O que BCC é e por que você é uma pessoa terrível se você não o usa

Poucas comodidades no fluxo de trabalho digital moderno estão tão amplamente disponíveis, mas tão amplamente ignoradas( ou abusadas) como a função BCC de e-mail. Se você é culpado de abusar ou negligenciar seu poder( e há uma boa chance de você), é hora de se arrepender e, no processo, reduzir o spam e proteger a privacidade de seus amigos e familiares.

O que é BCC e de onde veio?

Existem três slots de endereços em cada cliente de e-mail: TO, CC e BCC, que representam "[entregar]", "cópia de carbono" e "cópia de carbono cego", respectivamente. Essas denotações são uma reserva do mundo que precedeu o correio eletrônico: letras físicas e memorandos.

Em notas de negócios do meio do século, por exemplo, haveria um slot TO para o destinatário principal, um slot CC para indivíduos que precisavam estar na comunicação, mas que não eram os destinatários principais e um terceiro slot, BCC,para indivíduos que precisavam estar na comunicação também, mas, por qualquer motivo, sua identidade seria retida nos memorandos distribuídos aos destinatários nas faixas de endereços TO e CC.

Após o advento do correio eletrônico, as mesmas convenções usadas em papel e notas foram copiadas, tanto por familiaridade quanto por permanecerem úteis mesmo que a mensagem não fosse mais fisicamente copiada e entregue.

Se essas convenções existiam há décadas antes do advento do e-mail e continuaram a existir no meio século, ou então, onde então surge o problema? Existem duas formas de uso indevido de BCC: cópia de carbono cego passivo-agressivo( a forma de problema malicioso) e negligencia em usar cópias de carbono cego para proteger a privacidade( problemas que decorrem da ignorância).Vamos dar uma olhada em como e por que evitar cada um.

Diga Não à Cópia de Carbono Cego Passivo-Agressivo

O pior uso da cópia de carbono cego é agredir de maneira passiva e agressiva um colega de trabalho. Este tipo de abuso de BCC surge quando os funcionários recorrem ao uso da função BCC como uma maneira indireta de tocar seus colegas de trabalho, sugando o chefe ou se envolvendo em locais de trabalho disfuncionais.

Imagem cortesia da EC Comics.

Um funcionário, por exemplo, pode colocar seu chefe como destinatário do BCC em um e-mail que eles estão enviando para outro funcionário, de modo que seu chefe veja que eles estão se comunicando com o outro funcionário ou que o outro funcionário está falhando em cumprir algum tipo de obrigaçãoou prazo final. Esse tipo de comunicação secreto-esquilo geralmente é desaprovada no local de trabalho e não estamos prestes a endossar qualquer tipo de comportamento que gere um ambiente de trabalho agressivo pequeno e passivo.

Nosso único conselho sobre o assunto é: Pare com isso.

A menos que seu departamento de RH ou seu chefe explicitamente venha até você e lhe instrui as suas comunicações BCC, você deve evitar a prática.

Se as pessoas que estão fora da comunicação primária precisam ser mantidas no laço, mesmo maiores, a melhor prática é incluí-las como destinatárias CC e notificar os destinatários TO sobre quem foi incluído e por que motivo.

Não só isso constrói um diálogo mais maduro no local de trabalho, mas também ajuda você a evitar um evento particularmente embaraçoso: se o seu chefe ou outro destinatário do BCC usa a função de resposta, eles efetivamente se desmascaram e revelam que eles têm sido privadosconteúdo do email anterior. Tente explicar esse para o colega de trabalho que você estava conspirando contra o aquecedor de água.

Felizmente, o número de pessoas usando maliciosamente a função BCC é pequeno, o que nos leva àqueles que compõem a maior parte do abuso: o inconsciente.

Amigos Não copiar carbono Amigos

Se a maioria das pessoas não usa maliciosamente a função BCC como parte de uma campanha de guerra psicológica contra seus colegas de trabalho, então, onde isso nos deixa? Ele nos deixa com o milhões de pessoas que inconscientemente negligenciam até mesmo usar a função BCC em primeiro lugar.

Imagem cortesia da Biblioteca Pública de Denver, Western History Collection.

Por que a função BCC é tão importante? Ele permite que você envie um e-mail para alguém sem que essa pessoa veja todos os outros que recebem o e-mail, efetivamente protegendo suas informações privadas. Aqui está um exemplo de e-mail para a frente, retirado de nossos próprios arquivos de e-mail:

Cada borrão azul na imagem filtrada por privacidade acima é um endereço de e-mail. Não só havia mais de 40 endereços de e-mail na lista de destinatários diretos em que estávamos incluídos, mas há dois conjuntos de blocos para frente restantes no e-mail encaminhado( visto acima) que incluem 13 e 8 endereços de e-mail, respectivamente. Isso significa que há mais de 60 endereços de e-mail no corpo completo do e-mail.

