Esqueça The Gimmicks: Aqui está a melhor maneira de organizar sua caixa de entrada do Gmail

Email inbox gimmicks continuam aparecendo. O primeiro Google introduziu a Caixa de entrada prioritária, e agora está usando abas de categoria. Caixa de Correio comprada da Dropbox, que transforma sua caixa de entrada em mais de uma lista de tarefas. O Outlook.com da Microsoft possui um recurso de varredura que limpa automaticamente sua caixa de entrada.

Tudo isso são tentativas de gerenciar sua caixa de entrada de e-mail para você.Esses truques nunca são tão inteligentes quanto você, e você pode tornar o seu e-mail muito mais inteligente, assumindo um papel mais ativo.

Usaremos o Gmail aqui, mas os princípios devem ser semelhantes para qualquer cliente de e-mail.

Use uma caixa de entrada clássica

Primeiro, vamos livrar-se da caixa de entrada gimmicky que o Gmail está usando hoje. Essas caixas de entrada nunca conseguem as categorias e a priorização perfeitamente corretas. Eles o forçam a passar por todo o seu e-mail para garantir que você não perca nada e encorajá-lo a continuar recebendo e-mails inutilizados de spam, varrendo-os sob o tapete.

Para usar uma caixa de entrada mais clássica no Gmail, clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações. Clique na guia Caixa de entrada, clique na caixa Tipo da caixa de entrada e selecione Não lido primeiro. Todas as abas e opções de prioridade desaparecerão.

Cancelar a subscrição do email Você não se preocupa com o

Com categorias com abas e prioridades desativadas, todo o seu email será classificado em uma grande pilha. Todos esses inutilizáveis ​​e-mails de notificação de rede social e boletins informativos que você não interessa serão em sua caixa de entrada, juntamente com seus e-mails importantes.

Isso é bom - ao invés de apenas emails de varredura que você não quer ver sob o tapete, você deve impedir que eles cheguem completamente.

Considere o tipo de e-mails que você não quer ver. Os tipos comuns de e-mails inúteis incluem notificações do Facebook e do Google+, e-mails promocionais e boletins informativos que você pode ter inadvertidamente inscrito. Sempre que um email que você não deseja ver chega, abra-o e use o link Unsubscribe - você geralmente encontrará estes no fundo do e-mail - para se desinscrever do e-mail e evitar que ele chegue no futuro.

( Observe que você não deve usar o link Unsubscribe se um e-mail for realmente spam, pois o spammer tomará isso como um sinal de que alguém está lendo o e-mail e enviando ainda mais spam do seu jeito. Clique no botão Spam se for um spam realE-mail e clique em Desinscrever se é uma organização legítima.)

Claro, na verdade, cancelar a inscrição é um pouco mais de trabalho de frente, mas torna seu e-mail muito mais gerenciável a longo prazo. Sempre que um endereço de e-mail que você não interessa chegue, use o link Unsubscribe e impede imediatamente que futuros emails cheguem.

Envie e-mails inúteis Você não pode cancelar-se para o Trash

De acordo com a lei dos EUA( especificamente, a Lei CAN-SPAM), na verdade é ilegal que uma empresa não forneça um link de cancelamento de inscrição em seus e-mails para que você possa cancelar os futuros emails. No entanto, algumas empresas não receberam o memorando ou não se importam. Ao invés de prosseguir ações legais para sair de suas listas de e-mail, você pode simplesmente criar um filtro que envia todos os futuros emails deles para o seu lixo, onde você não precisa vê-los.

Ao lidar com esse e-mail no Gmail, abra-o, clique no link Mais e selecione Filtrar mensagens como estas. Sintonize seu filtro para bloquear os e-mails - por exemplo, se você nunca se preocupa em receber outros e-mails desse remetente, você pode filtrar com base em seu endereço de e-mail. Use seu filtro para enviar todos esses e-mails para o lixo.

