Organizer", conforme descrito na última seção. Selecione a entrada de AutoTexto que deseja excluir e clique em "Excluir" abaixo da lista de "Blocos de Construção".
Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida perguntando se você tem certeza de que deseja excluir o bloco de construção selecionado, neste caso, uma entrada de AutoTexto. Clique em "Sim" para excluir a entrada. Você retornará à caixa de diálogo "Building Blocks Organizer".Clique em "Fechar" para fechá-lo e retornar ao seu documento.
AutoText parece ter uma peculiaridade ao usar um modelo personalizado. Testamos a adição de entradas de AutoTexto a um modelo personalizado, mas quando criamos um novo documento com base nesse modelo, a entrada de AutoTexto não estava disponível. No entanto, quando criamos um novo documento com base no modelo Normal e, em seguida, anexamos o modelo personalizado a esse documento, a entrada de AutoTexto estava disponível. Então, se você quiser salvar as entradas do AutoTexto em seu próprio modelo personalizado, assegure-se de anexar o modelo aos seus documentos depois de criá-los ou então as suas entradas do AutoTexto não estarão disponíveis. Se você descobrir o contrário, informe-nos nos comentários.
As versões mais antigas do Word( 2003 e anterior) permitiram que você copie as entradas do AutoTexto de um modelo para outro. No entanto, a partir do Word 2007, essa funcionalidade foi removida.