Agora, você pode estar se perguntando "Então, o que? O que importa? "É importante por vários motivos. Em primeiro lugar, existe a simples questão da privacidade e o tratamento da privacidade das pessoas na sua lista de contatos( sejam amigos, familiares ou parceiros de negócios) de forma respeitosa. Escusado será dizer que as pessoas que disparam para a frente e os e-mails em massa com dezenas de seus amigos e associados não demoram para contatar pessoalmente cada uma dessas dezenas de destinatários e perguntar se eles gostariam que suas informações de contato fossem compartilhadas com todos os outros nolista de destinatários.É totalmente desrespeitoso compartilhar informações de contato sem a permissão do indivíduo em questão.

Torna-se ainda mais desrespeitoso e problemático quanto mais diversificada for a gente que você é o e-mail. Se você estiver enviando um email para dez pessoas em uma pequena organização cívica que já se conhecem, a questão pode ser discutida. Se você é um professor e você está enviando dezenas de dúzias( se não de centenas) de estudantes de material suplementar, de repente você está compartilhando informações de contato pessoal de muitas pessoas com muitas outras pessoas com as quais eles não desejam compartilhar.

Pior ainda, se alguém acidentalmente acertar "Responder a todos" para qualquer um dos e-mails que você envia com slots TO e CC totalmente carregados, cada pessoa na lista de destinatários original recebe a resposta. Na melhor das hipóteses, isso é relativamente inofensivo, mas certamente desperdiça o tempo de todos os outros, pois eles abrem o e-mail para ver o que há de novo na discussão. Na pior das hipóteses, como aconteceu muitas vezes em corporações em todo o mundo, o e-mail pode assumir uma vida própria, já que centenas de funcionários respondem, argumentam e, de outra forma, interagem com o e-mail. Tal resposta - todas as reações em cadeia podem abranger milhares de e-mails e podem até gerar guerras com flamas( houve uma guerra de chama em Tandem Computers no final do século 20 que durou anos ).

Em segundo lugar, e de uma preocupação mais prática para aqueles que podem se importar menos com a boa etiqueta de e-mail e protegendo a privacidade de seus amigos, esses tipos de e-mails em massa criam inadvertidamente pequenas listas de endereços de e-mail para software malicioso e spammers para colher. Se o seu endereço de e-mail acabar em um enorme e-mail enviado em torno do mundo proverbial, você pode ter certeza de que em algum lugar ao longo da linha você acabará em uma lista de spam. Pior ainda, se um dos usuários que acabar com seu e-mail encaminhado sentado nas entranhas de sua caixa de entrada acabe sendo atingido por malware que se replica através de listas de contatos e endereços de e-mail encontrados na caixa de entrada, você provavelmente terminará com um email mal-intencionadoencontrando seu caminho para você.

Usando o BCC Sabiamente

Se você estiver no último campo, aqueles que ignoram a função BCC, provavelmente você está se perguntando o que você pode fazer para evitar o falso pas de privacidade e segurança que descrevemos acima. Não se preocupe, uma vez que você está ciente de quão terrível é ignorar a função BCC, torna-se evidente o que você precisa fazer para lavar seus próprios comportamentos de e-mail anteriores.

Primeiro, e acima de tudo, você começa por se perguntar "Eu realmente preciso enviar esse e-mail para todos na minha lista de contatos? Trinta deles? Qualquer um deles? "A resposta a essas perguntas para a maioria dos e-mails é: Não. Não, você não precisa explodir um e-mail pessoal ou encaminhar para todos na sua lista de contatos.

Em segundo lugar, quando você faz encontrar-se com uma razão legítima para enviar um e-mail para um monte de pessoas ao mesmo tempo. Como, por exemplo, você está mudando para um novo provedor de e-mail ou deseja enviar seu novo endereço de correspondência para uma centena de seus amigos e parentes, a única coisa apropriada a fazer é colocar seus endereços no slot BCC.Isso garante que todos os males da transmissão em massa de TO / CC sejam eliminados: os endereços de e-mail de todos os destinatários são mantidos em particular, não há chance de um spam ou um malware no computador de um destinatário colher o e-mail de outro destinatário eSe algum deles precisa responder a você para fazer uma pergunta ou tal, eles não irão descartar sua pergunta ou comentário para qualquer outra pessoa.

BCC aumenta a privacidade, aumenta a segurança e reduz a caixa de entrada em que os seus amigos e associados devem percorrer. Não há absolutamente nenhuma razão para evitar o uso ao fazê-lo, é tão simples como colocar os endereços em um slot de endereço diferente.