Automaticamente arquivos de e-mails que você não quer ver

Alguns e-mails são importantes, mas você pode não querer vê-los de qualquer maneira. Por exemplo, as lojas online podem enviar um recibo de confirmação sempre que comprar algo deles.É bom ter tais recibos apenas no caso de você precisar deles, mas, se você comprar produtos com freqüência e nunca quiser ver esses e-mails, você pode querer impedir que eles cheguem à sua caixa de entrada em primeiro lugar.

Isso se aplica a muitos tipos diferentes de e-mail - por exemplo, o PayPal envia-lhe um e-mail "Estamos transferindo dinheiro para o seu banco" sempre que você retirar dinheiro. Você pode querer este e-mail para seus registros, mas talvez você não queira vê-lo em sua caixa de entrada.

Se você arquivar automaticamente os e-mails que entram, você pode colocar esse processo no piloto automático. Basta abrir esse email, clicar no botão Mais no Gmail e selecionar Filtrar mensagens como estas. Ajuste seu filtro para abranger os e-mails que deseja capturar - provavelmente com base no assunto, se for sempre o mesmo. Diga ao Gmail que archive automaticamente os e-mails e marque-os como lidos para que eles não o incomodem.

Você também pode ter o Gmail automaticamente aplicado um rótulo, como "Arquivado automaticamente" ou um rótulo mais específico. Isso permitirá que você encontre rapidamente os e-mails no futuro se você realmente precisar deles.

Configurar etiquetas automáticas

Se você seguiu esse processo, você deveria ter reduzido o volume de e-mails recebidos. Agora, vamos ajudá-lo a classificar os emails sobre os quais você se preocupa.

Esta parte é opcional, mas pode ajudar se você receber muitos e-mails, especialmente para diferentes fins. Por exemplo, você pode ter combinado várias contas do Gmail em uma caixa de entrada e obter todos os seus e-mails pessoais e de trabalho no mesmo local.

Tente criar filtros que ordenem automaticamente o seu email recebido em rótulos específicos. Por exemplo, você pode receber e-mails do seu banco automaticamente obter um rótulo "Banco".Você pode ter emails pessoais para obter um rótulo "Pessoal" e enviar e-mails para trabalhar um rótulo "Trabalho".Os recibos para produtos comprados podem obter um rótulo "Recibos".Não há necessidade de fazer esta parte manualmente - basta configurar o Gmail para que ele automaticamente classifique seu e-mail em categorias para você.

Cor-codifique todas essas etiquetas e você pode ter seu cliente de e-mail categorizar automaticamente seus e-mails e mostrar-lhe de imediato de onde eles são. Para color-codificar um rótulo no Gmail, clique na sua caixa de cores no painel esquerdo e selecione uma nova cor.

Com esse sistema de rótulo, você pode até ter o aplicativo Gmail no Android e os notificadores de email em outras plataformas o notificam somente quando novas mensagens chegam em etiquetas importantes, evitando a sobrecarga de notificação.

Se houver certos e-mails que você deseja destacar - talvez e-mails de seu chefe ou cônjuge - você poderia configurar um filtro para exibir automaticamente as mensagens desse remetente quando chegarem. Você pode selecionar um tipo de caixa de entrada "Starred first" nas configurações da caixa de entrada do Gmail, então esses e-mails importantes irão automaticamente para o topo da sua caixa de entrada. Isso aconteceria exatamente de acordo com a forma como você configura o Gmail - você não teria que lutar com o sistema de prioridade da caixa de entrada e tentar ensinar ao Gmail o que realmente é importante.

Este não é um processo de set-it-and-forget-it. Claro, depois de cancelar a sua inscrição no e-mail ou configurar um filtro, seu cliente de e-mail continuará a agir em todos os emails recebidos - mas sempre haverá novos tipos de e-mails que chegam. Você terá que tomar medidas para se desinscrever e filtrar adequadamente, evitando que sua caixa de entrada de e-mail fique desorganizada novamente.

Email gimmicks tentam automatizar este processo - eles tentam ocultar automaticamente os emails que você não quer ver, destacar o que é importante e categorizar seu e-mail para você.Mas, com um pouco mais de trabalho inicial, você pode configurar sua caixa de entrada de e-mail para trabalhar exatamente como deseja, eliminando a necessidade de todos esses truques.